PDCA循環在醫院文書檔案管理中的運用

李晶

[摘要] 在營造建設醫院文化的過程中，文書檔案有著不可替代的作用，利用檔案管理能夠實現醫院的文化傳承以及人本管理。由于醫院文書檔案管理工作存在資料格式多樣、層面廣闊以及時間跨度大等特點，如何更好地提升醫院文書檔案管理質量和規范性是當前重點關注的問題之一。PDCA循環按照計劃、執行、檢查、行動順序來實施質量管理，是提高檔案管理水平的重要措施，該文首先分析了當前醫院文書檔案管理過程中存在的問題，同時對PDCA的含義以及其在醫院文書檔案管理中的運用情況進行了討論，對進一步規范醫院文書檔案管理具有重要的意義。

[關鍵詞] PDCA循環；文書檔案管理；運用

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）11（b）-0061-02

在進行文書檔案管理過程中，管理人員通過不斷的積累與整理，進一步的擴充和整合了醫院的人文事跡、歷史進程以及醫院特色等資料，并通過醫院年鑒、醫院大事記等方式向外界展示。PDCA循環又稱為量循環，通過PDCA循環來對醫院文書檔案實施管理，能夠實現檔案管理的多元化、規范化以及制度化，同時利用PDCA循環來對檔案管理工作進行優化和改進，能夠讓醫院每一個員工都參與到醫院管理中，為醫院文化建設提供良好基礎[1]。此外，PDCA循環能夠將醫院文書檔案管理工作中存在的問題和不足找出并解決，從而更好的完成醫院文書檔案管理工作，這對推動醫院可持續發展具有關鍵作用。

1 目前醫院文書檔案管理中存在的弊端情況

1.1 醫院文書檔案管理制度機制存在不健全性

有些醫院負責人對醫院文書檔案管理工作的重視程度不夠，簡單認為文檔管理不能直接產生經濟效益，從而容易造成醫院文書檔案管理制度不科學性，出現醫院文書檔案管理凌亂無序、無法順利運行。醫院文書檔案管理部門所涉及到醫院部門較多、還應當與各部門做好及時溝通工作，工作內容繁瑣。然而如今大多數醫院對該類管理制度不夠完善，導致文件管理部門與醫院其他部門之間的溝通出現不協調性，各文件信息遺漏與缺失，未能及時提供準確的檔案信息，大大降低了醫院文件管理部門的工作效率與效率。

1.2 醫院文件管理工作人員專業強度不夠

①大多數醫院對醫院文件管理人員長期不進行培訓，不及時更新文件管理知識，不及時修訂管理制度；②大多數醫院對醫院文件管理工作人員工作調動較多；③大多醫院文件管理工作人員人數較少，人員崗位不匹配；④大多數醫院文件管理工作人員專業素養欠缺，職業責任心不夠，自我工作管理約束力不夠，導致收集各部門管理文件遺漏情況與不完善[2]。上述提到的問題，在一定程度上大大降低醫院文件管理工作效率與工作質量，無法取得醫院文件管理中的創新性。

1.3 醫院資金投入力度

有些醫院在文件管理方面中投入的資金不足，文件管理有關的儀器設備缺乏，比如常用的掃描機、計算機、打印機等，從而影響了醫院文件管理工作的進度與效率。

1.4 醫院文件管理中的信息化建設性不足

如今，大多醫院特別重視醫院治療系統中有關的信息化方面的建設，不重視醫院文件管理信息化建設，從而造成醫院文件管理信息化落后局面。還有一些醫院雖然醫院文件管理信息化建設比較完善，但是崗位匹配專業工作人員緊缺。

2 PDCA循環

PDCA循環大致概述為計劃、執行、檢查、處理等循環環節。將PDCA循環應用到現實的管理過程中有著顯著效果，能夠在一定程度上大大提升管理效率與質量。將PDCA循環實用到管理工作中，應至少做到3個方面：①要做到4個環節，即計劃、執行、檢查、處理，這4個環節是密不可分的；②PDCA循環在一定程度上不全是反復重復的循環過程，而是在每個循環周期內可以發現一些問題，及時解決問題，沒有解決的問題可以進入下一循環待解決，循環是進一步升華，即為階梯式上升；③大環帶小環，大環套小環，小環保大環，相互促進，推動大循環。運用PDCA循環能夠解決出現的問題，大致如下。

2.1 P（Plan）計劃環節

所謂的P環節一般指的是制定方針與質量目標的環節。該環節的主要目的為能夠集中保管與有效管理醫院各類有價值的文件，能夠達到最佳工作效果，有利于提升醫院自身文化水平與醫療質量水平[3]。一般文檔歸檔周期為一年進行一次，從而制定有關的計劃：①有效建立管理文檔工作小組，例如匹配相關文件管理人員，組隊，從而使得小組文件工作管理質量與效率大大提升；②提出有效的文件管理制度，對文件管理人員進行及時培訓，構建有效的文件管理信息化制度，提供一定資金投入等計劃環節，應當通過有關的領導及其他管理人員同意，從而有利于計劃環節順利進行；③每年初期總結好年度規檔。明確好歸檔的分類，比如說醫院人員合同協議、醫院進行會議簡要、任命書、年度總結、員工工作規劃等內容。

