工程檔案管理工作與電子信息化建設

張克芬

隨著互聯網的發展與電子信息的普及，電子信息化技術已經被廣泛應用到社會各行各業中，工程檔案管理行業也不例外。電子信息技術在工程檔案管理工作中的應用，極大地革新了工程檔案管理的模式和方法，顯著提高了工程檔案管理工作的規范性、系統性與標準性。與此同時，創建健全完善的工程檔案電子信息化管理體系已經成為我國許多工程檔案管理部門的重要任務。

一、我國工程檔案管理工作的現狀

目前我國工程檔案管理工作的現狀并不理想，在具體的工程檔案管理工作實踐中，主要存在以下三方面的不足。第一，工程檔案管理意識不強。我國許多工程檔案管理人員都不是科班出身的專業檔案管理人員，他們既缺乏相應的工作責任心，也不具備較強的檔案管理意識，在創建工程檔案時，只求短時間的應付了事，沒有養成良好的檔案管理習慣，從而常常出現檔案信息數據搜集不全面、檔案管理和檔案歸檔出現間歇性中斷，檔案信息資料滯后、不完整，檔案可信度、真實性不足等問題。第二，檔案管理方法滯后，缺乏健全完善的工程檔案電子化管理制度與管理規范。目前我國許多建設單位的檔案管理方法都較為滯后，缺乏健全完善的工程檔案電子化管理制度與管理規范。這樣相關工作人員在進行工程檔案管理時就無據可依。同時因為許多檔案管理部門自身的組織結構疏松，很難從上而下形成一個較為嚴格的工程檔案管理實施監管制度，這樣就造成工程檔案管理工作難以有效落實。第三，工程檔案管理水平較低。目前我國有些建設單位的工程檔案管理人員仍然采用傳統落后的人工檔案管理方式，這樣不但難以細化地對工程檔案資料進行歸類保存。而且在需要時，也無法及時地對檔案進行精確檢索與查找。有些建設單位雖然在工程檔案管理實踐中，應用了現代電子信息技術，但是因為工作人員自身的職業素養不高，他們對電子信息新技術的掌握與應用程度也就非常有限，在出現工程問題時，檢索起來也較為緩慢。

二、電子信息技術在工程檔案管理工作中的重要作用

（一）有助于提升工程檔案管理的工作效率

將電子信息技術應用在工程檔案管理工作中后，紙質的工程檔案文字資料輸入計算機中，被轉化成相應格式的數據化信息。這樣一方面，節省了紙質工程檔案文字資料的儲存空間，能夠有效防止工程檔案文件的丟失，另一方面這些數據化信息資料在管理與保存方面也更為方便。再加上現代計算機的檢索功能比較齊全，所以在工程建設需要時，檔案管理人員能夠依據相關的建檔時間、建檔檔號、工程名稱、工程委托號、工程試驗人等眾多檢索關鍵詞有針對性地精確查找出相關的工程檔案資料，這樣就進一步提升了工程檔案管理工作效率。

（二）有助于提高工程檔案資料的有效利用率

相較于傳統的人工存儲信息資料方式，電子信息化方式存儲資料數據的最大優點就是能夠突破時空對工程資料的限制，使工程檔案資料能隨時隨地被相關人員查閱。換句話講，將電子信息技術應用于工程檔案管理中，不但可以利用現代計算機全面采集、科學整理與完整保存各類工程數據與工程建設資料，還能夠依據工程建設部門的各項具體要求，及時為工程建設人員調取與檢索其所需的相關資料信息。這樣就實現了工程檔案管理與工程建設工作的同步，工程檔案資料能夠及時的被工程建設部門共享，工程信息資料的有效利用率明顯提高。

（三）有助于降低工程建設成本

第一，將電子信息技術應用在工程檔案管理中后，工程檔案管理工作的效率加快，建設單位所需的檔案管理人員明顯減少，這樣其所耗費的員工薪資支出也會相應的減少。第二，工程建設是一項十分復雜繁瑣的工作，在其建設過程中通常涉及的人員和工種較多，如果僅憑借傳統的人工統計方式管理工程檔案，無可避免地會出現一些檔案管理漏洞，降低檔數據資料的真實性，嚴重者將直接影響后續的工程設計和工程施工進程，從而加大了工程建設成本。而將電子信息技術應用在工程檔案管理中后，工程檔案管理工作變得更加得標準化、技術化、規范化與系統化，這樣就能夠有效避免工程檔案管理疏漏，優化工程建設結構，降低工程建設成本。

