轉變和更新觀念，強化檔案信息化管理建設

張海鵬

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，數字化信息化發展迅速，檔案管理應逐漸實現信息化管理，滿足經濟社會發展需求。信息化是檔案管理的最終方向，前加工、分析、分類和歸類是高效利用檔案信息的關鍵必須實現檔案管理信息化，提高檔案管理效率。因此，需轉變和更新觀念，不但加強檔案信息化管理建設，不斷完善檔案信息化管理體系，加強和提高檔案標準化、規范化和安全化管理建設和水平。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設；思考

引言

在普及互聯網和信息化條件下，研究檔案這一事物整體在信息技術基礎上的運動規律，探索和建立基于信息化的管理理念、管理模式意義重大。信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業信息運動的支撐平臺。

1檔案信息化的概念和意義

1.1檔案信息化

檔案信息化是指在檔案行政管理部門規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處理、管理和提供利用的活動和過程。

1.2檔案信息化的意義

傳統檔案多為紙質、膠片、棉質、木質和金屬等材料作為介質保存，在館藏過程中極易受陽光、潮濕、霉變、蟲蛀、火災等因素的影響，造成珍貴的檔案損毀。即使保存得當，一些材質也有使用年限，會出現自然衰減終毀壞的規律。在傳統檔案管理模式下，檔案工作主要是重保管輕利用，造成大量檔案資料利用不便，而不能發揮其重要作用。隨著計算機網絡技術、現代信息加工技術等的應用，為檔案信息化建設提供了良好的基礎。加強檔案信息資源建設，變傳統管理方式為現代化管理方式，使檔案管理和使用效率大幅提高，其還具有不受時間地域限制的實時更新優勢，這些都使得檔案信息的價值得到更大程度的發揮，同時在電子政務和辦公自動化環境下，做好電子文件的形成、積累、歸檔、管理與利用，實現電子文件信息共享和電子文件長久保存，因而檔案信息化建設對檔案工作意義重大。

2檔案信息化建設存在的主要弊端

2.1網絡化建設的協調能力不足

現階段，在針對網絡化的實際建設中，特別是在資源共享和信息化，網絡化建設上，我國還沒有構造出一種有利、健全的管理體系，這正是由于在網絡化建設過程中的協調能力不足的主要體現。現階段檔案信息之間的各大網站不集中，無法有效的保障各資源之間的共享，這就導致了大量的資源被浪費的現象。

2.2網境下信息安全問題

無論是檔案信息網站還是聯網從事檔案工作的計算機，都有可能受到木馬程序侵入、黑客攻擊、計算機病毒等問題的威脅，原因可能是計算機操作系統存在漏洞、聯網情況下沒有使用網絡防護安全措施、使用移動存儲設備傳播計算機病毒等。一旦信息數據被侵害，會出現檔案信息或數據資料被竊取、銷毀、篡改等損失。

2.3檔案信息數據不完整

在進行檔案信息整理收集的過程中，由于量大，加之時間過久，就會出現損壞，丟失，由于人為過失導致信息入檔存在缺陷，導致信息在整體收集中就出現了不完整的現象，原始數據的丟失在日后的查詢和使用中就會帶來諸多的不便，從而在檔案信息方面錯在誤差，真實性得不到有利的保障。

3檔案信息化建設與檔案管理的優化措施

3.1轉變和更新觀念

（1）樹立現代化管理理念。檔案管理必須緊跟時代發展與信息化發展的步伐。網絡技術的發展使之成為獲取知識的重要渠道，如檔案管理依然沿襲和秉承傳統管理理念，會影響檔案管理工作質量。所以檔案管理必須順應科技發展要求，樹立現代管理理念，合理運用相關科技設備和管理軟件，推動檔案信息化管理的進程。（2）樹立檔案信息社會服務化理念。檔案管理的最終目的是實現檔案信息化管理，樹立檔案信息社會服務化理念，采用信息化手段整理和儲存檔案數據資料，建立良性循環數據環境，為查詢與統計分析檔案信息提供快捷途徑，提高檔案信息化管理質量和水平，滿足社會需求。

