關于如何做好辦公室工作的幾點思考

摘 要：辦公室是一個單位上情下達、傳遞信息、綜合協調的中樞，充當著領導的重要參謀和助手，即是協調溝通部門，也是保證單位各項工作可以正常運轉和全面落實的主要載體。因而辦公室工作效率、發揮作用的好壞等都直接關系整個單位的工作質量。本人從深刻認識辦公室工作特點、轉變工作態度、增強主動服務意識、提升學習能力、改進工作方法五個方面就如何做好辦公室工作提出了建議。

關鍵詞：辦公室工作；效率；思考

一、深刻認識辦公室工作的工作特性與重要性

隨著社會的進步和政府各項職能的轉變，辦公室工作的地位和作用日趨重要、要求越來越高，絕不僅局限于擬辦文件、來人接待等此類瑣碎工作。部分工作人員對辦公室工作認識有誤區，認為辦公室就是打雜的部門，忽視了辦公室的參謀助手和綜合協調作用。其實，辦公室作為一個承上啟下、協調各科室、聯絡外部的綜合辦事機構，既要為領導服務，又要主動為各科室起到紐帶作用，具有明顯的綜合性和服務性。因而辦公室工作需要圍繞中心，服務大局、提升工作新水平，促進各項工作的順利開展。要密切聯系基層與領導，通過宣傳樹立單位正面形象、講究工作方式方法、主動溝通、科學協調、緊盯目標、抓好落實與監督，確保領導的重要決策部署到位，目標順利達成，使整個辦公體系順暢高效運作。

二、轉變工作態度，提高辦公室工作效率

做好辦公室包羅萬象的日常工作，要求辦公室人員要有良好的工作態度。

首先，要提高工作積極性和創新性，轉變一味接受和老年拉車的工作態度。雖然接受和服從工作安排、有老牛拉車的耐心，不怕苦，不怕累是對辦公室人員的基本要求，但是一味接受，只顧埋頭工作不作思考就變成了毫無思想的“機器人”。在辦公室工作要有工作的積極性、主動性，要有獨立的見解，在認真工作、踏實干事的前提下，多動腦筋、不斷思考，創新工作方法，提高工作效率和質量。

其次，提高責任意識和競爭意識，轉變得過且過、盲目樂觀的態度，辦公室是連接上下級的紐帶，我們無法想象一個思想怠惰的人有很高的工作效率。在工作中取得了一定的成績，也不能盲目樂觀、自以為是。作為辦公室工作人員必須具備強烈的責任意識和競爭意識，提高警覺性，經常自我反省，發現自己的優點，找出不足，不斷完善，及時落實領導安排的工作，認真、負責、高效完成工作任務。

三、強化服務意識，未雨綢繆

服務保障功能是辦公室的一項重要功能，辦公室服務工作就是為單位服務、為領導服務、為同事服務。這是辦公室工作的根本出發點和落腳點，這就要求辦公室人員要抱有良好的服務意識，把服務融入工作的全部，貫穿辦公室工作的始終，做好一個“服務者”。

首先，辦公室人員要有良好的服務形象。在日常工作中衣著大方得體、待人處事熱情周到、對同事反映的問題要認真傾聽、調查分析、切不可一副高高在上的姿態。

其次，辦公室人員要理清思路、及早謀劃、發揮主觀能動性。在辦公室工作中，臨時性和重復性工作很多，許多工作無規律可循，關鍵是要及時規劃、充分準備、有計劃有步驟地開展工作、方可做到忙而不亂、事半功倍之效。

再次，辦公室人員要有責任感、敢擔當。由于辦公室工作繁雜性的特點、導致辦公室人員有時必須犧牲自己的休息時間，加班加點完成任務，但在工作中仍應以嚴謹的態度高質量完成工作、甘于奉獻、敢擔當、有作為、扎實做好每一項工作。

四、不斷加強學習、加強作風建設、提高對辦公室工作的思想認識

辦公室不同于主管某一業務的科室，其工作范圍廣，如文字材料、會務組織、文書處理、后勤保障等工作都要由辦公室來承擔，同時，上級政策、領導批示、計劃、決策等都需要由辦公室來傳達，各科室對各項政策的貫徹落實、目標完成都需要由辦公室來督促、匯總處理，體現了辦公室工作的綜合性。這就要求辦公室人員要不斷地加強自身學習，做一個能說會寫的“多面手”。在工作中不斷鍛煉自己，提高政治理論水平、組織協調能力、公關技巧、綜合分析判斷能力以及文字寫作能力，同時還應加強工作作風建設、樹立甘于奉獻的意識，耐得住寂寞、守得住清貧，抵得住誘惑，自覺抵制拜金主義、享樂主義等腐朽思想的侵蝕，增強拒腐防變能力，只有齊抓思想認識、全面提升自身素質，才能應對紛雜的辦公室工作。

五、改進工作方法，增強工作針對性

改進工作方法，要多在求實求效上下工夫，科學統籌。用盡可能少的時間辦盡可能多的事，具體方法是對遇到的事情提出三個問題：一是能不能取消它？首先找出有哪些事根本不必做，如果有些事不做，也不會有任何影響，那么，這件事便該立刻停止。二是能不能與別的事合并、把能夠合并起來的事盡量合并起來辦。三是用費時少的辦法代替費時多的辦法而同樣能達到目的，自然是最佳方案了。

同時辦公室人員還應不斷加強自身使用現代信息技術的能力，充分發揮信息系統的輔助功能，取代機械操作，實現信息共享，完善工作方法，以提高工作效率。

綜上所述，辦公室擔負著單位舉足輕重的責任，做好辦公室工作只有摒棄陳舊觀念，不斷加強辦公室人員的業務素質、提高認識和服務意識，轉變工作態度，改進工作方式，才能保證辦公室工作成效，輔助單位日常工作的正常運轉，為領導出謀劃策，為同事服務，同時推進辦公室工作的不斷進步與創新。

參考文獻：

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[2]魏紅軍《淺談辦公室工作的創新》《中華民居》2011.10

[3]王勇《關于如何做好辦公室工作幾點體會》《商業文化》2012

[4]杜亮《新形勢下如何做好辦公室工作》《科技信息》2011

作者簡介：

周順荷（1977--）女，浙江省麗水市人，本科，一級教師，辦公室文書，研究方向是英語寫作備考策略及辦公室工作創新。