淺談文書檔案管理的規范化操作

劉寧

文書檔案管理規范化操作的現實意義

文書檔案管理的規范化操作能夠提升文書人員檔案管理的重視程度，提高文化檔案管理的管理效率，從而促進文書檔案的科學分類和合理使用。文書檔案材料數量多，涉及到的信息內容廣，包含著日常單位的會議文件、記錄、工作通知、年度審核、簡報、發言稿、考核文件、政策宣貫等一系列內容，材料內容匯總歸檔需要分門別類，還要能夠依據單位的發展情況進行重點歸類調整；文書檔案的規范化能夠讓檔案管理人員明確工作內容和職責，確保文件管理的有效性；文書檔案管理的規范性操作能夠為單位發展建設提供材料數據的支持。通過文化檔案的規范化管理能夠將檔案內容進行再次梳理，能夠對單位發展的信息內容進行重點提取。文書檔案管理的規范性操作能夠推動單位制度建設的完善性；構建完善的文書檔案管理工作能夠提升單位工作的職責分工的科學性，能夠限定文書檔案的歸檔期限，提升歸檔調檔的效率，為單位工作開展提供重要的支持，避免出現檔案混亂、遺失、調檔效率低等情況。

文書檔案管理存在的三大誤區

（1）文書檔案管理就是簡單的檔案歸檔調取

文書檔案管理內容復雜、材料較多，而很多單位部門對于檔案管理的人員安排和分配數量較少，沒有足夠的重視。在日常的文書檔案的管理過程中，缺乏對于檔案內容的核對，很多重要的紅頭文件沒有編號，被當成一般性文件處理。再加上工作人員的不認真細致，沒有對文件檔案的真實性進行鑒別，歸檔的文件不是原文件，有復印件，還有一些被認為修改過的文件，這就導致檔案的真實性無法得到保證。文書檔案如果只是簡單的歸檔和調取，檔案很可能就會出現丟失、被挪用、修改、或者找不到等情況，這對于整個單位的辦公效率和質量有很不利的。

（2）文書檔案管理不需要過高的技術操作和管理更新

信息技術的應用極大提升辦公效率，文書檔案的管理為了提升科學性和信息數據的處理的高效性，也應將現代技術廣泛的運用到管理工作中。但是目前文書檔案管理的技術操作應用并未充分體現，管理的人員缺乏技術操作和學習的主動性，觀念轉變不及時，技術應用程度低。不僅如此，文書檔案管理系統的設計需要消耗一定的成本，基礎設施的投入需要經費支持，但是大部分單位經費有限，不愿意過多的在文書檔案管理上投入成本，管理者不重視，設備支持未到位直接導致的結果就是文書檔案管理難以發展。

（3）文書檔案管理是被動性、配合性質的管理工作

文書檔案管理一直以來都處于被動工作的狀態，文書檔案管理是服務于單位，單位有調檔需求時，文書檔案管理人員才會提供工作支持。而在日常的工作中，很多臨時性文件很難實現檔案管理部門和單位其他部門之間的對接，文檔內容沒有得到重視，重要信息就可能會遺失，存在歸檔不及時的問題等。文書檔案管理需要有統一的管理規范，如信息對稱性的要求，信息更新、公開和安全管理等要求。但是目前的文書管理被看做是檔案的保存、調取，這樣的認識誤區會導致文書管理難以得到發展，配合型的工作模式無法保障對單位的工作支持，效率低下。

文書檔案管理的規范化操作的對策

（1）加強檔案管理人員的文書檔案管理培訓

文書檔案管理效率的提升需要配備具有專業知識能力和管理能力的人員。文書檔案管理培訓是最有效的方式，培訓的開展要配備專業師資力量，注重細化培訓內容和培訓考核的方式。將具有豐富經驗的退休的工作人員返聘回單位或者聘請文書檔案管理的專業人員，進行文書檔案管理辦法的講解。細化文書檔案管理的內容，將收集和歸檔范圍、歸檔的流程、分類編號、編撰整理、保管調閱等方式進行講解，對于技術操作、檔案主動的收集方式進行培訓。并且嚴格控制考核流程，將考核的結果作為績效評價標準，保證培訓的效果。通過培訓提升管理人員的管理積極主動性，鼓勵文書檔案管理人員主動發現檔案管理的問題，掌握文書檔案管理的有效方法，從而提升文書檔案操作的規范性。

（2）制定文書檔案管理的管理標準和制度

文書檔案管理的規范性需要標準和制度來保障，在實際的工作中檔案管理人員要明確管理的材料范圍，工作的方向和評價標準。因此，各個單位要按照實際管理的情況，制定有針對性的檔案管理的標準和規定。如檔案管理的檔案收集和歸檔時間，保管的期限，保管類型，檔案管理的調取規范等，并且明確文書檔案管理的內部分工，如檔案收集歸檔的工作安排，重點文件編號分類標準、信息的定期審閱和更新、系統維護等。對于因工作失誤出現的檔案丟失情況要形成一定的懲罰標準，對于檔案收集、審核保存等表現較為優秀的工作人員也要予以獎勵，通過獎懲制度提升文書檔案管理人員的管理積極性和嚴謹性，實現有效的激勵和約束。

（3）提升文書檔案管理的技術操作水平

文書檔案實現信息化管理是必然選擇，通過文書檔案管理的信息化轉化能夠極大的節省成本消耗，通過技術平臺的處理能夠提升信息調取的效率，提升檔案管理的安全性，降低人員失誤操作的檔案缺失、損壞和被修改的可能性。為此，各單位應該加大資金和設備的投入，提升檔案管理的專業性和完整性，節省管理時間，將繁瑣的工作流程逐步簡化，逐步實現標準化的管理，節省檔案管理的成本和資源，從而發揮檔案管理的現實功能。