高校財務檔案規范化管理措施研究

摘 要：高等教育是我國教育現代化的宏大構想的重要組成部分，高等教育學校的財務工作是在建設現代化的教育體系中不可缺少的一環。高等教育學校是我國事業單位的組成部分，所以高等教育的財務管理系統大體上應該遵循事業單位的核算方法完成，但是其與其他事業單位相比又具有其特殊性，需要按照《高等學校會計制度》執行。這其中的重點問題有財務檔案管理問題以及高等教育學校的會計核算問題。

關鍵詞：檔案；規范化；管理；改革措施

我們在進行高校的財務檔案管理工作的過程中要明確兩點，什么是財務檔案，我們應該管理的是什么。這兩個問題雖然看似相同，但是它們涵蓋的范圍卻不同。高校的財務檔案的范圍主要按《會計檔案管理辦法》規定，這之中包含會計核算資料也即事業單位經濟活動資料。這是不僅僅核算和審計的重要依據，也是國家進行經濟宏觀調控，劃撥高等學校教育經費的重要參考資料，是國家檔案的重要組成部分。國家檔案共分為三類，財務檔案與其他檔案資料有著本質的區別，我將在第一部分進行區分。針對第二個問題，我共有三個方面的考慮。我們應該管理的是什么，我認為主要有三個方面的問題，第一個就是單純的財務檔案，這是財務檔案管理的狹義范圍，而廣義的財務檔案管理不應該包括這單一的部分，現在社會主義市場經濟已經影響到了方方面面，高校也不例外，而市場離不開的就是信息和人力資源管理。信息和人力資源管理是我所要探討的另外兩個問題。所謂信息，包括信息交互和信息管理，這一點問題是一個較為宏大的問題，在這篇文章中我僅作部分說明。第二點問題是人力資源管理問題，財務部門離不開人員，那么人員的個人素質和團隊精神以及組織協調能力是人力資源管理的重點問題，如果財務人員的素質提升不上去，那么財務檔案管理的改革也就成了一紙空談。下面我將闡述第一個問題，就是財務檔案和其他國家檔案資料的區分，即財務檔案的質的規定性。

一、高校財務檔案的質的規定性

（一）涵蓋領域

任何具備會計核算需求的單位，其必須有財務檔案，這是國家規定的，并且其涵蓋領域有兩個方面，一方面是形成領域，財務檔案在高校，企業、事業單位，社會團體，研究機構都有廣闊的形成領域，這是由經濟活動決定的，可以說只要存在經濟活動的地方，都有財務檔案的形成。另一方面是形成資料的范圍之廣泛，財務檔案資料包括憑證賬簿會計報告等重要資料，并且其保存年限各有不同，相比于文書檔案和科技檔案，其產生數量可以用卷帙浩繁來形容了。

（二）種類穩定

會計工作背后的經濟活動有多種，包括商業、金融、科技等，行業之間有著明確的分類，所以財務檔案可以準確的分類管理，可以采用不同的方法分別管理不同的行業財務檔案。正如高校的財務檔案管理應該遵循《高等學校會計制度》一樣，不同行業有其專門的管理辦法，這就為針對性財務檔案管理提供了可能，有利于管理制度的優化以及實際改革進行的深入。

（三）形式繁多

財務檔案的外在表現形式可以說是諸多檔案資料中最具特點的一種，財務檔案的外在形式有訂本賬、活頁賬等，可以說是每一個具體問題都有其獨特的外在形式，這就為分類管理提供了可能，使得財務檔案管理更加高效。

二、財務檔案管理面臨的問題

（一）信息化改革不徹底

隨著信息時代的到來，各行各業都在進行信息化的改革。而高等教育學校作為科技的前沿也不例外，科技的氣息氤氳在高校的方方面面，從實驗室到教務系統，從科研項目建設到圖書館數據庫的設計，卻忽略了財務部門的信息化改革，有的學校還停留在手工記賬階段，這是不利于財務部門的發展和學校具體體制建設的。信息還帶來的不僅僅是信息交流上的進步，更多的是效率上的增強。我們不能因噎廢食，應該積極迎接信息化的改革。

（二）財務檔案管理制度落后

財務檔案管理制度應該緊隨經濟發展的腳步，我們進行檔案管理的改革首先應該改革的就是制度問題，一種優良的制度不僅僅會激發財務人員的積極性，而且還可以在制度建設中培養優秀的人才。財務檔案管理在現階段通常由賬務人員一人負責，并不能完全的做好完整的檔案管理體系，在移交，銷毀等過程中賬務人員明顯力不從心，不能更好的完成任務。而且有的賬務管理人員未經審計人員審計和核查就將財務檔案移交，這是不負責任的表現。同時檔案管理人員對財務檔案一無所知，導致審計人員前來審計過程中不知檔案為何物，這是不利于檔案管理的。

（三）檔案管理人員專業技術知識不夠

檔案管理人員的缺乏使得高校以會計人員作為檔案管理人員，而會計人員的檔案管理知識顯然不能滿足日益增長的財務檔案管理任務的需要，這就導致的管理體系的崩潰，有的財務檔案就存放在會計人員手中，這就導致的財務檔案不能及時有效迅速的上交到學校檔案管理部門，學校日常的檔案管理工作就會受到波及，使得高校的檔案不能及時的管理、清冊。導致的檔案的冗余，這是高速發展的經濟活動中所不應該出現的。

三、財務檔案管理問題的解決措施以及方法探究

（一）健全財務檔案管理體系

高校的財務檔案管理制度建設，在經濟活動中有兩個方面值得注意，一種是預算管理制度，還有一種是收支制度，第一個方面比較好理解，第二個方面的問題尤為突出，高校在執行自我單位的用款收支之外還在執行學校的預算收入，這就使得財務檔案管理混亂，我們應該避免這種多接口收入的混亂局面發生。

（二）加強檔案管理人員的職業能力問題以及思想態度

高校有部分檔案管理人員對財務檔案管理不以為意，對其不夠重視，這就使得在財務檔案管理的活動開展中困難重重，下面執行者不積極，便不能從根本上解決問題。我們應該加強檔案管理人員的繼續教育工作，并且爭取設立專職的檔案管理人員。在繼續教育方面還有個問題尤為突出，高校是事業單位，不可避免的存在官僚作風，我們應該予以抵制，絕對不能讓不正之風蔓延。

四、總結

財務檔案的管理工作是完善高校檔案管理問題的樞紐所在，我們要從管理制度、人員職業能力方面進行改革。

參考文獻：

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作者簡介：李姍（1968—），女，漢族，河南博愛人，本科，館員，主要研究方向：財務檔案方面。