加強檔案人員培訓的管理

燕麗

[摘要]檔案是檔案工作人員經過認真篩選、分析歸納、分類編目、認真整理所形成的，其中包含的內容對學校的管理來說是至關重要的。在當今這個飛速發展的時代，計算機技術日益成熟，我們進入了一個講究效率的社會，以往的人工管理檔案模式已不再適用。鑒于此，本文就加強檔案人員培訓的管理展開探討，以期為相關工作起到參考作用。

[關鍵詞]檔案管理；業務培訓；檔案信息化

一、學校檔案管理工作的重要作用

學校檔案是學校的歷史載體，其中包括文書檔案、財會檔案、人事檔案、學生檔案、聲像檔案、基建檔案、教職員個人業績檔案等幾大門類。學校檔案既記載了學校的發展歷程，同時也記載了教職工的相關資料和學生在學校的學習狀況以及個人資料，這里面的內容是學校評價各教師教學結果的一個重要標準。學校檔案是多項數據的綜合，關系著各教職工和學生的前途，并且，其中的資料可以鑒定這個學校的教育狀況，看出此學校的教育水平。

二、檔案業務人員培訓工作的基本要求

檔案業務人員培訓工作要以資格培訓和繼續教育為重點。要建立健全檔案業務人員培訓、考核、登記制度，建立培訓與使用相結合的管理機制。檔案業務人員參加培訓的情況應列入本人業務檔案，并作為上崗、任職的重要依據。資格培訓要突出針對性和實用性，各級檔案部門應建立健全持證上崗，嚴格實行持證上崗。對不具備大學專科以上檔案專業學歷的檔案業務人員及未受過檔案專業知識教育擬從事檔案工作的人員進行資格培訓要從實際出發，以檔案工作基本知識、基本技能和基本原則為主要教學內容，貫徹學用一致、按需施教的原則，加強職業道德教育，注重工作能力和操作技能的培養。資格培訓的學習時間應不少于176學時。

繼續教育要根據檔案工作的實際需要和科學技術的發展情況，以新知識、新理論和新技術為主要教學內容。從事檔案專業技術工作的檔案業務人員，需參加檔案系列中級專業技術職務任職資格考試及晉升高級專業技術職務的人員要定期接受繼續教育，不斷補充、拓展和更新科學技術知識，進一步完善知識結構，提高創新能力和專業技術水平。要注意加強對中青年檔案業務骨干、學術帶頭人和創新技術人才的培養。從事檔案行政管理工作的檔案業務人員，要接受以更新知識為主要內容的專門業務培訓，把學習理論知識與研究解決實際工作中的重點和難點問題結合起來。繼續教育的檔案專業知識的學習時間每兩年應不少于80學時。要堅持各級檔案部門領導干部進修制度。為適應改革與發展的需要，抓好各級檔案部門領導干部培訓工作。省直單位檔案部門、各專業檔案館處級以上干部，設區市檔案部門正副局長在任職期間應至少參加一次國家檔案局組織的在職學習，學習時間不少于60學時。省直單位、省直屬企業、科技事業單位專職檔案人員、縣（市、區）檔案部門正副局館長在任職期間每三年參加一次省檔案局組織的在職學習，學習時間應不少于40學時。

三、對檔案培訓教育形式的思考

（一）注重檔案收集。加強管理

完善檔案的前提是收集文件資料，歸檔之前，對所掌握的資料進行細化分析，保證檔案的質量。在此要求下，檔案管理人員需要進行資料分析、分類、整理的過程，而為了避免部分檔案管理人員對處理資料方面存在不懂之處，學校應該開展檔案收集培訓，增強管理人員的資料分析和整理能力，提高學校檔案的質量。

（二）集中培訓

《文書檔案管理辦法》中明確規定：各單位檔案室負責集中統一管理本單位機關各科室文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用。各單位機關科室應將本科室職能活動中產生的有保存價值的文件材料和與之對應的電子文件進行收集歸檔。據此，川慶井下檔案工作需要處長辦公室、人事組織科、審計科、財務科等多個歸檔部門共同完成。為了提高檔案工作質量，其每年至少開展一次集中培訓，并組織所有歸檔部門的工作人員進行培訓，重點學習檔案管理業務規范、各類文件歸檔要求、檔案查閱管理規定、歸檔范圍確認制的程序及要求、ERP操作系統等內容，以加強工作人員的業務熟練程度，提高檔案基礎工作質量。

（三）加強相關行業知識培養

檔案是歷史活動的真實記錄，檔案管理人員要熟悉檔案內容，研究檔案價值，科學管理好各行各業的檔案，又需要了解并掌握相關行業的有關知識，以提高對各種檔案的科學管理水平。例如人事管理離不開人事檔案工作，財務管理離不開會計檔案，它們分別是人事管理和財務管理的一個重要組成部分，為了更好地做好檔案管理工作，檔案管理人員只有熟悉人事管理、財務管理的相關知識，才能準確地把握人事檔案、會計檔案的準確性和完整性。

四、結語

總之，檔案管理工作的意義重大，各高校應該構建健全的檔案管理系統，加強檔案管理的科學性。不斷吸取先進的檔案管理理論和技術，將其運用到學校的檔案管理當中，完善數字化檔案、完善檔案管理制度，能為學校的發展起到促進作用。檔案管理工作，是當今各高校所應重視的問題。