現代企業檔案管理實踐與探索

龐惠燕

企業檔案與企業的經濟利益緊密相連能夠真實全面的對企業的生產、管理和經營過程中的各個環節進行記錄和反應，是企業資產中十分重要的一部分內容。在信息化的時代背景之下，為了迎合企業發展的需求，應當對企業檔案管理工作進行適當的調整，實現轉型和升級。以企業檔案管理的實際情況作為研究的切入點探索現代企業檔案管理的方式方法，從理論和實踐的角度均具有十分積極的意義。

一、企業檔案管理的現狀

（一）企業檔案信息化管理觀念淡薄

企業檔案能夠真實全面的對企業的生產、管理和經營過程中的各個環節進行記錄和反應，對企業的發展有著不可估量的價值。20世紀90年代，國家開始對企業實施行政管理，企業檔案的升級管理活動在全國范圍內開展，企業檔案的管理水平得到了一定的提升，也標志著企業檔案信息化建設的開始。然而，進入到21世紀以來，有關檔案部門對企業的監管能力逐漸在削弱，加之企業管理者對檔案管理工作的認識存在不足，檔案管理工作的升級未能持續跟進實施，致使企業檔案管理工作停滯不前。

（二）企業檔案管理部門主動作為意識不強

過去30年互聯網技術飛速發展，如今信息化已經滲透到了生活的方方面面，傳統的企業檔案管理模式已經不能適應時代的發展，企業為了能夠在競爭激烈的市場中獲得長久的競爭力應當轉變思路，順應時代發展的特點對企業檔案實施信息化管理。然而，大部分企業缺乏主動作為的意識僅僅滿足于企業檔案收集保管和目錄的信息化，造成了企業檔案管理信息化嚴重滯后的局面。

（三）企業檔案管理信息化建設投入力度不夠

企業檔案管理信息化建設是一項專業性與復雜性兼具的系統工程，需要專業化的技術支持以及完善的軟硬件配套設備為實現企業檔案的信息化管理提供有力的基礎保障。企業檔案信息化建設過程對數字化環境以及相關網絡設備的性能要求比較苛刻，需要付出高昂的成本，從現實情況來看企業對于檔案管理投入的資金十分的有限，難以滿足上述要求，價值企業檔案信息化建設難以在短期內實現經濟效益，不能博得企業管理者的重視。因此在有限的資金投入下，企業檔案信息化建設難以取得成效。

二、加強企業檔案信息化建設的對策

（一）確保檔案信息化與企業信息化同步建設

目前正處于信息化的時代，企業應當緊跟時代脈絡加快腳步進行企業檔案信息化建設，從以往的經驗來看這項工作不是孤立于企業發展的，而是應當充分融入到整個企業的信息化建設之中。從發展方向上看，企業檔案管理系統與企業的辦公系統、技術數據以及業務數據之間應當實現無線對接，本著這個思路最終把檔案管理部門打造成企業的信息集中地。

（二）實現企業存量檔案與現行傳統載體檔案的數字化管理

傳統的紙質檔案記錄了企業的歷史，反映了時代的特點，對企業的重要性不言而喻。為了提高企業檔案管理工作的效率，方便企業在生產經營過程中對歷史資料進行查閱，加之保護原件，處于上述原因應對傳統的紙質檔案進行數字化。

（三）實現企業檔案信息資源的網絡共享

通過完成企業存量檔案以及增量檔案的數字化，建立全面完整記錄反映企業發展歷史以及經營管理情況的企業檔案數據庫。充分利用企業檔案數據庫的資源優勢，提高企業的工作效率、提升企業的經濟效益，對于企業的發展來說具有重要的意義。基于這個目的，企業應當積極作為，為員工提供一個便捷的企業檔案查詢平臺，切實做到資源共享，讓沉睡的檔案煥發新的生命活力。

（四）強化企業檔案管理人才隊伍建設

新時期對企業檔案管理人員的專業素質提出了新的要求，具體來說企業的檔案管理人員在具備專業化的檔案管理知識的基礎上還要熟練掌握計算機的操作。基于以上原因，企業在進行企業檔案信息化建設的過程當中，必須加強對檔案管理人員的培訓，幫助其提高計算機的操作水平，更熟練的操作相關檔案管理系統。除此之外，企業還應當積極引進具備豐富檔案信息化管理經驗的高素質人才，全面提升企業檔案管理人員的綜合素質。

三、結語

當今時代是信息化主導的時代，從現代企業的檔案管理工作來看，傳統的紙質檔案管理方式已經不能適應時代的發展要求，實現企業檔案的信息化管理是時代發展對于企業的內在要求。企業應當緊跟時代發展的腳步，探索提升企業檔案管理水平的方法，充分認識到企業檔案信息化管理的重要性以及緊迫性，切實加大對相關配套設施的投入，積極引進相關人才強化人才隊伍建設。（作者單位為山西國化燃氣有限責任公司）