檔案在醫院文化建設中的作用及有效發揮研究

楊勝兵

[摘要] 隨著現代經濟以及科技的發展，檔案管理顯得尤為重要，特別是醫院，其作用也日益突出。醫院檔案詳細記錄了醫院各科室工作內容及其發展歷程，有效的檔案管理對其醫院及其社會都具有深遠的意義。

[關鍵詞] 檔案；醫院文化；研究

[中圖分類號] R7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）06（b）-0108-02

[Abstract] With the development of modern economy and science and technology， archives management is particularly important， especially in hospitals， and its role is increasingly prominent. The hospital records have recorded the work contents and the development course of various departments of the hospital in detail. The effective archives management is of far-reaching significance to hospitals and society.

[Key words] Archives； Hospital culture； Research

檔案管理工作是一項工作服務性很高的管理性工作。有效的檔案將增強醫院的技術和知識儲備，為醫院的持續發展提供強有力的保障，且能在關鍵時刻發揮檔案的依據和憑證作用，維護企業的經濟利益和合法權益，同時有助于加強醫院自身文化建設，充分展示醫院發展的歷程，培養員工的認同感和歸屬感，提升醫院的文化品位。

1 醫院檔案管理與醫院文化建設關系

檔案管理系統是社會信息系統的基石，是整個國家文獻信息系統的組成部分之一。醫院檔案管理主要是將醫院內部各個科室的信息進行收集、整理、保管、鑒定、統計，服務于醫院工作。醫院檔案管理已經成為國家檔案管理的重要內容之一。醫院文化是醫院的靈魂，是一個醫院的精神源泉，是歷史的積累和沉淀，也是對傳統醫院文化的弘揚和創新的結果。檔案管理工作是推動醫院文化建設的有效途徑，檔案管理與醫院文化建設兩者之間是相輔相成的，兩者之間存在著不可分割的關系，醫院的檔案管理是醫院文化的重要組成部分，完善的檔案將有效推進醫院的文化建設，醫院的文化建設也依托于檔案，健全的文化建設拓展了醫院檔案的服務范圍和應用領域，同時也為醫院檔案注入新的活力。對于醫院而言，檔案認真并詳細記錄了醫院的醫療工作，使醫院的歷史文化得以再現，醫院醫療檔案是醫院文化建設的基礎，兩者相互依存，相互促進。

2 檔案管理存在的問題

2.1 醫院對檔案管理不重視

當前我國部分醫院把精力主要專注于醫療和科研方面，忽視了檔案管理，對檔案管理重視度不足，致使檔案管理工作不合理、不規范，更甚至有一些醫院直接當醫院的檔案管理工作不存在，很多醫院僅依據自己的理解對檔案進行管理，無明確的要求及統一的管理模式和標準。有的醫院并未將檔案管理工作納入管理考核工作中，使得檔案管理工作存在管理不嚴的問題。在檔案管理方面沒有投入相應的人力、物力和財力，使得部分檔案管理工作人員認為檔案管理根本不重要，所以不愿意在檔案內容的記錄和整理方面浪費時間和精力。這種不規范不重視的檔案管理，在今后的醫院管理及發展中往往存在諸多隱患。諸如，核心醫療技術、資料被竊取，涉密檔案資料被公開，醫患糾紛發生時，無法很快找到直接負責人，互相推諉。這不僅影響醫院的發展，更有損醫院的信譽。

2.2 檔案管理制度缺乏保密性

檔案管理是醫院管理工作中一項保密工作，因此需要建立健全的管理制度與之相匹配。此外，由于醫院健全檔案管理制度不健全，并缺乏相應的考核機制，使檔案管理人員對工作的積極性比較弱，從而導致檔案管理的基礎工作完成效果差，繼而影響著醫院檔案管理整體工作的效率。

2.3 檔案管理人員不具備專業的職業技能

參與檔案管理工作的人員缺乏檔案管理專業相關的學習和培訓，部分醫院的檔案管理人員是由醫院的其他崗位轉崗過來的。雖然這些人員都是在醫院工作并且了解醫院醫療的相關知識，但是對檔案工作專業知識缺乏理解和掌握，無法對檔案的管理工作提出更深層次的建設性的指導意見，這對醫院檔案管理工作的專業性和系統性的發展大大不利。此外，由于檔案管理人員在管理知識儲備和檔案管理工作方面比較傳統，影響著醫院檔案管理的發展和應用。

2.4 醫院檔案管理工作的信息化水平較低

一些小規模的醫院采用手工收集這一模式，而這樣的模式無法讓患者的有效信息形成系統的檔案內容，也就會影響了醫院檔案管理工作的水平提升。雖然，信息技術的發展，使得其在醫院的不同領域有著更多的體現和運用，但是信息技術在醫院檔案管理工作中運用，尚未能被積極落實，導致很多醫院的檔案管理工作依舊處于信息檢索的初級階段，未能有效地帶動醫院檔案管理工作的水平提升。

3 如何強化檔案管理

3.1 醫院加強對檔案管理的重視度

醫院的領導應該充分認識到檔案管理的重要性，不要僅僅注重醫院的醫療和科研，要充分認識到良好的檔案管理將會為醫院獲取更多的經濟利益，醫院的相關部門應該在檔案管理方面投入相應的人力、物力和財力，加強對檔案管理的重視度，檔案管理的內容的記錄和整理也會更加細致，這樣醫院才能有效發揮檔案管理的作用。從而醫院的權威也就會更好地建立起來。

