大數據時代檔案利用服務的創新

王麗君

我國龐大的人口數量決定了我國龐大的網民人數。人們日常生活中無時不刻的涉及到信息技術，信息技術的廣泛應用使得人們的生活發生了巨大的改變，但信息技術的革新要靠人們在使用信息技術的反饋，也就是人們在應用技術時所產生的信息。大量的人口產生的信息量是巨大的。通過一個大數據的綜合分析能夠得到當前人們在各個領域的一種趨勢，有利于掌控市場等方面的走向，有利于用數據得到的結論指導當前的生產，有效的提升我國的經濟的發展。

大數據信息技術的應用有著不可替代的優越性。尤其在信息查找、信息檢索等方面，這種技術在速度和準確度方面是人工和各種傳統方式的領域無法媲美的。大數據信息技術在檔案服務領域也有著很大的優勢。利用該技術能夠準確的對檔案進行查找、修改、綜合分析，尤其在數據量巨大的今天。本研究就對大數據信息技術的發展和大數據時代檔案利用服務的應用作簡要分析。

一、大數據信息技術在檔案領域的應用

在生活中的各個領域都會涉及檔案的處理。例如在事業單位的檔案管理工作中，檔案管理制度經歷了多次變革，逐漸的向現代模式靠攏。以“統一領導、分級管理”的方式運行。這種檔案管理的形式使得我國在檔案管理方面的保密性和安全性做的比較到位，既能夠使檔案管理的安全性得到保障，還能確保檔案的準確性得到保障。并且該種模式還能讓檔案管理工作在社會上得到廣泛的使用，還能夠提高檔案的管理效率，通過實踐證明該種體制在檔案管理方面得優越性和實用性，說明該種體制在目前來說是適合我國檔案管理工作的。但是隨著大數據時代的到來，為適應現代社會的發展。我國在檔案利用服務方面需要作出適當改變。檔案的利用是指對檔案信息進行數據化，然后便于以后的抽取調用，便于整合研究的一種檔案管理模式。只有檔案被作為數據利用之后才能算發揮了檔案的價值。所以，利用大數據信息技術對檔案進行處理和應用，一方面能夠保證檔案的利用價值，另一方面能夠在提升檔案的利用效果發揮更大的價值。

在檔案利用領域，大數據信息技術的應用才存在這一些難點。這些問題主要由于檔案信息量的增長、檔案信息的安全性、檔案信息的多樣化。檔案信息量的增長所引發的問題主要是信息的整合困難。難于將大量的數據信息整合到一個平臺中；此外，檔案的儲存也是一項難題。所以由于檔案的數量龐大，數據信息的儲存輸入就是一項艱巨的任務。大量的信息給檔案的管理帶來巨大的困難，要將數據管理好，還要做好數據的安全工作，防止數據外泄。另一方面還要保證數據的準確性，在存儲的過程中很容易發生數據的損毀和破壞，導致數據丟失，影響整個數據庫的質量，從而影響后期的檔案分析，產生錯誤的分析結果。在當前信息多樣化的時代，各種信息以圖片、音頻、文字等各種不同的方式存在，這就給數據的管理工作增加了工作量。這些非結構性的文件具有占用空間大、難于維護等特點，但是這些文件占有相當大的比重并且還有著較為重要的作用，所以對此類數據的管理工作是要專門攻克的難題。

二、檔案利用方面應當進行革新

（一）利用新的方式摘取高質量數據

在當前大數據時代的環境下，由于數據的類型和數量眾多，傳統方式中的收集、管理、利用等環節難以進行。尤其是在數據的收集環節，工作量成倍增加。所以，為了應對這種情況就必須做出方法上的革新。檔案的管理人員可以在數據采集時對數據進行初步的篩選，把有價值高質量的信息進行挖掘，從而在數據收集方面進行工作量的簡化。因此，這就需要數據的挖掘技術對數據進行預處理。所以，檔案管理者可以在龐大的數據中提取最有價值的檔案資源信息。能夠利用大數據分析、挖掘技術更好地對檔案進行合理的管理利用，提升檔案管理的效率和效果。

（二）利用先進的數據處理工具

在能夠挖掘有價值的信息之后，要對數據進行合理的處理，便于以后的信息管理。應當利用多種有效的檔案管理工具對檔案進行有效處理。可以利用web、數據結構等工具開發出不同的數據處理工具，減少重復性工作，有利于提高工作效率。還要能夠將數據關聯式調出，在用戶所需要的數據基礎上，關聯一些相關的數據，為用戶提供多種選擇。

（三）大數據時代檔案利用的期望

基于當前大數據時代的發展，應當對檔案利用服務做出一定的規劃和展望，以期待在此領域有更快更好的發展。對于檔案利用，主要有兩個期望：由需要到被需要的轉變、對不同的用戶提供不同的服務。當前的檔案數據處理主要是本身的需要才進行，并且服務于本身的一項業務。一般都是一個企業或組織都有自己的檔案管理機構，進行自我管理。在大數據發展的今天，對于一些保密等級并不高的數據，可以進行多個企業組織共用一個檔案管理機構。一方面能夠減輕本身的工作壓力，可以有更多的精力去專門經營自身項目。另一方面來說，多個企業或組織的數據可以實現共用，數據庫是原來的幾倍或十幾倍，獲得的數據發生失誤的可能性會更小，更能夠保證分析出的結果的準確性。所以，能夠將檔案管理機構集中化，從自身需要轉變成為大家需要的一個機構，能夠促進該行業的發展。此外，對于不同的企業機構，所提出的要求各不相同。所以在檔案管理機構的工作中，需要對不同的企業組織提供不同的服務。保證每個用戶的個性能夠得到滿足，才能不斷提升自身的業務范圍，提升服務質量。（作者單位為大慶市龍鳳區招生辦）