專業技術人員繼續醫學教育檔案管理探究

陳瑤

[摘要] 繼續醫學教育檔案是醫院專業技術人員參加繼續醫學教育、培訓、學習等活動的真實記錄，做好專業技術人員的繼續醫學教育檔案的收集與管理工作，能為醫院的人才培養、專業技術人員的梯隊建設提供依據。該文對醫院專業技術人員的繼續醫學教育檔案管理進行研究，以期為醫院更好地進行人才管理提供指導性意見。

[關鍵詞] 醫院；專業技術人員；繼續教育；檔案管理

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）11（c）-0048-02

醫院專業技術人員進行的繼續醫學教育是其在畢業后醫學教育之后，學習醫學領域新知識、新理論、新技術、新方法的一種教育形式。繼續醫學教育檔案是專業技術人員進行繼續醫學教育的重要記錄材料，是一項重要的檔案信息資源。做好醫院專業技術人員的繼續醫學教育檔案管理研究，有利于進一步規范繼續教育檔案的管理，總結繼續醫學教育成功的經驗和失誤的教訓，對提高繼續教育質量和效果起著不可替代的重要作用，是提高醫院專業技術人員業務技術能力的重要途徑之一。

1 做好繼續醫學教育檔案工作的意義

繼續醫學教育檔案是指醫院專業技術人員在繼續醫學教育活動中，所形成的檔案記錄。檔案工作和教育工作相輔相成，做好繼續醫學教育檔案工作，能為繼續醫學教育的科學發展創造良好的環境，推動繼續醫學教育可持續發展。在繼續醫學教育的過程中，各類具有職業針對性的活動不斷進行，而繼續醫學教育檔案工作的開展，則可以把最具有價值的信息記錄起來。這些記錄的內容能夠真實反映出醫院專業技術人員接受培訓與教育的真實情況，是豐富且真實的第一手資料，是各醫療單位檔案材料中不可缺少的部分，醫院通過這些資料能對醫院專業技術人員的能力和素質進行了解，為年度考核、職稱晉升、獎優罰劣提供了切實的依據，也可促進醫技人員充分認識自己，提高自身的業務素質及業務能力。此外醫院也可以通過檔案了解專業技術人員接受培訓、進行科研的實際情況，為專業技術人員的職稱晉升提供真實的佐證材料，也為醫院領導制定人才培養規劃提供參考資料，對醫院的發展有著重要的意義。繼續醫學教育檔案工作的本質是對過去的總結，總結成功的經驗和事物的教訓，為未來的工作提供指導：幫助繼續醫學教育工作更有方向性的開展，也為衛生事業的發展提供了強有力的動力。

2 繼續醫學教育檔案的內容

醫院專業技術人員繼續教育檔案與傳統的人事檔案都是可以呈現出豐富信息的文本材料，但專業技術人員繼續教育檔案有其自身的特殊性。隨著時代的發展，醫學的領域不斷拓展，繼續醫學教育也更加多樣化。繼續醫學教育的專業多且層次不一，這就要求檔案工作要更有針對性。針對不同專業的技術人員，對其專業背景及專業能力進行充分地分析，建立真實、合理的檔案資料。

醫院繼續醫學教育檔案內容分為以下兩類：（1）專業技術人員參加繼續醫學教育獲得的學分證明材料，包括：①學分證書；②發表論文復印件，論著、教材等復印件；③科研成果方面的證明材料；④外出進修學習合格證明；⑤科室組織的專題講座等材料；⑥自學材料；⑦讀博碩證明材料等。

（2）繼續醫學教育項目檔案材料，如各臨床科室主辦各級各類繼續醫學教育項目和備案材料，包括項目通知、講課資料、音像資料、照片、花名冊、日程等有關資料。

3 繼續醫學教育檔案的收集與管理

3.1 收集

該院目前對繼續醫學教育檔案采取定期與隨時收集相結合的方式。每年12月份起對專業技術人員該年度參加繼續醫學教育獲得的學分證明材料進行定期收集審核；而各科室舉辦的繼續醫學教育項目，則采取隨時收集的方式，要求辦班要提前備案，項目結束后，及時將備案材料上交醫學教育科核查，及時歸檔。

3.2 審核

對于收集上來的材料，及時進行鑒別與審核。對于個人上繳的學分證明材料，每一份都進行認真核實，去偽存真，使其能反映實際真實情況，而后將相關材料歸檔。各科室舉辦的繼續醫學教育項目認真對照上交的項目通知、講課資料、音像資料、照片、花名冊、日程等材料，不足部分要求整改并補齊。

3.3 整理

①歸檔。對于個人上繳的學分證明材料，建立個人檔案，編排先按科室，再按個人編碼，存放時按編碼順序排列，卷盒貼有標簽。每年在學分材料收集完畢后對上年度的材料進行整理立卷。各科室舉辦的繼續醫學教育項目檔案采用按年度、科室分類歸檔的方式進行管理與保存，每個項目建立一個檔案，編排先按年度，再按項目類別、項目編號進行編碼，存放時按年度加編碼順序排列，卷盒貼上標簽，每年度在項目檔案收集完畢后整理立卷。