3.2 加強檔案管理制度的保密性

醫院領導人要意識到檔案管理是需要一定的保密性的，因此，醫院要健全檔案管理制度，并設立相應的考核機制，提高檔案管理人員工作的積極性，這樣檔案管理的基礎工作才會做得更加完善，繼而也提高了醫院檔案管理整體工作的效率。

3.3 加強檔案管理人員的專業知識培訓

部分醫院的檔案管理人員是由醫院的行政管理崗位、醫療技術崗位等轉崗過來的。雖然這些人員都具有一定的醫院工作經驗，但是對檔案工作專業知識缺乏理解和掌握，所以這一問題應該加強對檔案管理人員的專業知識培訓，并對其掌握情況進行考核，對掌握情況良好的人員給予適當的精神獎勵和物質獎勵。只有檔案管理人員充分了解檔案的內容才能對檔案的管理工作提出更深層次的建設性的指導意見，也會對檔案管理工作進行創新。這將對醫院檔案管理工作的專業性和系統性的發展有好處，也會大大拓展檔案管理工作的應用范圍。

3.4 將信息化融入到檔案管理工作

首先，醫院需要根據醫院的實際情況，并借助現代的科學技術，對檔案進行細分匯總，并建立局域網絡，擴建醫院檔案管理中心，建設檔案管理配套的平臺，以形成醫院檔案信息管理平臺；其次，為了提高檔案管理工作的工作效率，要將檔案以信息化的方式錄入信息化管理系統中，替換手工作業存檔的方式，以更好地實現檔案管理的科學化、現代化與信息化。

4 如何有效發揮檔案管理在文化建設中的作用

4.1 轉變醫院檔案管理理念，提升對建設醫院文化的認知

醫院在建設校園文化的過程中應強化檔案管理，利用檔案管理豐富醫院文化建設體系。讓醫院的人員充分認識檔案管理工作的內容，并將檔案管理資源應用到文化建設中去。醫院的領導要充分了解檔案管理的重要性，挖掘檔案管理在文化建設中的作用，構建與之相符的文化體系。同時加強檔案管理交流，增加檔案管理的投入，完善檔案管理體系，從而豐富文化建設的內容。醫院本身更要加強自身意識，加強工作主動性，發揮檔案的文化作用。不完善的檔案管理內容將制約醫院文化建設的發展，作為醫院的領導人要充分了解、深入挖掘檔案管理與文化建設的關系，拓展檔案管理的服務功能，積極開展檔案管理工作，建立和諧、具有特色的文化體系。

4.2 優化檔案管理，促進文化建設

檔案管理是醫院文化建設的基石，每一家醫院都有自己的歷史背景，文化底蘊，這些在檔案中都會有所記載，應當充分利用這些檔案記錄，把醫院的相關信息融入到文化建設中去。但在這過程中仍要堅持以人為本。

4.3 利用現代信息技術，加強檔案管理對文化建設的影響

隨著現代辦公設備的發展更新和進步，幾乎所有的部門都是以計算機為主要辦公設備，醫院要建立要建立健全檔案目錄與全文等數據庫，自動生成檢索工具，這樣將大大減少工作程序，提高工作效率。醫院檔案管理工作實現提升的關鍵是硬件設備的構置與基礎設施的建設，只有大量資金投入，這些工作才能順利開展。同時，隨著社會的發展與進步，其也需要改變原始的檔案管理模式，實現創新發展。為實現檔案管理工作的信息化與現代化，需為檔案管理工作購置合適的設備，引進配套的技術，并且，追求高效化與無紙化。

5 結語

綜上所述，檔案管理在醫院的文化建設中有著顯著的作用，為了更好地建設醫院文化，需要醫院的各部門進行有效的溝通與合作，不斷加強檔案管理員的職業素質，對檔案管理人員進行專業知識培訓，并將這些專業知識融入到檔案管理工作中去，不斷更新檔案管理模式，為文化建設提供有效的質量保證，將檔案管理融入到醫院的文化建設中去，堅持以人為本，從實際出發。隨著時代的進步，醫院的檔案管理也面臨著巨大的機遇和挑戰，新的時代對醫院檔案管理工作提出了更高的要求。在新醫改背景下，醫院需緊緊抓住機遇，在改革的契機下，更新檔案管理理念，開拓新思路，創新方法。勇于嘗試和探索，使醫院檔案管理朝標準化及規范化發展，以全面反映醫院發展歷程，為醫院的發展提供科學依據。

[參考文獻]

[1] 王躍鐘.充分發揮檔案作用服務醫院文化建設[J].淮海醫藥，2010，28（2）：181-182.

[2] 劉玉紅.如何加強醫院檔案管理工作[J].中國醫藥科學，2011，1（24）：149.

[3] 金紅.檔案信息的數字化建設[J].機電兵船檔案，2011（2）：55-57.

[4] 吳曉琪.醫院檔案與醫院文化建設[J].江蘇衛生事業管理，2002，13（6）：44-45.

（收稿日期：2018-03-12）