信息化條件下高校學費管理流程優化初探

趙敬予 劉奕孜 高芳 王翀宇

隨著教育改革的不斷發展，高校規模的日益擴大，高校人數逐漸增多，高校學費管理也越來越復雜化。學費收入作為高校的重要資金來源，亟需引入信息化管理手段，加強高校學費信息化管理，提高高校學費管理水平。目前的高校學費收繳過程還存在諸多問題，因此在本文中，筆者分析了當前高校在學費收繳過程中存在的問題，并提出一些改善性建議，對實際工作提供借鑒和參考。

學費管理作為高等學校財務管理的重要組成部分，加強大學生的學費管理能更加有效地為各類高校的正常運營和提升教學質量提供物質保障。一般高校內一個完整的學費收費流程包括應收學費設置、學費收繳、學費票據開具和學費入賬等四個基本環節。但目前來看，高校學費管理在各個環節中均還存在許多問題，而利用信息化技術改善問題、優化學費管理流程有助于提升高校學費管理工作水平，提高高校財務管理工作的效率。

一、學費收費流程及問題分析

（一）應收學費設置。應收學費設置作為學費管理工作的基礎環節，也是最核心的環節。目前，大多數高校并沒有形成部門間的信息數據庫平臺，各部門的數據信息處于相對獨立的狀態。學生的住宿標準發生變化需要后勤部門提供學費相關數據信息；學生休學、復學、入伍、出國交流等學籍變動需要教務處提供學費相關數據信息；享受國家助學貸款的學生需要學工處提供學費相關數據信息。由于各個部門間數據獨立、信息不共享，相關部門學生收費信息的變化不能被財務部門及時掌握，在部門間傳遞數據時存在傳遞數據滯后或者傳遞數據不準確的風險，導致應收學費收入不足或者收入錯誤，不僅影響應收學費數據的準確性也間接的增加了財務部門的日后工作量，降低工作效率。

（二）學費收繳和票據開具。隨著信息化技術的不斷發展，多數高校都采用了網上繳費方式，很大程度上緩解了收費人員的現場收費壓力。但目前多數高校采用的還是紙質的學費票據，盡管網上繳費緩解了現場收費壓力，也加大了后續票據開具和發放環節的工作強度。紙質學費票據需要耗費大量的人力打印和整理，盡管學費收據對大部分學生并無使用用途，但作為一個完整的學費管理流程體系，財務部門仍然需要通過層層分發、逐一登記的方式發放學費票據，由于學費票據使用面廣量大，其工作量之大顯而易見。另外，學費票據管理一般都由收費工作人員具體使用，票據打印、作廢等票據處理都由是收費工作人員獨立完成，使用相對隨意，沒有形成良好的內部控制環境。

（三）學費入賬。學費管理人員初始化生成學費數據后，數據再傳輸到財務核算系統。由于收費系統和財務核算系統彼此間相互獨立，學費不能時時入賬。學生收費年度以學年為核算期間，與會計核算年度不一致，造成會計核算年度實際收費金額與當年預算不一致，兩個系統之間不能相互印證。由于不能及時回撥非稅收入，非稅收入上繳與財政回撥資金之間存在空檔管理，這些都會對會計收費核算造成一定的風險影響。

二、學費流程優化路徑

（一）建立部門間共享數據平臺。學費收費作為一項系統過程，需要相關部門間的共同協作。隨著高校教育的不斷發展，人數增多，教育模式的創新化改變，學生的學籍異動、住宿標準的變更、助學貸款等相關學生收費信息的變化更加頻繁，進而加大學生收費管理難度。因此應建立學費收費的相關部門與財務部門之間的數據共享平臺，隨時掌握學生的學費相關信息變化，及時調整學生的學費相關信息，減少數據傳輸滯后和傳輸錯誤的風險，提高學費管理工作質量和效率。

（二）學費收據電子化。隨著信息化的日益發展，高校收費也逐漸實現無人化的收費方式，網上繳費方式簡單便捷，既節省了學生的時間成本也節約了收費管理的人力成本。但目前大部分高校的學生收費票據仍然是紙質票據，與信息化的繳費方式并不匹配。因此應建立電子收費票據管理平臺，學生在網上繳費成功后即可自助打印電子票據。電子票據能改善紙質票據的購置和管理成本，同時也節約了因領用核銷而帶來的交通成本和時間成本等。實行電子票據后，學生也可以隨時根據自已的需要導出打印繳費票據，方便快捷。提高效率的同時也簡化了票據流程、節約了人力成本，使票據的整個使用和管理過程更加信息化、科學化。

（三）建立并完善財務核算和監督機制。高校可以根據自身的實際情況，運用信息化技術，建立收費系統和會計核算系統之間的數據連接，在收費完成確認無誤后即可智能轉化成相應的會計憑證，經審核無誤后即可完成學費的入賬工作。一方面加快了非稅收入的回撥效率，提高財務核算質量和水平，另一方面也加強了學費管理工作的監督，盡可能降低高校學費管理工作的財務風險，從而為高校自身長遠、良好、健康的發展提供堅實的資金支持和財務保障。

三、結語

良好的財務管理工作是高校健康穩定運行的基礎。綜上所述，目前高校的整個學費管理流程中還存在諸多需要改善和提高的地方，而學生收費管理工作作為高校財務管理工作的重要組成部分，有必要引用信息化的手段對高校學費管理工作流程進行優化，提高高校的學費管理效率，減少高校財務工作的風險，從而實現高校自身健康穩定的發展。（作者單位為哈爾濱工業大學）