2.2 D（Do）執行環節

所謂的D環節一般指的是詳細地展開P環節中計劃的內容。（1）執行做好年度計劃。醫院文件管理負責人應當積極引導與嚴格執行計劃環節，同時還應當及時向上級匯報完成進度情況：①按時完成醫院年度歸檔計劃，及時完善歸檔信息，及時分類，以防遺漏有關的歸檔信息，以防文件管理質量與效率降低；②應當對醫院文件管理工作人員進行有關的培訓，讓其逐步認識到該工作的責任，了解與熟悉醫院文件管理制度，讓其嚴格按照醫院文件管理制度展開工作，以保證文件管理信息的真實性與可靠性。（2）構建有效的信息化建設制度，醫院應當配備必要的文件管理設備，比如說患者檔案管理軟件與硬件、掃描儀、打印機、刻錄機、計算機等。將信息化建設用于在醫院文件管理中，能夠大大提升醫院文件管理質量與工作效率。（3）醫院文書檔案管理團隊構建。應當及時對醫院文書檔案管理人員展開有效的培訓，應當及時更新文件檔案管理有關先進的專業知識，應當匹配信息化較高的綜合性人才，使得該團隊專業應對突發事件，使得醫院文書檔案管理工作的質量與工作效率進一步提升。

2.3 C（Check）檢查環節

所謂的C環節一般指的是對D環節完成的進度進行檢查與監督的環節。有關醫院文件歸檔管理負責人對一個月或者一個季度的醫院文件歸檔管理的質量展開檢查，進一步檢查P環節所制定的年度計劃進展程度，所檢查的內容有完成的進度，檢查已完成的、未完成的、完成的效果程度等。及時總結與向上級匯報D環節中存在的問題，及時對醫院文件歸檔管理制度展開有效的改善，及時修改與改進不適合的管理項目，以防影響醫院文件歸檔管理質量與工作效率[4]。還應當對醫院文件歸檔管理工作中薄弱環節進行抽檢，對醫院文件歸檔管理年度計劃展開按時與不定時抽檢。

2.4 A（action ）行動環節

所謂的行動環節是用來分析檢查環節的結果，應用可行性與有效性的改進措施。①改進醫院文書歸檔管理處理環節中現存的問題。比如在醫院文件歸檔管理中存在遺漏信息、錯誤信息、拖延信息等情況，醫院應采取有效的分析與匯總工作，進而發現其中不足之處，提出有效的醫院文件歸檔管理方案，從而能夠有效引導平常醫院文件歸檔管理工作順利進行。②不斷地將信息數字化在醫院文件歸檔管理工作中推進。醫院應當在信息數字化方面中投入一定經費，配置有關的醫院文件歸檔管理設備，比如醫院文件歸檔管理人員通過拍照或者掃描等途徑，進一步對文書檔案管理文件的利用率，在醫院文件檔案管理中進行數字化建設過程中，應當注意安全性與保密性，應當培訓醫院文件檔案管理人員有關的法律法規知識，還需構建醫院文件檔案管理備份與恢復備份有關的機制，及時更新檔案管理信息；醫院文件檔案管理所使用的網屬于局域網，禁止與外網鏈接，以防醫院文件檔案管理信息盜取與泄漏，不斷地改進與完善網絡信息化管理制度，從而在一定程度上確保醫院文件檔案信息的安全性與可靠性。③對醫院文件檔案管理人員展開及時培訓與繼續教育。舉行各種文件歸檔管理有關的定期培訓，鼓勵文件歸檔管理人員進行繼續教育，繼續專業深化，不斷提升自身專業知識與技能，不斷地讓管理人員認識到信息化管理的重要性，培養管理人員的專業素養、責任心，有利于醫院文書檔案管理人員了解與熟悉掌握文書檔案管理有關的制度與工作技巧[5]。還可以對文件歸檔管理人員展開專業定期考核制度，促進文件歸檔管理人員積極參與與學習，醫院應當匹配相關的文件歸檔管理人員，嚴格要求對每一工作環節細節，從而提升管理人員工作質量與效率。④定期舉行考評分析會。及時有目地性展開醫院文書檔案管理考評分析會。醫院文件檔案管理負責人分析與總結所檢查到的結果，及時發現文書管理工作中存在問題，并提出改進的管理方案，及時向上級匯報，進一步聽取工作人員在工作中提出的意見與建議，能夠及時完善管理制度，能夠進一步提升工作質量與效率。⑤及時改進不足之處，在文件歸檔管理中存在弊端，應當及時改進，提出有效的解決措施。對于還沒有來得及解決的問題，可以繼續進入下一循環中尋找解決方案，從而進一步提升醫院文書檔案管理水平。

3 結語

該文對PDCA循環在醫院文書檔案管理中的運用做了簡要的分析，PDCA循環能夠有利于提高醫院文書檔案管理工作質量與工作效率，值得醫院在文書檔案管理工作中參考及應用。

[參考文獻]

[1] 徐婕.PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用[J].管理觀察，2016（34）：169-170.

[2] 董小艷.探討PDCA循環在醫院檔案管理中的應用[J].蘭臺世界，2017（s1）：117.

[3] 王莉，楊華莉，路小軍.運用PDCA循環理論促進醫院檔案規范化管理[J].辦公室業務，2017（22）：189-189.

[4] 張柱.基于PDCA循環的人事檔案管理信息化[J].辦公室業務，2017（19）：134-135.

[5] 周炯輝.PDCA循環在醫院科技檔案管理中的有效利用[J].辦公室業務，2018（2）186.

（收稿日期：2018-08-21）