提高高校教學(xué)秘書管理水平的方法探討

張瓊

[摘 要] 教學(xué)秘書在高校中發(fā)揮著不可替代的重要作用，這是因?yàn)樗麄兪歉咝＿\(yùn)行中的基礎(chǔ)保障，也是培養(yǎng)學(xué)生成才和高校穩(wěn)健發(fā)展最基本的保證?；诖?，首先分析了高校教學(xué)秘書的必備素質(zhì)及要求，然后從高校和教學(xué)秘書自身兩個(gè)方面提出了提高教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的方法。

[關(guān) 鍵 詞] 高校；教學(xué)秘書；教學(xué)管理；素質(zhì)要求；提高方法

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2018）28-0146-02

高校在不斷地完善著教學(xué)模式，這必然要求教學(xué)管理人員整體素質(zhì)也要大大地提高，才能順應(yīng)這種教學(xué)模式的不斷變化。在教學(xué)管理人員中，教學(xué)秘書是一支十分重要的隊(duì)伍，教學(xué)秘書的工作內(nèi)容和工作事項(xiàng)是最為基礎(chǔ)和煩瑣的，但是，他們?cè)诟咝９ぷ髦谐袚?dān)著承上啟下、上傳下達(dá)的橋梁作用，是保障高校教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)最基礎(chǔ)的重要崗位。因此，這樣一支非常重要的管理隊(duì)伍，如何能提高他們的管理水平，順應(yīng)時(shí)代所賦予的高水平要求，對(duì)提升高校的整體教學(xué)水平和運(yùn)作能力，有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高校教學(xué)秘書的必備素質(zhì)要求

（一）良好的心理素質(zhì)

在高校，教學(xué)秘書工作是非常重要的崗位，承擔(dān)著大量的事務(wù)性工作，工作內(nèi)容頗為復(fù)雜和煩瑣；工作質(zhì)量也要求精細(xì)且嚴(yán)重。隨著近年來(lái)教育改革的進(jìn)一步深化，高校面臨著考察、評(píng)估等工作，教學(xué)秘書的工作內(nèi)容也就隨之增加，尤顯繁忙，但仍不敢懈怠。這也意味著教學(xué)秘書承擔(dān)著重大的使命與擔(dān)當(dāng)，稍有疏忽和不慎就有可能引起教學(xué)事故。在如此巨大的工作壓力下，教學(xué)秘書在心理上容易產(chǎn)生壓抑和不安的緊張情緒，會(huì)影響到教學(xué)秘書的身心健康。面對(duì)這種情況，就需要教學(xué)秘書具有良好的心理素質(zhì)和身體素質(zhì)，才能在如此巨大的工作壓力下，養(yǎng)成良好的自我調(diào)節(jié)能力，控制好自己的情緒，積極地進(jìn)行自我暗示、自我命令和自我鼓勵(lì)，尋找到調(diào)整心態(tài)的最好途徑，才能以最飽滿的精神狀態(tài)投入工作中去。

（二）卓越的溝通能力

教學(xué)秘書在高校中是連接學(xué)校、教師和學(xué)生的橋梁，其樞紐作用是不可忽視的。所以，教學(xué)秘書必須要有良好的溝通和疏導(dǎo)能力，要有協(xié)調(diào)和處理好工作中可能遇到的突發(fā)事件的應(yīng)變能力。教學(xué)秘書的工作，與一線教師和學(xué)生接觸最為密切，但也存在交流不及時(shí)、信息不暢通的問(wèn)題，彼此間便容易產(chǎn)生矛盾。因此，教學(xué)秘書在處理問(wèn)題和矛盾的時(shí)候，要注重轉(zhuǎn)換自己的立場(chǎng)和觀念，多站在對(duì)方的位置上來(lái)思考和處理問(wèn)題，就比較容易得以妥善解決問(wèn)題。教師是教學(xué)工作的主體，教學(xué)秘書在與教師的溝通中要遵循尊重、民主、平等的原則，這樣，才能得到教師的理解、配合與支持，才能充分發(fā)揮教師的主觀積極性，對(duì)搞好和促進(jìn)教學(xué)管理工作起著極大的協(xié)同作用。在和學(xué)生的相處過(guò)程中，教學(xué)秘書要注意理解學(xué)生，講究和學(xué)生溝通的技巧，以關(guān)愛(ài)、平等的姿態(tài)和學(xué)生進(jìn)行交流和疏導(dǎo)，特別是對(duì)已被學(xué)業(yè)警示的學(xué)生，應(yīng)該給予更多的關(guān)注、關(guān)心和關(guān)愛(ài)，多與學(xué)生談心和相處，了解學(xué)生的喜好和需求，幫助學(xué)困生制訂學(xué)習(xí)計(jì)劃，及時(shí)了解、掌握這些學(xué)生的思想動(dòng)態(tài)，通過(guò)各種渠道解決他們學(xué)習(xí)和生活上的困難，讓他們感受學(xué)校的溫暖，增強(qiáng)他們對(duì)學(xué)習(xí)和生活的信心。

