論中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理之現(xiàn)狀與對策

張劍峰

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?學(xué)生檔案管理是學(xué)生在整個(gè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)過程中從學(xué)生的報(bào)道到入學(xué)直至畢業(yè)的所有信息確認(rèn)，包含專業(yè)課程選擇、學(xué)生身份登記、各學(xué)期科目考試成績記錄、在校期間表現(xiàn)和獎(jiǎng)懲情況以及以轉(zhuǎn)移為中心的評估與管理。以下是基于實(shí)際工作對學(xué)生檔案管理的一些想法。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?技工學(xué)校;學(xué)籍檔案管理;現(xiàn)狀;對策

[中圖分類號] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ? ?[文章編號] ?2096-0603（2018）25-0200-01

“學(xué)生身份”是指正式接受符合入學(xué)條件，并按照規(guī)定的程序注冊過程，續(xù)后取得的學(xué)生資格。“學(xué)生身份管理”是學(xué)生在整個(gè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)過程確認(rèn)的基本信息，從學(xué)生的自我報(bào)道到入學(xué)直至畢業(yè)，包括學(xué)生身份登記、專業(yè)課程選擇、各學(xué)期科目成績記錄，以轉(zhuǎn)移為中心的評估與管理。中等職業(yè)學(xué)校同普通教育學(xué)校在學(xué)生檔案管理上是一樣的，但中職的學(xué)生層次差異比較大，內(nèi)容信息比較復(fù)雜等，使得中職的學(xué)籍檔案管理比普教的難度要大。

一、學(xué)生檔案管理存在的問題

（一）學(xué)生檔案信息不全面

反映人才培養(yǎng)模式改革的各種材料并未及時(shí)進(jìn)入檔案中，綜合性不足。應(yīng)突出強(qiáng)調(diào)的職業(yè)學(xué)校特點(diǎn)的信息較少，如平時(shí)技能評估表、實(shí)操、實(shí)訓(xùn)能力等。這使學(xué)生在校期間檔案內(nèi)容的客觀性和真實(shí)性很難確保。

（二）電子檔案網(wǎng)絡(luò)管理問題有待解決

檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的一種快捷有效的途徑，但尚未成熟。電子檔案的安全性和真實(shí)性也缺乏完善的管理體系作為保證（如用戶權(quán)限、更改學(xué)生信息以及查詢信息的必要條件等），還有網(wǎng)絡(luò)不安全性，計(jì)算機(jī)硬件故障、電子文件的長期保存，軟件升級、改進(jìn)等方面。

（三）學(xué)籍檔案作用發(fā)揮滯后

在學(xué)生就業(yè)進(jìn)入社會市場機(jī)制的背景下，職業(yè)學(xué)校學(xué)生身份檔案作為重要的原始記錄材料，記錄學(xué)生的生活、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)過程，它在教育人才和開發(fā)人力資源方面發(fā)揮著不可替代的作用。我認(rèn)為當(dāng)前存在的問題是檔案信息提供滯后于畢業(yè)生的就業(yè)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)、服務(wù)創(chuàng)新的意識。

二、針對存在的問題，應(yīng)采取的相應(yīng)措施

（一）全面提高認(rèn)識，建立現(xiàn)代檔案管理理念

隨著技工院校教育改革的不斷深入，學(xué)生檔案管理工作要適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，要實(shí)現(xiàn)從領(lǐng)導(dǎo)到員工的思想轉(zhuǎn)變，（1）作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者，要認(rèn)識到學(xué)生檔案管理的地位、價(jià)值和作用，意識到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性，進(jìn)一步改變學(xué)生檔案管理的原始觀念，增強(qiáng)技工院校學(xué)生檔案管理意識，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。（2）作為檔案管理人員，必須更新專業(yè)理念，突出現(xiàn)代技工學(xué)校學(xué)生檔案管理的信息服務(wù)功能，加強(qiáng)對學(xué)生檔案信息的綜合分析和深入使用。

（二）建立和完善檔案資料的形成、收集和傳遞機(jī)制

1.提高規(guī)范歸檔材料的要求

按照干部人事檔案管理規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的耐久性較好的紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的。任何不符合要求的，在歸檔之前必須退回進(jìn)行處理，直到達(dá)到所有要求。

2.健全歸檔材料收集制度

技工院校學(xué)生檔案的材料收集大致可分為三個(gè)階段：首先，是在進(jìn)入學(xué)校之時(shí)原始記錄材料;其次，定期收集學(xué)生社會實(shí)踐活動(dòng)、獲得的證書的副本以及團(tuán)委和學(xué)生科等部門科室里收集的其他材料;最后，是學(xué)生在學(xué)校形成的品德、智力、身體、技能評估的各種結(jié)論材料，比如，獲獎(jiǎng)記錄、各學(xué)期科目成績冊、學(xué)生體育合格卡、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)記錄表等重要資料。此外，還應(yīng)建立收集和歸檔系統(tǒng)，健全收集網(wǎng)絡(luò)，同時(shí)確定負(fù)責(zé)人。

3.嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度

要認(rèn)真落實(shí)檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)格按照程序進(jìn)行，同時(shí)應(yīng)注意是否是縣級以上的接收單位，人事部門或縣（含縣）以上人才服務(wù)中心具有管理檔案資質(zhì)的機(jī)構(gòu)，這樣可以有效避免文件轉(zhuǎn)移造成的損失。在校期間的綜合材料最好制作成兩份，其中一份原件在畢業(yè)生自己的檔案中，另一份副本留在學(xué)校的學(xué)生記錄中，這樣可以避免少數(shù)畢業(yè)生趁機(jī)弄虛作假。

4.加快學(xué)生檔案現(xiàn)代化步伐

隨著自動(dòng)化水平的不斷提高，傳統(tǒng)的手工操作方法已跟不上現(xiàn)代化的步伐。學(xué)生檔案管理人員要跟上節(jié)奏，不斷轉(zhuǎn)變觀念，更新管理意識，勇于實(shí)踐，敢于創(chuàng)新，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，要有規(guī)劃、分步驟地實(shí)施學(xué)生學(xué)籍檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。學(xué)生檔案管理工作人員應(yīng)該繼續(xù)學(xué)習(xí)，同時(shí)開發(fā)實(shí)用、高效、功能強(qiáng)大的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，加快學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化步伐。

總之，技工院校學(xué)籍檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分。在做好檔案的收集、整理、歸檔的同時(shí)，也要做到便于查找和積極提供信息服務(wù)，真正體現(xiàn)檔案的價(jià)值。檔案管理人員應(yīng)該采取嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的態(tài)度，加強(qiáng)檔案的開發(fā)工作，讓其發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

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