試論事業單位干部人事檔案信息化管理

【摘要】隨著科技的不斷進步，檔案信息管理化愈加明顯，如何提高檔案信息化管理是當今人事檔案管理部門工作人員的重要任務，本文從信息化管理在事業單位檔案管理中的優勢出發，提出如何實現檔案信息化管理的對策。

【關鍵詞】事業單位；干部人事檔案；信息化管理

隨著科技的不斷發展，網絡信息化的普及，事業單位的人事檔案管理工作也需要改革實現信息化管理才能跟上社會發展的步伐。信息化管理能提高檔案管理工作的效率，為檔案資料的存儲提供了相對穩定的環境。因此，檔案管理工作人員需要在工作中充分利用現代科技來促進檔案管理工作快速實現信息化管理。

一、事業單位人事檔案信息化管理的優勢

（一）能有效地提高工作效率

傳統的人事檔案管理工作方式落后，日常的工作主要依靠檔案管理人員手工操作。查找資料的時候需要耗費大量的時間和人力，工作效率較低。如果在工作中使用信息化管理，就可以防止這些現象的發生，信息化管理具有獨特的優勢。可以實現檔案管理結構的優化，檔案管理工作人員在進行人事檔案錄入的時候，需要對大量的檔案進行信息分類、篩選、加工建立標準的檔案信息管理方式，把檔案信息科學合理的分類進行管理。需要使用檔案的時候可以利用電腦技術進行索引，就能方便快捷地獲取檔案信息，提高工作效率。

（二）信息化管理能使檔案保存實現穩定性

電子檔案和傳統的紙質檔案相比壽命較長。傳統的紙質載體在保存過程中容易受各種因素的制約出現檔案損壞、丟失等現象。例如，紙張在高溫或者低溫下就容易損壞，但是電子信息就不會受這些因素干擾。電子檔案可以根據不同的需求選擇不同的存儲方式，而且閱讀方便快捷，保存時間長，穩定性是檔案信息化管理的優點。

（三）信息化管理可以實現信息交流和資源共享

傳統的靠手工來記錄檔案信息再進行保存的模式，技術較為落后，大量有用信息和資源被埋沒，但是利用計算機進行管理以后，根據檔案信息保密性質的要求，可以建立檔案信息網絡服務平臺，使檔案管理工作實現高效管理和資源共享的效果。

二、事業單位干部人事檔案信息管理的內容

（一）推廣現代化管理方法

利用計算機來管理人事檔案，可以實現資源共享。人們利用計算機建立一些完善的檔案數據庫，實現動態化的信息管理。例如利用計算機和一些現代管理設備，把人事檔案資料整理以后輸入計算機，再利用一些軟件技術把文字、圖片、音像等資料轉換格式，變成數據資料，使紙質和數據格式同時并存，需要資料的時候可以通過電腦屏幕來查詢相關內容。

（二）推廣開放式管理方法

在檔案信息化管理模式中首先可以建立干部業績檔案，以便于及時地將干部的日常工作情況、業績和重要工作中的實際表現和完成工作的一些情況記錄檔案中，為干部的提拔和調動提供一些重要的依據。其次，可以建立干部綜合能力檔案，例如干部的文化程度、專業素養、資格考試等都能反映干部的真實才能，進而有計劃地對干部人員進行培養和提拔。

三、事業單位人事檔案信息化管理的建議

（一）提高人事檔案管理工作人員的安全保密意識

現代科技的信息化管理方式給人事檔案管理工作提供了極大的便利，但是也讓人事檔案管理工作中存在一些不安全因素。例如部分人事的檔案信息在利用過程中出現數據丟失或者資料泄露等情況。所以人事檔案管理工作人員一定要認識到安全保密的重要性，采取一些相對有效的安全管理方法，避免檔案信息出現丟失和泄露的情況。同時，人事檔案管理工作人員自身需要不斷地學習專業知識，在進行資料管理的時候需要對信息進行重點和次要點的篩選，利用好現代科技的加密功能，保證檔案資料的安全。另外，管理工作人員需要做好檔案數據備份工作。人事檔案管理部門要對整個事業單位使用檔案的權限進行明確劃分，不能出現越權使用檔案的情況，工作人員需要嚴格按照檔案工作的保密要求來進行工作，保證人事檔案信息的安全。

（二）增強檔案管理規范化程度

首先，事業單位要根據《檔案法》的規定來建立健全管理制度，檔案的使用和查閱過程要按照一定的標準來進行。其次，要加大檔案管理各項設施的投入力度，從硬件方面來保證檔案的存儲安全。檔案管理部門需要安排專門的工作人員來進行管理，檔案庫房、閱檔室和辦公室要分開，室內的設備要齊全，例如空調、滅火器材、防盜等一些安全設備。最后，建立嚴格的保密制度，具體工作要落實到位，保證檔案的安全。

（三）加強檔案管理的法律法規建設

檔案管理工作要想有序進行，就要制定相關的法律法規來進行監督和保護。檔案管理工作是一項特殊性工作，檔案管理部門和形成檔案的各個部門或個人之間存在著復雜的關系和一些法律問題。因此，必要的法律法規是保證檔案管理工作順利進行的依據。檔案管理部門要提高自己的檔案意識，對檔案工作要熟悉，同時要不斷地組織檔案管理人員學習《檔案法》等一些檔案管理的相關政策，把檔案管理意識深入每個工作人員心中。

信息化的管理模式是人事檔案管理工作適應現代化發展的需求，因此，事業單位檔案管理工作人員需要在工作中不斷地進行創新，盡快實現檔案管理工作信息化，提高工作效率，保證工作質量。

參考文獻

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[2]姜桂秋.分析事業單位人事檔案管理的信息化建設[J].現代經濟信息，2017（21）.

作者簡介：馮彥東（1982—），男，漢族，陜西延安人，本科，中級館員，研究方向：機關事業單位干部人事檔案管理。