（三）豐富的信息處理能力

隨著計(jì)算機(jī)的普及，在高校教學(xué)秘書的工作中，計(jì)算機(jī)成了主要的辦公工具。這就要求教學(xué)秘書必須熟練地掌握獲取和處理信息的能力，熟悉各類軟件的安裝、使用方法等。教學(xué)秘書更需要注重提升自身的計(jì)算機(jī)操作水平，注意發(fā)展自己的思維理念，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。在教學(xué)管理工作中，學(xué)會(huì)運(yùn)用先進(jìn)的信息理念，操作先進(jìn)的系統(tǒng)工具，熟練地完善信息教學(xué)管理工作。

（四）精湛的專業(yè)知識(shí)水平

高校中的教學(xué)秘書因?yàn)榧婢叻?wù)職能和專業(yè)職能的雙重特征，為了保證教學(xué)管理工作的順利開展，教學(xué)秘書需要根據(jù)學(xué)院的實(shí)際情況，準(zhǔn)確地把握學(xué)院的學(xué)科內(nèi)容、教學(xué)方式、課程設(shè)置等，以保證教學(xué)管理工作得到順利開展[1]。隨著各大高校對(duì)人才培養(yǎng)計(jì)劃的完善，教學(xué)秘書的工作內(nèi)容逐漸增多，教學(xué)秘書只有了解和熟悉本學(xué)院的學(xué)科內(nèi)容、課程設(shè)置，才能把握人才培養(yǎng)的方向，更精準(zhǔn)地執(zhí)行教學(xué)管理工作。

二、提高教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的方法

（一）高校方面

1.建設(shè)一支高素質(zhì)、高效率的優(yōu)秀教學(xué)秘書隊(duì)伍

教育部門一直強(qiáng)調(diào)教學(xué)管理的重要性，要求教學(xué)管理隊(duì)伍工作更加嚴(yán)謹(jǐn)。為了保障高校教學(xué)管理的高質(zhì)量和高效率，高校必須重視教學(xué)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。首先，高校需要建立更加完善的教學(xué)秘書競(jìng)選機(jī)制，在高校內(nèi)要建立一個(gè)合理的編制和人員的定位，根據(jù)院校的實(shí)際情況從縱向（按人數(shù)）或橫向（按工作量）進(jìn)行編制，以便于管理。其次，需要編制職位說(shuō)明書，對(duì)崗位人數(shù)進(jìn)行合理配置，明確教學(xué)秘書實(shí)際崗位職責(zé)，保證教學(xué)秘書人數(shù)的合理配備和規(guī)范落實(shí)。這樣通過(guò)合理公平的競(jìng)爭(zhēng)，選拔出綜合素質(zhì)強(qiáng)的人員擔(dān)任教學(xué)秘書。在高校內(nèi)，還需要進(jìn)一步完善信息系統(tǒng)管理體系，保證教學(xué)秘書的工作不受到其他因素的影響，讓教學(xué)秘書之間得到有效及時(shí)的溝通。最后，需要建立教學(xué)秘書的績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)教學(xué)秘書展開考核考查，對(duì)教學(xué)秘書的工作業(yè)績(jī)展開細(xì)致分析，做到優(yōu)勝劣汰，以保證教學(xué)秘書隊(duì)伍整體的優(yōu)質(zhì)優(yōu)量。

