淺談農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理

李慶凱 田甜 馮川

[摘 要]自2010年新一輪農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程啟動(dòng)以來(lái)，廣大農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)水平得到了顯著增強(qiáng)，供電能力和供電可靠性不斷提升。同時(shí)由于農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程項(xiàng)目多、投資額大，工程檔案在農(nóng)網(wǎng)建設(shè)管理中的重要作用也體現(xiàn)的得日益明顯。工程檔案不僅可以真實(shí)記錄和客觀反映工程實(shí)施全過(guò)程，更是對(duì)工程稽查、審計(jì)、監(jiān)督、管理和驗(yàn)收的重要憑據(jù)。2016年以來(lái)，國(guó)網(wǎng)大連供電公司加大了農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理工作的力度，細(xì)化并規(guī)范了農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程的檔案管理。

[關(guān)鍵詞]工程檔案管理；改造升級(jí)；農(nóng)網(wǎng)建設(shè)

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

1 農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理的重要性

農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案內(nèi)容，是指項(xiàng)目前期提出到建成投產(chǎn)全過(guò)程中應(yīng)歸檔保存的全部文件材料，包括項(xiàng)目可研批復(fù)、勘測(cè)設(shè)計(jì)、招標(biāo)管理、物資供應(yīng)、施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等資料。根據(jù)國(guó)家能源局《農(nóng)村電網(wǎng)改造升級(jí)工程驗(yàn)收指南》中提到的“總體工程驗(yàn)收采用資料審查與現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收相結(jié)合的方法，驗(yàn)收工作組對(duì)項(xiàng)目法人提交的資料進(jìn)行審查，審查資料是否齊全完整，資料內(nèi)容是否真實(shí)等”文字，充分體現(xiàn)了工程檔案在項(xiàng)目驗(yàn)收管理中的重要性。此外，檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有十分重要的作用，檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。

2 做好專項(xiàng)管理的組織領(lǐng)導(dǎo)

目前，農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理鏈條較長(zhǎng)，檔案分散掌握在管理者、技術(shù)人員和施工人員等手中，易出現(xiàn)檔案管理職責(zé)不清晰、歸檔范圍不明確、歸檔資料不規(guī)范等問(wèn)題。國(guó)網(wǎng)大連供電公司積極建立健全農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程領(lǐng)導(dǎo)組，工程管理各部門加強(qiáng)協(xié)同，密切配合，共同推進(jìn)檔案管理工作。

一是成立專門的檔案管理工作小組，構(gòu)建檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確人員工作職責(zé)和分工安排，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。

二是從工程立項(xiàng)開始開展全過(guò)程檔案管理，指定專人從工程前期開始全過(guò)程負(fù)責(zé)做好文件、圖紙、數(shù)據(jù)、影像記錄等資料的收集、管理工作，做到檔案閉環(huán)管理，明確崗位管理責(zé)任，按照工作完成進(jìn)度和質(zhì)量進(jìn)行考核。譬如一份施工記錄的形成、簽字、收集和整理，一份設(shè)備圖紙或說(shuō)明書的收集、歸檔等，相關(guān)人員各負(fù)其責(zé)，增加責(zé)任意識(shí)，積極提高檔案質(zhì)量和管理效率。

3 加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)

近年來(lái)隨著工程管理的日益規(guī)范，省內(nèi)各相關(guān)單位都建立了農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理的相關(guān)制度，對(duì)檔案提交和管理責(zé)任也做出了規(guī)定。但實(shí)際工作中，部分制度的可操作性不強(qiáng)，各管理制度相互沖突，檔案管理需要進(jìn)一步精細(xì)化。國(guó)網(wǎng)大連供電公司在農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理的制度上進(jìn)行了細(xì)化。

一是制定公司工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)，并根據(jù)工作實(shí)踐定期修訂檔案整理、移交、驗(yàn)收和保管的相關(guān)制度，確保順利開展，大連供電公司一年內(nèi)連續(xù)下發(fā)兩次關(guān)于農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理的文件《國(guó)網(wǎng)大連供電公司關(guān)于印發(fā)農(nóng)網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)》和《關(guān)于進(jìn)一步明確國(guó)網(wǎng)大連供電公司檔案管理職能的通知》。通過(guò)這兩份文件的下發(fā)，使得農(nóng)網(wǎng)工程檔案的管理有了更確切的依據(jù)，細(xì)化了流程，明確了職責(zé)分工。