三、加強工程檔案管理電子信息化建設的有效途徑

（一）加強各部門對工程檔案管理電子信息化建設工作的重視

我國目前工程檔案管理電子信息化建設程度之所以不高，其首要原因是建設單位的相關領導與檔案管理人員對工程檔案管理電子信息化建設工作不重視。這就需要工程建設單位的各個部門及早樹立正確的工程檔案電子化管理觀念，并在單位內部頻繁宣傳工程檔案信息化管理的優勢，使全體工作人員充分認識到電子信息技術對工程檔案管理的重要促進作用，同時進一步強化建設單位全體員工的服務意識，以促使他們自覺地配合與參與到工程檔案電子信息化建設工作中來。

（二）全面采集與正確歸檔工程檔案原始數據

工程檔案的各類原始數據，是建設工程檔案電子信息化管理體系的基本資料，所以相關的工程檔案管理人員必須進一步做好工程檔案原始數據的全面采集與正確歸檔工作。在日常的工程檔案管理工作中，利用現代計算機、高清掃描儀等各類先進的電子化數字輸入設備及時將工程建設中的各類文字資料與相關圖紙轉化成相應格式的數據信息，科學分類與完整保存起來，方便后期應用。

（三）進一步提升檔案管理人員的職業素養

現階段我國的工程檔案管理工作水平較低，很大一部原因是在許多建設單位中負責檔案管理工作的并非專業的檔案管理人才，而是從其它部門臨時調來兼職的。這就決定了他們的檔案管理理念落后，檔案管理技能有限。這就需要建設單位積極聘用那些檔案管理專業畢業的高學歷人擔任工程檔案管理員。他們不擔接受過系統的檔案管理知識教育，同時對計算機和現代信息技術的了解與掌握程度也較高。在實際的工作中，更能充分利用已學過的檔案管理專業知識規范化系統化地開展好檔案管理電子信息化建設工作。同時，如果當前建設單位的專業檔案管理人才確實不足，不得不由其它部門的員工兼職。對于這些兼職員工，建設單位要對他們進行相應的檔案管理知識與計算機操作技能培訓，只有經過培訓并考核及格后，才能上崗。這樣可以有效確保建設單位檔案管理的正確性、真實性與完整性。

（四）制定科學系統的工程檔案信息化管理制度

工程檔案信息化管理制度是順利開展工程檔案電子信息化建設工作的依據和基礎，建設單位必須盡早創建一套科學系統工程檔案信息化管理制度，才能有效確保后續工程檔案信息化建設工作的規范有效進行。一方面建設單位要創建較為明確的工程檔案信息化管理責任體制。將工程檔案電子化管理的各項責任明確落實到相應的部門和員工個人。另一方面，建筑單位應該制定有效的工程檔案信息化管理獎懲機制。對于那些在工程檔案管理信息化建設工作中表現良好的部門和個人給予相應的表揚與物質獎勵，而對于那些不配合工程檔案管理信息化建設工作的則給予相應的懲罰，以調動全體員工參與工程檔案管理信息化建設的積極性。

四、結語

綜上所述，目前我國工程檔案管理工作的現狀并不是十分理想，在工程檔案管理實踐中依然普遍存在著工程檔案管理意識差，管理方式落后，管理制度、管理標準缺乏、管理水平低等不足之處。而將電子信息技術應用到工程檔案管理工作中，則有助于提升工程檔案管理的工作效率，提高工程檔案資料的有效利用率，同時顯著降低工程建設成本。所以在工程檔案管理實踐中，相關檔案管理人員必須積極采取有效途徑，不斷加強工程檔案的電子信息化建設。唯有如此才能有效改進我國工程檔案管理工作的弊端，切實推動我國工程檔案管理工作的持續發展。（作者單位為中鐵二十局集團第五工程有限公司）