2.完善獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制

高校內(nèi)的教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)要盡量保證穩(wěn)定，這樣才能推動(dòng)教學(xué)工作的開展。由于教學(xué)管理工作內(nèi)容復(fù)雜，教學(xué)秘書的工作壓力比較大，教學(xué)秘書面臨著待遇低、晉升難的問(wèn)題，出現(xiàn)了教學(xué)秘書流動(dòng)性大的情況[2]。對(duì)這樣的情況，高校需要予以高度重視，完善必備的教學(xué)秘書獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，采用公平合理的考核辦法，對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)。例如：拓寬教學(xué)秘書的晉升渠道，提高教學(xué)秘書的福利待遇，提供教學(xué)秘書職稱評(píng)定的平臺(tái)。有了這樣完善的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，才能提高教學(xué)秘書工作的積極性和責(zé)任感。只有設(shè)置物質(zhì)激勵(lì)以及精神鼓勵(lì)機(jī)制，才能激發(fā)教學(xué)秘書積極工作的熱情，幫助教學(xué)秘書開拓出職業(yè)發(fā)展的空間，保證教學(xué)秘書隊(duì)伍的和諧穩(wěn)定。

3.各部門的積極配合

在高校中，教學(xué)秘書不僅需要服務(wù)院系的領(lǐng)導(dǎo)、教師，還需要對(duì)學(xué)生進(jìn)行院內(nèi)外的管理工作，肩負(fù)著管理和服務(wù)等多方位職能，工作量大，任務(wù)繁重。在大多數(shù)高校中，教學(xué)秘書數(shù)量相對(duì)較少，所服務(wù)的對(duì)象卻能夠達(dá)到幾百個(gè)或幾千個(gè)，工作量十分龐大，內(nèi)容也十分復(fù)雜。因此，高校各個(gè)部門需要對(duì)教學(xué)秘書多加理解，保證教學(xué)秘書的工作得以順利開展。各院系領(lǐng)導(dǎo)、輔導(dǎo)員以及教師都需要認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書工作的重要性，并且在工作中更多地加以支持和幫助，為教學(xué)秘書構(gòu)建一個(gè)和諧、緊張而有序的工作環(huán)境。

（二）教學(xué)秘書方面

1.樹立正確的思想政治觀念

作為一名教學(xué)秘書，要熱愛(ài)祖國(guó)，熱愛(ài)人民，忠誠(chéng)于黨的事業(yè)，要具有堅(jiān)定正確的政治方向，堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則，樹立正確的科學(xué)的世界觀、人生觀和價(jià)值觀。在處理事務(wù)和矛盾的時(shí)候，要為人正直，處事光明磊落，堅(jiān)持自覺(jué)地學(xué)習(xí)馬列主義和毛澤東思想，并指導(dǎo)自己的言行，在錯(cuò)綜復(fù)雜的環(huán)境中，始終保持正確的前進(jìn)方向，不為金錢、名譽(yù)、地位和權(quán)力所誘惑而迷失方向。所以，作為為人師表的教學(xué)秘書，堅(jiān)定的政治方向、良好的思想品德是最基本的要求。

2.提高職業(yè)道德素質(zhì)

在教學(xué)秘書的工作中，職業(yè)道德和操守是很重要的。教學(xué)秘書每天面對(duì)的煩瑣工作和復(fù)雜事務(wù)，必須時(shí)刻明確自己的職責(zé)之所在，要敢于吃苦，勇挑重?fù)?dān)，樂(lè)于奉獻(xiàn)、腳踏實(shí)地努力工作。要從全局利益出發(fā)，熱愛(ài)自己的事業(yè)，當(dāng)好校領(lǐng)導(dǎo)的參謀，發(fā)揮好其助手的作用，甘當(dāng)無(wú)名英雄。

