油田檔案管理中存在的問題與措施

摘 要：油田檔案管理是油田開發(fā)建設(shè)中不可或缺的一部分，為了使檔案信息有效的利用，必須建立、健全檔案管理。所以根據(jù)油田的實際和生產(chǎn)情況對油田的檔案管理進行優(yōu)化，進一步加強油田企業(yè)檔案管理是提高油田經(jīng)濟效益的方式，也是提高油田工作質(zhì)量與工作效率的必要條件。因此，在原有油田檔案管理的基礎(chǔ)上進一步加強檔案管理是檔案管理的必然趨勢。

關(guān)健詞：油田；檔案管理；問題；措施

因為近年來石油產(chǎn)業(yè)在我國經(jīng)濟發(fā)展中所處的地位越來越高，實際工作中需要對油田檔案進行分析和管理，它為研究本企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了可靠依據(jù)，因此，科學(xué)的進行檔案管理是檔案管理的一個重要方式，檔案管理需要具有一定的創(chuàng)新性和藝術(shù)性。但就目前油田檔案管理來看，油田檔案管理與實際要求還存在著一定的差距，想要縮短這種差距，還需要油田檔案管理加強自身建設(shè)，提高檔案管理水平，使檔案工作在油田建設(shè)中發(fā)揮自己應(yīng)有的作用。

一、油田檔案管理特點

油田檔案是油田生產(chǎn)開發(fā)過程的第一筆資料，是油田發(fā)展的最直觀的記載，具有重要的參考價值，這是油田在發(fā)展過程中的一種無形的財富，因此，油田檔案管理建立的好與壞也關(guān)系到油田未來的發(fā)展。油田檔案管理包括檔案的整理、保管、編目、檢索和開發(fā)利用等。在進行油田檔案管理時，需要將油田的信息進行加工和輸出，隨著市場變化的不同，需要適當(dāng)?shù)恼{(diào)整油田檔案管理的變化情況，幫助油田企業(yè)順利的向前發(fā)展。

二、現(xiàn)階段油田檔案管理中存在的問題

1.油田檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化不能與時俱進

我國大多數(shù)油田檔案管理并沒有隨著網(wǎng)絡(luò)化的普及而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理，這就成為打造“數(shù)字化”油田的障礙。因為油田管理認(rèn)識的局限性，使油田檔案管理室內(nèi)只有有限的幾臺計算機，局域網(wǎng)及寬帶網(wǎng)的使用并不理想，檔案信息化便得不到一定完善，無法順利推行檔案工作使向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理發(fā)展。

2.檔案管理本身及部分領(lǐng)導(dǎo)的重視不夠

大多數(shù)油田的檔案收集并未形成嚴(yán)格的規(guī)范制度，員工對這項管理的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，如：在進行檔案資料收集時，有很多員工并沒有及時上交資料，有時托的時間久了，資料就會找不到了；更有甚者會有檔案員親自去科室收集資料的情況，使檔案員工作更加繁重。有的油田檔案室只是廠內(nèi)的一個班組，可能會由于廠內(nèi)黨政領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，無暇兼顧檔案管理工作，而檔案室主任的級別無法躍級進行工作，使檔案工作很被動，還有部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理既不需要腦力也不需要體力，只是看管好檔案不丟失、不泄密、能應(yīng)付查檔就行，檔案意識薄弱，因此這對檔案工作的“三參加”、“四納入”的落實造成一定困難。

3.檔案室自身管理也存在一定的漏洞

大多數(shù)油田的檔案管理還存在一定的缺陷，如：目錄編排分類不清、類別分類不明確，使資料查詢利用時需費更多的周折；另外，庫房安全設(shè)備不齊全，消防器材不能嚴(yán)格做到定期檢查，檢查出問題不能及時得到相關(guān)部門配合解決；采油廠職工對檔案安全認(rèn)識不夠，認(rèn)為拿著借閱審批單就可以將檔案材料帶離檔案室，對檔案管理人員提出的檔案材料管理安全意識不理不睬，存在檔案損壞的現(xiàn)象。

4.檔案室人員素質(zhì)不合格

油田檔案工作人員都是非檔案、非石油專業(yè)人員居多，對石油加工、開采及石油技術(shù)等專業(yè)知識都不太了解，因此，在很多油田業(yè)務(wù)收集上出現(xiàn)了檔案利用和收集的不全面，使更多具有專業(yè)性和一個階段油田重點的攻尖工作資料都沒有進行重點歸檔和編制。檔案管理人員趨于邊緣化，更多的從事檔案工作的人員因培訓(xùn)的不及時，使知識已經(jīng)老化，無法適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的節(jié)奏，從而使檔案管理水平的提高受限。

三、油田檔案管理的措施

1.對檔案要進行科學(xué)的收集和整理

要求檔案管理人員能夠多深入到各個部門，與各部門的工作人員做好溝通，將各種需要收集的資料及時收集回來；同時還需要對檔案管理人員進行科學(xué)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高檔案人員的思想和科學(xué)意識，使檔案管理人員能夠科學(xué)的、有效的進行檔案歸檔工作。油田的檔案歸檔是整個油田的系統(tǒng)工作，檔案應(yīng)該涉及到整個油田的各個方面，所以擴大歸檔資料是一條必走之路。最后提高企業(yè)內(nèi)部員工對檔案資料歸檔的認(rèn)識，其中明確獎罰制度也是重要的環(huán)節(jié)，對獎罰一定要做到位，如：完成一個項目后，若項目人沒有在規(guī)定的時間內(nèi)將資料送到檔案室歸檔，將按檔案有關(guān)制度追究項目人的責(zé)任。

2.健全檔案管理

科技發(fā)展的最突出的表現(xiàn)就是為人類的工作和生活提供了空前的便利，油田檔案管理在很長一段時間內(nèi)都只是以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案由于油田領(lǐng)導(dǎo)重視的不夠，使其無法配套完整。電子檔案配套的目的是使檔案查閱操作更加便捷、細(xì)致化，所以，在歸檔時需要根據(jù)檔案的特點進行電子檔案和紙質(zhì)檔案分類歸檔。無法按照電子檔案歸檔的檔案一定要設(shè)置檢索。

3.加強檔案管理人員建設(shè)

要定期為檔案人員開展培訓(xùn)工作，根據(jù)檔案工作的特殊性，培訓(xùn)時需要具有一定的針對性，堅持在培訓(xùn)時能夠做到技術(shù)與具體實例相結(jié)合，豐富檔案管理人員的知識面；另外，因為檔案人員對專業(yè)知識了解欠缺，導(dǎo)致歸檔時出現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象也很多，所以，在培訓(xùn)時還要適當(dāng)?shù)膶n案管理人員進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，使檔案管理人員在進行檔案收集時能夠以專業(yè)的水平將各類檔案區(qū)分開來。

四、結(jié)論

油田檔案管理伴隨油田成長成為一個重要的職能部門，因此利用現(xiàn)代電子技術(shù)提高檔案管理成為現(xiàn)代檔案管理必用的手段，還要提高檔案管理員的工作責(zé)任心，全面建立健全檔案工作，使這項工作在油田生產(chǎn)過程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

參考文獻：

[1]楊玉玲.淺談當(dāng)前檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對措施[J].科技傳播.2010年23期

[2]李玉青、范青、琚曉卉.談油田重大建設(shè)項目檔案管理存在的問題及建議.辦公室業(yè)務(wù).2014年03期

作者簡介：

李華（1984--），漢族，現(xiàn)工作于延長油田股份有限公司杏子川采油廠檔案室助理管員。