二是實(shí)行全市農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)檔案統(tǒng)一管理，各縣（區(qū)）公司對(duì)本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。

三是定期組織有關(guān)參建單位人員參加農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程推進(jìn)協(xié)調(diào)會(huì)議，通報(bào)各單位負(fù)責(zé)的工程進(jìn)度和檔案歸檔進(jìn)度，研究檔案管理工作需要協(xié)調(diào)解決的重要問(wèn)題，提出下一步工作要求。

4 加大專業(yè)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)考核

農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)檔案管理工作面寬、數(shù)量大、頭緒多，公司層面特別強(qiáng)調(diào)各參建單位要“協(xié)同作戰(zhàn)”，共同做好檔案管理工作。同時(shí)，國(guó)網(wǎng)大連供電公司加大了對(duì)農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理的專業(yè)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)考核。

一是定期開展檔案管理集中培訓(xùn)。國(guó)網(wǎng)大連供電公司多次邀請(qǐng)省公司專家到公司授課。在培訓(xùn)過(guò)程中，各單位管理人員積極學(xué)習(xí)各兄弟單位的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，各兼職檔案員注重自身業(yè)務(wù)水平的提高。

二是加強(qiáng)與檔案管理部門、各參建單位的溝通和交流，積極宣貫檔案業(yè)務(wù)規(guī)范及工程資料形成業(yè)務(wù)規(guī)范，使項(xiàng)目管理人員、一線的施工、監(jiān)理人員，熟悉規(guī)范規(guī)章，使檔案的形成、整理、移交、歸檔工作有據(jù)可依，有標(biāo)準(zhǔn)可執(zhí)行。

三是在工程立項(xiàng)、開工等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行檔案督查，力促在文件材料和案卷的形成環(huán)節(jié)就能緊靠標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范地進(jìn)行收集整理工作，盡量避免竣工后再去整改不規(guī)范的檔案資料。

四是不斷加大對(duì)各個(gè)施工單位的考核力度。項(xiàng)目建設(shè)單位在簽訂合同時(shí)，在合同內(nèi)容中明確項(xiàng)目檔案的整理要求，各參建單位形成的材料，由形成單位負(fù)責(zé)整理好，向建設(shè)單位檔案部門移交，并把檔案工作進(jìn)度與整體工程完成進(jìn)度進(jìn)行掛鉤，督促其嚴(yán)格按照建設(shè)單位的要求及時(shí)完成檔案管理的各階段性目標(biāo)任務(wù)。

5 組織檔案交叉評(píng)比，共同學(xué)習(xí)進(jìn)步

農(nóng)網(wǎng)工程歸檔資料，總類冗雜。歸檔內(nèi)容復(fù)雜，工作任務(wù)繁重，再加上各單位的檔案員業(yè)務(wù)水平參差不齊。導(dǎo)致歸檔文件質(zhì)量不高，規(guī)范性較差。為了提高業(yè)務(wù)水平，調(diào)動(dòng)基層單位的積極性。國(guó)網(wǎng)大連供電公司組織“兩年攻堅(jiān)戰(zhàn)”農(nóng)網(wǎng)工程檔案交叉評(píng)比活動(dòng)。通過(guò)各分公司推薦及農(nóng)網(wǎng)辦抽查等方式，對(duì)各個(gè)批次農(nóng)網(wǎng)工程進(jìn)行交叉評(píng)比。評(píng)比成績(jī)優(yōu)異的單位給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)這種方式推進(jìn)了農(nóng)網(wǎng)工程檔案的歸檔進(jìn)度，提高了歸檔文件的規(guī)范性，各分公司也通過(guò)本次活動(dòng)互相借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，共同進(jìn)步。

6 做好檔案驗(yàn)收工作

農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案驗(yàn)收是工程驗(yàn)收的重要組成部分，做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要步驟。在項(xiàng)目法人三級(jí)預(yù)驗(yàn)收和省發(fā)改委總體驗(yàn)收前，國(guó)網(wǎng)大連供電公司就組織預(yù)驗(yàn)收小組，按照國(guó)家和公司農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程管理的有關(guān)規(guī)定，重點(diǎn)抽查項(xiàng)目前期管理性文件、重要合同、協(xié)議、竣工資料、隱蔽工程資料等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查缺補(bǔ)漏、糾錯(cuò)改誤。