3.提高工作效率

工作效率是非常重要的環(huán)節(jié)。這就需要教學(xué)秘書注意做好合理的時(shí)間規(guī)劃，在最有效的時(shí)間內(nèi)優(yōu)質(zhì)地完成工作內(nèi)容和任務(wù)，以提高工作效率。因?yàn)榻虒W(xué)秘書的工作內(nèi)容原本就是那樣的煩瑣復(fù)雜，必須制定一個(gè)科學(xué)合理的工作計(jì)劃，才能保證忙中不出錯(cuò)、忙中不出亂。首先，教學(xué)秘書需要具備良好的時(shí)間規(guī)劃能力，從而在有限的工作時(shí)間里，發(fā)揮最大的價(jià)值。教學(xué)秘書需要在工作中，技術(shù)性地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，預(yù)見工作的復(fù)雜程度，從而做好合理的應(yīng)用安排。根據(jù)工作內(nèi)容的重要程度和緊急程度制訂工作計(jì)劃，用自己積極的工作態(tài)度面對(duì)煩瑣的工作。其次，教學(xué)秘書要做到按時(shí)完成工作計(jì)劃中的內(nèi)容，做到不拖延、不推遲。教學(xué)秘書需要注意提高自己的自我約束能力，不懈怠、不畏難，在有限的工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)行有效的工作。這就需要自己合理地控制時(shí)間，并恰當(dāng)?shù)匕才殴ぷ鲀?nèi)容，以此來(lái)提高自己的工作效率。

4.加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)的能力

教學(xué)秘書在上崗之前需要著重了解學(xué)校的文化底蘊(yùn)和文化背景。在學(xué)校的崗前培訓(xùn)工作中注意積極學(xué)習(xí)崗位的工作內(nèi)容。隨著高校教學(xué)不斷地改革深化，教學(xué)秘書的工作日趨復(fù)雜化、系統(tǒng)化，在到崗之后，教學(xué)秘書需要積極向?qū)W校優(yōu)秀教學(xué)秘書學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)，參加學(xué)校的各種培訓(xùn)，在工作的空閑時(shí)間，教學(xué)秘書要積極學(xué)習(xí)本院系的基礎(chǔ)知識(shí)，提高自己的綜合素養(yǎng)，為日后的工作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。例如：教學(xué)秘書需要積極關(guān)注本院系所屬行業(yè)的人才需求，從學(xué)生的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)學(xué)院的人才培養(yǎng)計(jì)劃進(jìn)行深入的了解和掌握。在實(shí)際工作中，教學(xué)秘書還需要學(xué)習(xí)心理學(xué)、教育學(xué)以及管理學(xué)等相關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識(shí)，以應(yīng)對(duì)工作中可能出現(xiàn)的諸多實(shí)際問(wèn)題。

5.提高自己創(chuàng)新意識(shí)和能力

創(chuàng)新是社會(huì)進(jìn)步的基礎(chǔ)，為了適應(yīng)高等院校的飛速發(fā)展，教學(xué)秘書更需要樹立與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新意識(shí)及工作理念，要在工作中以創(chuàng)新的眼光去看待管理工作。教學(xué)秘書必須摒棄以往的舊觀念，注意時(shí)刻更新知識(shí)和理念，更要關(guān)注教育領(lǐng)域發(fā)展的方向和新的目標(biāo)。在工作中，注意創(chuàng)新教育管理的方式，從自身崗位和職責(zé)出發(fā)，追求創(chuàng)新發(fā)展，提高自己的專業(yè)技能，主動(dòng)探索教學(xué)管理改革的新動(dòng)向，從而在工作領(lǐng)域中積極創(chuàng)新，多出新成果。

綜上所述，高校教學(xué)秘書必備素質(zhì)的要求為：心理素質(zhì)、溝通能力、信息能力以及專業(yè)知識(shí)能力等。高校提高教學(xué)秘書教學(xué)管理水平的方法為：從高校方面講，需要建設(shè)教學(xué)秘書隊(duì)伍，完善激勵(lì)機(jī)制以及與各部門的積極配合等；從教學(xué)秘書自身上看，需要注意提高政治思想素質(zhì)和工作效率，加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提升自己的創(chuàng)新意識(shí)?？傊?，只有不斷提高教學(xué)秘書自身的素質(zhì)和水平，提高整體隊(duì)伍的綜合能力和教學(xué)管理水平，才能推動(dòng)高校的進(jìn)步和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王莎莎.淺談教學(xué)秘書的工作職責(zé)、工作特性及必備素質(zhì)[J].科教文匯（下旬刊），2017（7）.