檔案管理中信息不對稱問題的解決

孫英杰

檔案管理中信息不對稱的問題表現

（1）檔案管理部門與其他部門工作對接產生的信息不對稱

檔案管理過程中涉及到的部門較多，檔案管理部門與其他部門之間是一對多的關系，在溝通過程中部門和部門之間就有可能存在信息不對稱的問題。具體體現為兩方面，一方面是產生檔案的部門和檔案管理部門之間溝通不暢，導致可能存在檔案缺失、信息遺漏的情況。檔案管理部門在檔案信息的收集工作中，很多臨時性的文件，產生檔案的部門沒有及時的與檔案管理部門進行溝通，也沒有進行及時的記錄，讓檔案管理部門的檔案管理工作很被動。另一方面體現為檔案管理部門和檔案調取部門之間的信息不對稱。一般情況下，檔案的調取都較為急迫，需要能夠實現高效的信息對接。但是由于檔案管理日常存在的信息整理不完善，檔案缺失、檔案真實性難以辨別等情況，導致很多信息提取不到，檔案信息查閱的有效利用率較低。這就會產生對正常對接工作的延誤，產生滯后性，嚴重的就會影響到調取檔案的單位正常的工作進程。

（2）檔案編研、審查、歸檔及調用產生的信息不對稱

檔案管理工作不是簡單的檔案保存，而是需要對檔案進行分門別類，進行詳細的歸納和編研。在檔案收錄之前檔案管理部門就需要對檔案的真實性、全面性進行確認，確保檔案內容能夠被有效的收錄和利用。但是目前存在檔案信息收錄存在很多隨意性的問題，檔案信息被隨意調取，甚至修改，檔案分類沒有較為明確的分類、編目，很多重要的紅頭文件等沒有重點標準和分類。臨時性檔案被隨意的擺放調取，電子檔案的掃描和存儲備份不及時等，這就會導致到檔案調用階段阻礙重重，檔案的真實性、安全性都無法得到保證。在檔案管理的各個環節中沒有實現整體性的有效銜接，缺乏信息的對稱性整理，檔案管理部門對所掌握的檔案信息管理不力。

（3）檔案管理信息化操作與實際管理產生的信息不對稱

檔案管理信息化操作已經成為檔案管理的必然選擇，而且信息化操作能夠極大節省人力和時間成本，能夠極大提升工作效率，提升檔案信息保存的全面性和完整性，信息化的檔案信息存儲提檔調取更為便利，而且安全可靠性較高。但是目前仍舊存在檔案管理信息化操作和實際管理不對稱的問題。有單位考慮到成本問題，信息技術的應用不夠充分，對于電子檔案庫的數據更新整理不夠及時，對于電子文件的保存重視程度不高。檔案管理的人員專業能力不高，在技術操作中存在困難，影響到其積極性，而且缺乏專門的培訓，導致檔案管理的信息化程度較低，無法實現全面的實施覆蓋。而這也就造成了同樣是檔案信息數據使用的部門之間信息共享和信息交流不暢，彼此之間調檔，調取信息效率低。

檔案管理中信息不對稱問題的解決思路

（1）加強檔案管理部門的基礎建設

檔案管理部門基礎建設體現為兩方面，既要注重檔案信息資源的整合，又要保證信息檔案的技術操作，確保將檔案信息資源資源有序、科學化的整理，為資源需求者提供信息支持。在檔案信息資源整合過程中，檔案管理部門要提升管理的主動性，積極的對檔案信息進行收集和整理，注重分類的方式，重點依據各個單位的實際工作情況，按照需求程度進行劃分。對于臨時l生的會議、考察等文件內容要確保無遺漏，做好整理和歸檔。并且將檔案內容進行嚴格的審查，杜絕檔案造假、被修改等情況的發生。同時做好檔案信息的電子文件的整理，做好電子檔案信息數據的更新和定期的維護，還要注重對新領域的檔案信息的建立和維護，要敢于創新檔案管理工作辦法，優化檔案管理部門的管理理念、檔案管理范圍，提升檔案管理的價值。

（2）完善檔案管理的制度流程建設

檔案管理是一個企事業單位、部門或者個人重要信息的存儲場所。以企業為例，檔案管理是以往決策經驗的信息收集和歸檔，當企業制定新的發展規劃，需要對檔案信息內容進行整合和借鑒，檔案信息內容可以影響決策者的規劃決策的制定。因而必須要完善檔案管理的制度流程建設，為檔案管理提供充分保障。檔案管理要消除盲區，對于檔案歸檔到調取這一過程中每一個環節都要形成嚴格的操作標準。做好檔案收集的記錄工作，檔案收集工作的開展要提升主動性，深入到所在的單位日常工作中，與各個部門之間實現對接，確保及時的檔案收錄更新。對于檔案信息內容的審閱要仔細，對于真實性存在疑惑的檔案內容要進行核對。對于信息數據不全面的檔案內容要及時補充和完善，對于檔案進行分類整理，便于調取和使用。檔案調取和使用的部門也要做好對接，嚴格提取流程，保證檔案的安全性。

（3）提升檔案管理的隊伍建設能力

檔案信息的管理需要有專業的人才來實現，檔案管理人員要有主動性的管理意識，而且要不斷的更新管理理念和管理方法。尤其要重視對檔案管理信息技術操作能力的學習，保證對檔案信息數據內容的充分掌握。檔案管理隊伍建設要保證人才隊伍的穩定性，加強對于專業管理人才的培訓，對于兼職人員的培訓也要嚴格的把關，并且定期采取培訓考核的方式，保證檔案管理信息的及時更新。可采取檔案管理部門的定期交流，做好信息的共享，分享經驗，提升各個單位部門之間的協作對接能力，保證檔案管理工作的順利進行，提升各個部門之間的工作配合程度。