3.2加強檔案管理的數字化資源共享建設

遵循“存量數字化，增量電子化”的發展策略，信息化檔案管理建設期間，數字化資源共享平臺的建立，將社會發展需要的參考信息以及數據等，發布在檔案管理數據庫平臺中，便于社會群體或者部門直接查閱。科學合理的數據信息管理編制計劃，強化檔案管理的監督力度，為檔案管理的順利進行提供了保障。增加檔案管理數字化，拓展檔案管理數據整理范圍，保證檔案管理數據資源的多樣化。

3.3完善企業檔案信息化管理平臺

傳統紙質檔案文件，由于受到現實條件制約，其檔案管理流程顯得比較繁瑣，傳統檔案管理流程是制約著管理效率一個重要原因。建立信息化檔案管理平臺后，這個問題就可以解決，信息化檔案管理是把整個工作流程一體化，使其效率提高。在信息化檔案管理之中，我們需要利用互聯網技術對檔案收集和提取工作進行完善，減去一些不必要檔案收集流程，優化剩下流程，大大提高了效率。在實踐過程之中，相關工作人員完全可以將產生檔案資料通過互聯網傳送給公司檔案室，這樣有利于檔案室對資料收集，并且還可以為公司減少對檔案室人力資源投資。

3.4加強科學規劃建設水平

以科學發展觀為重要基礎，不斷推進檔案信息化建設的步伐，以此同時，還要注重對不同地區之間檔案信息化建設程度進分析，對于一些建設存在問題的地區給予一定的幫扶，結合具體情況做出相應的有效的舉措，縮小地區之間的差異，從而帶動整體檔案信息化建設的進度，實現共同發展。

3.5構建檔案信息安全保障體系

要建立健全和完善檔案信息安全保障體系，制定檔案信息安全保障措施，確保檔案信息的安全。信息安全保障體系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性”的具有預警、保護、檢測、響應和恢復能力的綜合性信息系統防護體系，目的是實現檔案信息和管理系統的安全，確保檔案信息的安全性，是保護信息化網絡安全的最有效、最經濟的措施。安全保障是檔案信息化管理重點考察的問題，提高安全水平要從優化信息系統開始，信息系統優化需要專業系統設計人員有效監控系統的安全性，及時為安全漏洞打補丁；要確保錄入信息準確無誤，防止重要信息在掃描或錄入時發生交錯偏差。只有按照規則和相關要求使用檔案信息管理系統，才能確保檔案信息化管理的安全性，保證密級檔案安全。

3.6提高檔案管理技術支持與資金保證

信息化建設下，對檔案管理技術提出更嚴格的要求，積極完善檔案管理中的技術支持，為其提供更充足的檔案管理信息化建設資源，確保檔案管理建設系統的穩定發展。同時增強檔案管理信息技術基礎，強化檔案管理中訪問權限的設置，提高檔案管理信息的安全。完善檔案信息化管理中基礎設施的建設，建立檔案信息化專項預算并對建設資金進行科學管理。

結束語

檔案信息化管理是經濟社會和科技發展的必然趨勢和選擇。在檔案管理過程中，要樹立信息化管理意識，提高檔案信息化管理水平，規范管理行為，提高管理效率和管理質量。要加強檔案管理的標準化、數字化、安全化建設，推進檔案信息化管理建設，充分利用檔案信息化管理，實現資源共享，適應經濟社會發展的需要。

參考文獻：

[1]馬旭紅.企業檔案信息化管理的重要性[J].中國集體經濟，2017（08）：30-31.

[2]夏進剛.城建檔案信息化管理的實現策略探討[J].城建檔案，2017（02）：14-15.

[3]彭柳.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.

[4]劉禹鵬.檔案信息化管理的優勢及安全問題探討[J].城建檔案，2017（01）：19-20.

[5]徐蔚.論檔案信息化管理中紙質檔案的重要性[J].檔案與建設，2015（10）：28-30.