根據(jù)近幾年農(nóng)網(wǎng)工程驗(yàn)收的工作經(jīng)驗(yàn)，一些重要的影像材料，如項(xiàng)目開、竣工儀式照片，工程建設(shè)前后對(duì)比照片等是收集的難點(diǎn)之一，另外竣工圖章的簽署也不容忽視，中間未發(fā)生任何設(shè)計(jì)變更的施工圖可以作為竣工圖進(jìn)行保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章。

7 通過(guò)歸檔資料形成過(guò)程，服務(wù)農(nóng)網(wǎng)工程管理

檔案歸檔工作工作量大，工作內(nèi)容枯燥，大量的工程檔案只為了應(yīng)付驗(yàn)收檢查，缺乏后期借鑒利用，降低了檔案工作人員的使命感和榮譽(yù)感。為了改善這一情況，國(guó)網(wǎng)大連供電公司在檔案的全過(guò)程管理上和后期檔案資料借閱利用上動(dòng)了心思。

一是國(guó)網(wǎng)大連供電公司強(qiáng)化檔案的過(guò)程管理，要求各項(xiàng)目管理部分的檔案員要參與到工程的全過(guò)程中去。農(nóng)網(wǎng)辦成員不定期抽查農(nóng)網(wǎng)工程現(xiàn)場(chǎng)，檔案員需提交抽查工程的相關(guān)資料，農(nóng)網(wǎng)辦根據(jù)歸檔的隱蔽工程記錄、施工圖、監(jiān)理日志、施工日志等現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)工程量和工程進(jìn)度。通過(guò)歸檔資料中“一圖二記錄”和現(xiàn)場(chǎng)的核對(duì)使得對(duì)農(nóng)網(wǎng)工程的管理更加明確簡(jiǎn)化。

二是工程竣工后，辦公室和農(nóng)網(wǎng)辦不定期組織已歸檔文件的檢查、查閱工作。通過(guò)這種方式，確保農(nóng)網(wǎng)工程檔案能夠妥善曝光。同時(shí)各分公司利用已歸檔的施工記錄、現(xiàn)場(chǎng)照片等文件服務(wù)后期的設(shè)備運(yùn)行維護(hù)。

8 搭建管理平臺(tái)

目前，農(nóng)網(wǎng)工程建設(shè)和管理已進(jìn)入信息化時(shí)代，項(xiàng)目物資申報(bào)、進(jìn)度管控、資金支付都納入了ERP、PMS系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管控。建立以項(xiàng)目為中心、過(guò)程為節(jié)點(diǎn)的農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)檔案綜合平臺(tái)，實(shí)施工程檔案的數(shù)字化、精益化管理是下一階段農(nóng)網(wǎng)工程管理的重要工作之一。公司積極搭建農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)檔案管理平臺(tái)，提高管理的現(xiàn)代化、科技化水平。

一是明確檔案收集的范圍、種類和數(shù)量，通過(guò)系統(tǒng)直觀展示全市農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)資料歸檔的進(jìn)度與狀況，實(shí)現(xiàn)檔案省、地、縣三級(jí)一體化垂直管控，大幅提升工程檔案管理建設(shè)質(zhì)量，避免了資料的無(wú)序、無(wú)效、重復(fù)歸檔。

二是將工程檔案種類分為圖紙、文檔、影像等形式進(jìn)行分類歸檔，按時(shí)間節(jié)點(diǎn)由前到后推進(jìn)，建立網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)檔案立體管理。

檔案管理不僅是農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程建設(shè)項(xiàng)目的組成部分，也是質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)。嚴(yán)控工程檔案的管理，能夠讓農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案更具真實(shí)性，有更大的實(shí)用價(jià)值。

下一階段，國(guó)網(wǎng)大連供電公司將結(jié)合農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程檔案管理中存在的問(wèn)題和產(chǎn)生的原因，推行檔案的信息化管理、常態(tài)化開展檔案培訓(xùn)和加大檢查監(jiān)管力度，全面提高配農(nóng)網(wǎng)工程檔案管理的水平和質(zhì)量。

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