會展行業(yè)的采購風險及防范措施

吳紅香

會展采購的物資或服務具有“小、散、低”的特點，一是單價一般不高，供應商的準入門檻低，實力要求不高，因而不易引起關(guān)注和重視。二是采購的物資使用周期短，僅在會展期間的2-3天使用，會展結(jié)束，采購全過程隨即中止，難以復盤驗收及評價，增加了監(jiān)督管理的難度。三是對供應商的辦展經(jīng)驗、服務質(zhì)量要求較高，一般占采購權(quán)重的70%，不易與市場價對比，采購金額可操作的空間較大，易成為違規(guī)違紀行為的易發(fā)地。

一、會展行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀

從二十世紀八十年代以來，我國會展業(yè)經(jīng)歷從無到有，從小到大，以年均近20%的速度遞增，行業(yè)經(jīng)濟效益逐年攀升，場館建設(shè)日趨完善，已成為國民經(jīng)濟的助推器和新亮點。根據(jù)商務部等機構(gòu)的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，2011年會展經(jīng)濟直接產(chǎn)值僅為3016億元，到2016年增加到5612億元。2017年我國展覽經(jīng)濟直接產(chǎn)值預計超過6000億元人民幣，對經(jīng)濟拉動作用明顯。

根據(jù)《中國展覽經(jīng)濟發(fā)展報告（2016）》數(shù)據(jù)顯示，2016年各類展會的辦展主體仍然是以展覽企業(yè)為主，行業(yè)協(xié)會以輔，展覽會組展單位共涉及企業(yè)1447家，較2015年增加了121家，增長率為9%；其中內(nèi)資企業(yè)1405家，占企業(yè)總量的97%，港澳臺企業(yè)23家，外資企業(yè)18家，合計占企業(yè)總量的3%。

二、會展行業(yè)的盈利模式

以食品飲料行業(yè)為例，一般由會展企業(yè)通過租賃場館，采購主場運營服務、搭建展位服務等，為參展商、采購商等利益相關(guān)方，搭建產(chǎn)銷對接、品牌傳播、科技交流、投融資合作等多功能平臺，通過銷售展位、廣告、門票等，獲取服務溢價。

三、采購業(yè)務存在的風險

通過調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，以展覽為主營業(yè)務收入的會展企業(yè)成本主要包括：場館租賃費、宣傳推廣費、展位搭建費、安全保障、勞務成本、物流、保險等。對于展覽會面積為10萬平米在上的企業(yè)而言，一次展會的成本支出在3000萬元以上，采購的服務多達100個，會展采購的物資或服務具有“小、散、低”的特點，一是單價一般不高，小則幾十元，大則上千元，供應商的準入門檻低，實力要求不高，因而不易引起關(guān)注和重視。二是采購的物資使用周期短，僅在會展期間的2-3天使用，會展結(jié)束，采購全過程隨即中止，難以復盤驗收及評價，增加了監(jiān)督管理的難度。三是對供應商的辦展經(jīng)驗、服務質(zhì)量要求較高，一般占采購權(quán)重的70%，不易與市場價對比，采購金額可操作的空間較大。面對總量如此可觀的采購業(yè)務，毋庸置疑已成為會展企業(yè)內(nèi)部管理的灰色地帶，也易成為違規(guī)違紀行為的易發(fā)地，筆者對某會展企業(yè)的采購項目審批、供應商選擇、合同簽訂、驗收、費用報賬、會計核算等環(huán)節(jié)進行跟蹤調(diào)查發(fā)現(xiàn)，采購環(huán)節(jié)中存在的主要問題是：

（一）缺乏采購決策機制，沒有決策記錄，難以追責

會展公司沒有制訂大額采購等核心業(yè)務的決策流程及決策程序，沒有明確決策參與人、表決過程、決策結(jié)論等。也沒有決策會議紀要/記錄。缺少采購談判記錄、詢比價記錄。實際工作中，往往以傳閱會簽采購合同或個別征求意見等方式代替集體決策，決策過程不透明，難以追責。

（二）缺乏相互稽核和監(jiān)控機制

從采購業(yè)務談判、供應商的選擇、合同定價、合同擬定、合同執(zhí)行、驗收、申請付款，往往由一個部門，甚至一個人完成，整個業(yè)務環(huán)節(jié)缺乏相互稽核和監(jiān)控機制，容易產(chǎn)生差錯或舞弊而且不易被發(fā)現(xiàn)。

（三）采購渠道不夠規(guī)范

長期使用同一供應商，由于缺少供應商評價機制，對供應商的選擇隨意大，甚至內(nèi)部員工采取以他人為法人代表和股東的名義成立幕后公司，為會展公司長期提供服務，使會展公司形成依賴，難以引進新的競爭者，幕后公司虛增合同金額，謀取不當利益。

（四）市場信息搜集不夠

價格信息獲取手段單一，多為在供應商傳真報價基礎(chǔ)上討價還價。形式上企業(yè)通過討價還價降低了成本，實質(zhì)上，增加了高于市場價格的隱性成本。

四、防范措施

會展采購領(lǐng)域產(chǎn)生舞弊原因是多方面的，既有個性的，也有共性的；既有主觀的，也有客觀的；既有制度本身缺陷造成的，也有實際操作錯誤造成的。究其根源，缺乏必要的監(jiān)督和制衡。具體的防范措施有：

（一）明確決策流程

對采購項目、采購方式、采購預算金等以會議形式集體討論決定，充分發(fā)表意見，應當發(fā)表同意、不同意或緩議等明確意見。在充分討論的基礎(chǔ)上，采取口頭表決、舉手表決或無記名投票等方式進行表決，對決策結(jié)論做好記錄，參會人員簽字存檔，便于追責。

（二）明確職責、建立采購管理辦法

從采購項目報審、采購項目立項、商務談判、合同簽訂、合同評審、合同執(zhí)行、項目驗收、付款等采購的全過程，明確各部門的職責及采購流程，重點是不相容職責要分離：采購申請與批準采購申請相互獨立，以便加強對采購的控制；批準請購與采購部門相互獨立，以防止采購部門購入過量或不必要物資而損害企業(yè)利益；采購審批、合同簽訂、合同評審相互獨立，防止虛列支出；驗收部門與財會部門相互獨立，保證按真實展位搭建數(shù)量等采購的物資登記入賬。

（三）對采購項目分類監(jiān)督管理

按采購時間對采購項目分類管理，減少緊急采購的發(fā)生，降低采購風險。可以分為需要提前采購的項目和常規(guī)推進采購的項目。如，與展位定價和廣告定價相關(guān)的項目需要提前采購，包括場館場租、標展搭建、 廣告資源價、主場服務、門禁及制證項目等，通常在確定會展項目后，服務商就要介入確定各類工作方案。其余為常規(guī)采購項目。

（四）建議采購考核辦法

通過建立考核機制，對采購人員進行績效考核，量化業(yè)務目標，考核指標可以包括： 采購成本是否降低？賣方市場的條件下是否維持了原有的成本水平？采購質(zhì)量是否提高等。以規(guī)避采購舞弊風險。

總之，會展業(yè)務的采購管理要從決策機制、采購業(yè)務流程入手，以采購過程中發(fā)現(xiàn)的問題為切入點和抓手，通過考核，提升采購業(yè)務人員的能力，完善采購管理辦法，持續(xù)改進，提高運營水平，確保企業(yè)可持續(xù)性地健康發(fā)展。（作者單位為中糧糖業(yè)股份有限公司）