商業銀行檔案管理思考

趙紅

隨著時代的發展，商業銀行的檔案管理工作的重要性越來越突出，然而在實際工作中，檔案管理仍然存在一定的問題，探索一套有效的方法促迸檔案管理工作高質量發展，才能與金融行業快速發展相匹配。本文根據商業銀行檔案管理中存在的一些問題及應對方法做了分析。

商業銀行 檔案管理 應對方法

商業銀行檔案管理的現狀

（1）對檔案管理的重要性認識不足

商業銀行的檔案管理工作隨著時代的發展重要性越來越突出，檔案管理人員需要具備扎實理論基礎和一定的管理能力。然而在實際工作中，檔案管理往往形成了不被重視的局面，從組織架構到人員配備，再到檔案管理的整個過程，沒有達到新時期檔案管理工作要求，與檔案管理工作的具體目標差距還很遠。部分商業銀行領導人員認為檔案管理是一項類似于后勤類的工作，對檔案管理工作缺乏應有的重視，認為沒有必要投入太多人力物力，沒有對檔案管理做整體規劃，造成檔案管理工作缺乏針對性和有效性。

（2）檔案管理工作存在較大漏洞 檔案管理工作的不規范現象在許多商業銀行都或多或少存在。具體體現在幾個方面：檔案室建設不規范、不標準，保管條件不達標，設施簡陋；檔案管理、交接手續不完善；檔案的保管、借閱、傳遞記錄不完整；檔案整理方面編號缺失、目錄缺失、編排不合理、標題不規范、長期和永久混編等，檔案管理存在較大的漏洞。導致管理人員在開展檔案管理工作時，無法向使用人高質量的提供服務，造成商業銀行檔案管理無法發揮出其應有的作用。

（3）數字化、信息化水平不夠高

隨著我國信息技術的發展，計算機和網絡技術在各領域迅猛發展，然而，部分單位依然采用傳統管理方式，沒有將信息技術充分融人到管理工作中去，無法使“死檔案”變成“活信息”。在檔案編制、分類、整體存儲上的工作進度與老舊管理方式難以保持同步，大大削弱了管理工作的反饋機制，不但沒有實現檔案的資源共享，還造成了檔案管理的不完整、不規范、不標準，檔案管理工作的與時俱進也無從談起。

商業銀行檔案管理的應對方法

（1）健全檔案管理領導機制

商業銀行應持續推進持證上崗機制和專門的檔案業務培訓機制，建立健全檔案管理領導機制和監督機制，這樣才能為檔案管理工作的開展打下堅實的基礎。以周村農行為例，成立了檔案管理領導小組，分管綜合管理部的副行長任組長，綜合管理部主任為檔案工作負責人，并配有專職、兼職檔案員各1名，由綜合管理部負責檔案日常工作，制定目標考核機制，在實際的操作過程中注重培養管理人員解決實際問題的能力，在解決檔案工作中存在的問題時，形成了快速的反饋機制，遇到問題及時匯報解決。

（2）注重職業熱情的調動

檔案管理工作在時間上跨度長，內容多、要求細。檔案管理人員不同于其他崗位，不能因人事變動造成檔案管理的脫節，除了具備基本的業務素質以外，還要保持隊伍的相對穩定。尤其是在有效開展檔案管理工作的過程中，除了加快進行檔案資料的收集之外，要經常與主管檔案管理工作的領導進行匯報，聽取指導，進一步強化檔案管理工作的重要性。同時還必須了解檔案形成過程，強化各部門的協同合作，便于根據工作進度來調整工作節奏。通過檔案的應用典型實例讓檔案管理人員充分認識到崗位的重要性，提高其職業熱情。以周村農行檔案利用為例。根據周村農行行史館建設有關要求，周村行史框架內容主要包括四個板塊：一是反映當時工作生活的老照片；二是人物簡介（包括領導干部、先進人物、老同志）；三是機構沿革及干部更迭；四是大事記。由于年代久遠，時間跨度大，機構更迭頻繁，涉及人物眾多，信息搜集、查證的任務十分繁重，綜合管理部定期召開工作例會，研究有關問題，請求各部門的協助。通過訪談離退休老同志，向不在周村農行工作的領導同志發函、征詢其個人相關信息、意見，查找支行有關文件依據，對內設機構情況進行梳理，對已理順出的領導干部任職時間進行核實確認并及時提供歷年來的所有檔案資料，確保了資料的實足、完整、有序，為行史的編纂打下了良好的基礎，對行史館能夠在規定的時間內順利完工起了重要的作用，通過行史管建設充分調動了檔案管理人員的積極性。

（3）注重檔案的制度化管理

一是對于合作完成的工作，要建立各部門檔案聯系機制，制度的嚴格性、要求的明確性、進度的合理性要把握好，認真檢查接收檔案的內容和質量，對于不符合要求的檔案退回補充或糾正。二是要修改制定和完善檔案工作各項規劃，建立健全檔案管理標準體系，合理優化檔案管理工作流程。三是要嚴格遵守相關檔案管理制度，在各類檔案的整理、保管、借閱、銷毀方面，做到借閱有審批、歸還有記錄、交接有手續、鑒定銷毀有依據。對歸檔文件目錄、專題目錄、文號索引、重要文件目錄等檢索工具能夠及時編寫，并規范地進行整理、立卷和歸檔，使檔案不散、不亂、不丟、不壞，確保檔案統計的準確完整。

未來商業銀行檔案管理的發展

我國的商業銀行檔案管理，先后經歷了從門類單一、小規模、粗放式管理到種類豐富、大規模、集約化管理這樣翻天覆地的變化。隨著經濟科技發展的加速，云計算、大數據和移動互聯等為基礎的信息化科技日益顯著。從高標準、嚴要求來看商業銀行的檔案管理存在一些不足之處，在一定程度上與商業銀行的要求和金融行業快速發展不匹配。所以，在商業銀行的發展過程中，要緊跟新時代步伐，分析檔案管理的最主要的問題，用大數據深挖檔案信息資源，不斷探索新的管理模式，才能使檔案管理工作在可持續發展的道路上邁出堅實的步伐。

[1]我國企業檔案管理發展趨勢思考，陳玲《城建檔案》，2015-08-25

[2]事業單位檔案管理工作優化途徑分析，韓煒、李尚麗，《東方企業文化》，2015-08-08

[3]淺析提高檔案管理水平的思考與對策，何茂玲，《赤子（上中旬）》，2015-07-05