②借閱管理：對于個人上繳的學分檔案，建立借閱登記制度。由于專業技術人員每年評聘職稱均需上交學分檔案到上級部門進行審核，為規范檔案管理，保證檔案材料完好不丟失，醫院建立了學分檔案借閱登記制度，凡需借出學分檔案者均要進行借出登記與歸還登記，并要由個人簽收確認，在約定時間內及時歸還。

③采用信息系統管理。醫院開發了醫技人員繼續醫學教育學分登記系統，個人先按要求在系統上登記學分相關信息后，再將學分登記項目上的相應學分證明材料送到醫學教育科審核。審核人員在系統上審核通過后，就可利用該系統進行各種查詢統計，提高了工作效率和管理質量。審核未通過的，將通過系統將未通過原因反饋給個人，由其重新提交合格的學分材料后方可審核通過，保證了學分檔案材料的規范性。各科室的舉辦繼續醫學教育項目檔案歸案后，醫學教育科管理人員將數據錄入到繼續醫學教育項目數據庫，供統計查詢。

4 繼續醫學教育檔案管理存在的問題

該院是一所三級甲等綜合醫院，醫學教育科負責全院醫技專業技術人員的進修培訓、繼續醫學教育和教學管理工作。每年舉辦國家級繼續醫學教育項目20余項，省級繼續醫學教育項目近50項；開展對衛生專業技術人員的學分認定，包括核對材料后在系統上審核，登記，核對后歸檔，工作量大，在管理過程中存在以下問題。

①缺乏對繼續醫學教育活動建立檔案的意識，沒有引起重視。專業技術人員與行政管理人員普遍對繼續醫學教育檔案的重要性認識不足。有些專業技術人員對繼續教育存在著抵觸心理，在工作業余時間本想休息，但被要求進行繼續教育，心中難以接受，在對檔案進行管理的過程中，有部分已經沒有職稱晉升需求的專業技術人員就認為沒有必要，不想參加學習，也不上交繼續教育檔案，這就導致了收集檔案過程中困難重重，大量的時間花費在催收檔案工作上，導致工作效率低。

②缺乏繼續醫學教育活動檔案管理的有效機制和制度，醫院未制定繼續醫學教育檔案管理相關制度，即使制定了，也難以嚴格的落實，從醫院的管理者到專業技術人員本身，對于檔案管理制度建設都沒有引起足夠的重視，在他們的認識中，檔案管理工作是可有可無的。

③檔案保管環境欠缺。由于繼續醫學教育檔案為一人一檔，需要空間大，而醫院的現實情況是空間有限，目前檔案只能存放在職能科室辦公室中，缺乏獨立的檔案室進行存儲。辦公室環境無法滿足檔案保管的環境需求，不利于檔案的長期保管。

④頻繁借閱造成檔案遺失。專業技術人員晉升時需提供繼續醫學教育學分原件，因此，在晉升、評審幾個月的周期里，學分檔案要被頻繁借出，而一般要數月后甚至次年才可能歸還。有一些專業技術人員在完成職稱晉升后，忘記將學分歸還職能科室歸檔，有些甚至故意不還，極易造成學分檔案的遺失。

5 做好繼續醫學教育檔案管理的對策

①加強宣傳，提高認識，醫院專業技術人員多、崗位技術職稱等類別復雜，可利用醫院的宣傳欄、院內辦公網、會議等形式對開展繼續醫學教育檔案管理的責任及意義進行宣傳，引起專業技術人員的足夠重視，提高各級領導對建立繼續醫學教育檔案的重視，要做到醫院從上到下對醫院實施繼續醫學教育活動建檔工作形成共識。

②規范管理，健全制度。醫院要建立一套完善和健全的檔案管理程序，完善檔案管理工作，需要歸檔保存的繼續醫學教育文件材料的原始記錄一定要具備科學性、真實性、完整性。在歸檔工作中，要充分做到按照類別、性質分別歸檔。檔案管理人員要有專業的工作素養，有良好的工作心態，能充分落實檔案管理工作，解決存在的問題。

③改善檔案管理環境。將檔案放在同一地點存放，設立繼續教育檔案室或檔案柜，對檔案進行統一保管。專業檔案室和檔案柜的檔案保管環境也有利于檔案的長期保存。

④制定檔案管理及借閱流程，由專人負責，及時做好借閱登記，強化檔案歸還手續的及時和完整，避免檔案借閱遺失現象的發生。

6 總結

專業技術人員繼續醫學教育檔案管理是繼續醫學教育中重要的一環，做好醫院專業技術人員繼續醫學教育的檔案管理工作，能夠促進衛生技術人員不斷提高工作能力和業務水平，為醫院人才培養、考核評定等工作提供依據。推進繼續醫學教育工作更加科學的發展，也為衛生事業的進步提供了強有力的動力。當然，繼續醫學教育檔案管理目前并不完善，認識不足、制度建設不夠、存放保管環境欠缺等問題仍然客觀存在。因此，相關的對策也需要及時實施以應對現有的問題，同時也要努力發現尚未明晰的矛盾點。如今，信息社會不斷發展，繼續醫學教育檔案管理的發展要抓住潛在的機遇，利用信息化網絡等現代技術，進一步提高繼續醫學教育檔案管理效率，推動衛生事業的發展。

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（收稿日期：2018-08-28）