創新和完善企業的檔案管理工作初探

李瑞

【摘 要】 企業組織管理中，檔案管理是重要的內容。目前企業的檔案管理工作已經突破了傳統的檔案管理模式而服務化轉向，即收集檔案資料，對檔案資料進行整理等等都是從服務的角度展開。企業檔案管理要從企業發展的角度展開，并不斷地完善和創新，保證企業的各項工作高質量、高效率運行。本文針對新和完善企業的檔案管理工作展開研究。

【關鍵詞】 企業；檔案管理工作；完善；創新

引 言

企業要獲得穩定發展，就要對檔案管理工作予以高度重視。檔案資料是企業發展進程中的真實記錄，在企業的綜合性發展中要發揮檔案資料的價值，就要不斷地完善檔案管理模式，實施科學化管理，并不斷地創新。檔案的服務作用切實地發揮出來，對企業發展起到重要的推動作用。

一、完善企業檔案管理工作的策略

（一）企業檔案管理機制要根據企業發展的需要不斷完善。企業檔案管理工作中，將板塊管理模式構建起來，將各項檔案管理工作根據管理內容的不同劃分為不同的板塊，即企業生產服務板塊、營銷服務板塊等等，做到檔案管理服務具有針對性。

企業檔案管理不斷完善，在檔案管理模式上要不斷更新。原有的檔案管理模式會存在查閱信息困難的問題，都可從檔案服務需求的出發更新管理模式，對檔案資料科學化處理，配合使用信息技術軟件，提高檔案管理效率，還可以維護檔案資料安全[1]。

（二）企業對檔案管理人員要強化培訓工作。檔案管理并不是簡單的管理工作，而是含有技術性的成分，這就需要檔案管理人員要具有管理能力和技術操作能力，所以，企業對檔案管理人員要強化培訓工作。企業的培訓工作中，要采用多種方式，其中宣傳教育是重要的管理方式，將檔案管理信息以文化傳播的方式展開教育，提高檔案管理人員對本職工作的認知，能夠認識到檔案管理工作對企業的發展起到基礎性作用，就會在檔案管理中迎合企業的發展需求改進工作模式，提高檔案管理效率[2]。

企業對檔案管理人員要做好定期培訓工作，提高他們的專業技術水平，并將培訓工作的重心落實到責任意識上。檔案管理人員培訓中，還要做好考核工作，對于接受培訓的所有人員都進行考核，合格后才可以上崗，這樣可以對檔案管理人員積極學習專業知識起到一定的督促作用，也有助于提高檔案管理人員的整體素質。

（三）企業檔案管理工作要實現信息化。企業檔案管理工作要發揮實效性，就要跟得上時代發展的節奏，與企業的運行狀態相吻合。企業各項工作信息化展開，就要將信息技術滲入到企業檔案管理中，將檔案信息管理模式構建起來是非常必要的。將傳統的實體化檔案管理虛擬化，實施規范化、標準化管理，檔案信息的收集、整理以及分類等繁瑣復雜的工作都可以通過計算機網絡實現，可以優化檔案管理的流程[3]。特別是企業的規模化發展中，信息量不斷增加，使用信息技術，運行檔案信息管理程序，就可以對檔案信息自動化處理，實現檔案資料數據化。在企業檔案管理工作信息化的過程中，注意與傳統的管理模式有效結合，可以強化檔案管理，保證管理質量。

二、創新企業檔案管理工作的策略

（一）強化檔案管理服務化方向轉向。檔案管理工作中，要發揮檔案資料的可利用價值，并創造經濟價值。在具體的實施中，可以將檔案管理激勵機制構建起來，開通檔案資源內部網站，將檔案服務作用落實實處。

檔案管理激勵機制的構建，就是要在重視檔案管理工作的過程中，還要通過運行激勵機制將檔案管理人員的積極意識激發起來，帶著熱情投入到工作中，不僅可以發現問題，還可以提出建設性意見。檔案管理部門還要與企業的各個部門之間合作，變被動工作為主動工作，與各個部門溝通獲得檔案資料，可以保證檔案資料的真實完整性[4]。同時也可以及時了解各個部門的檔案服務需求，以使得服務具有針對性。

開通檔案資源內部網站，就是將可以公開的企業發展經歷以及各種歷史資料在網站上公布，有需要了解相關信息的用戶可以隨時查詢。這種檔案資源信息共享的方式，可以使得檔案信息被充分利用，發揮企業文化的作用，提升員工對企業的認同感，將自身的發展與企業的發展建立關聯性，對企業的可持續發展可以起到一定的促進作用。

（二）強化檔案安全管理

檔案資料具有具有保密等級的，多數的資料關乎到企業的機密，一旦泄密，對于企業的發展非常不利。即便是可以共享的檔案資料，也是在企業內部共享，不可以對外宣傳[5]。所以，檔案管理中要提高安全意識。

檔案安全管理中，要采用安全防護措施，這是保證檔案安全的基本條件。從國家檔案管理的角度而言，檔案防護工作主要是預防火災、盜竊，避免潮濕，防止被蟲鼠侵蝕。檔案室要合理布置，安裝溫濕度測試器和煙感器，保證檔案資料不被損壞。

管理管理人員要提高安全意識，避免人為因素導致檔案資料破損或者丟失。企業檔案管理工作中，所有的管理工作都要按照流程進行，檔案管理要符合規定，防止檔案處理中由于工作疏忽而導致資料流失。

結束語

綜上所述，企業的運行質量通過檔案記錄就可以反映出來，所以，企業檔案管理工作是非常重要的。新的企業改革背景下，企業獲得更好更快地發展，就要將檔案管理納入到組織管理工作中，并從企業發展的需要進行檔案管理改革，對檔案管理工作不斷地完善、創新，以更好地發揮檔案管理的服務作用。

【參考文獻】

[1] 楊曉英.淺議新時期如何做好企業檔案管理與利用工作[J].東方企業文化，2015（13）：62—62.

[2] 查滿林.建設知識型企業檔案管理創新體系——二十一世紀企業檔案工作發展戰略思考[J].檔案學通訊，2013（01）：31—32.

[3] 劉紅遠.如何在創新中完善企業檔案管理工作[J].價值工程，2013（11）：125—126.

[4] 林麗媚.基于檔案管理理念創新視角的檔案管理信息化思考[J].經濟與社會發展研究，2014（10）：126—127.

[5] 王芳.如何做好現代企業檔案管理工作[J].價值工程，2013（31）：184—185.