新時期人事檔案管理策略探討

摘 要：人事檔案是個人情況的詳細介紹，涉及個人思想、能力等多個方面，人事檔案作為社會公共信息的一部分，必須做好有效的管理與保護。新時期，人員流動頻繁，人事檔案管理的難度加大，如何做好新時期人事檔案管理挑戰的應對，提出有效的改進策略是本文探討的重點內容。

關鍵詞：新時期；人事檔案；檔案管理；策略探討

新時期人事檔案管理呈現新特點，面臨新挑戰，而新時期人事檔案管理的重要性也日益凸顯，因此做好新時期人事檔案的優化管理具有現實必要性。認識到人事檔案管理工作的重要性，明確當前人事檔案管理中的不足，在梳理既存問題的基礎上制定策略，實現人事檔案管理的科學化與規范化，服務于企事業單位和廣大個人，提升社會整體檔案管理水平。

1 人事檔案的基本概述

人事檔案是個人各方面重點信息的記錄，涉及個人政治面貌、入團入黨信息、工作能力、政治態度、思想作風、人生經歷等多個方面，是個人成長與專業發展的指導依據。人事檔案是動態發展的，人事檔案的信息是不斷豐富補充的，這也意味著如果人事檔案信息更新不及時就可能導致人事檔案信息的無效性，降低其利用價值。隨著社會的發展，人事檔案在新時期信息技術的沖擊下也面臨新的挑戰。人事檔案管理優化、人事檔案的有效保護、人事檔案管理思路和方式的革新等都是人事檔案管理必須著手的問題。加強人事檔案管理，動態記錄個人發展情況，定期更新，對個人發展與企事業單位提供合理及有預見性的決斷指導。

2 新時期人事檔案管理中的既存問題

（一）人事檔案管理缺乏重視。在一些企事業單位內，管理者對人員的人事檔案管理普遍關注度、重視度不高。人事檔案管理局限于檔案資料的整理和保存，檔案管理內容比較單一，信息化建設不足。多數企事業檔案管理人員對人事檔案管理認識不足，人事檔案管理未被納入工作管理之中，沒有設立合理的工作標準、工作制度，人事檔案管理工作也沒有取得實效。人事檔案管理靜態化，檔案管理內容得不到進一步的豐富與完善，難以做好信息時代下的與時俱進，檔案管理信息化程度不高。正是因為思想上的淡化，人事檔案管理得不到重視，檔案利用價值大大降低。

（二）檔案管理人員素質較低。因為思想上的不重視，企事業人事檔案管理人員專業水平不高，甚至沒有經過專業的檔案管理學習與培訓，對人事檔案長期保存的價值和人事檔案管理的效率關注不夠，人事檔案管理中方式方法落后。而管理水平對人事檔案管理質量和效率的影響是直接性的，管理方式的滯后導致人事檔案管理成本的無形增加。人事檔案管理人員素質不高，檔案隨意涂改，檔案真實性無法保證。因此做好高素質人事檔案管理人員隊伍的建構具有現實必要性。

（三）檔案信息化建設程度低。隨著信息時代的到來，人事檔案管理信息化趨向越來越明顯，但是我國多數企事業的人事檔案信息化建設程度低。特別是在一些經濟實力較弱的中小企業和事業單位中，很難有足夠的資金支持人事檔案的信息化改革。有的企事業雖然著手于人事檔案的信息化建設，但是信息化建設過程中缺乏管理制度的約束與規范，信息化管理及執行能力方面并不是很好。人事檔案管理數字化程度低，數字化資源開發不夠深入，影響人事檔案信息的檢索，降低人事檔案的利用率，更無法實現電子檔案信息的共享。

（四）人事檔案信息保護不當。人事檔案因為涉及到個人各方面的信息，因此必須妥善保管。但是檔案的收集保護卻問題頻出。沒有健全的檔案收集及保護管理制度，制度的執行力較低，人事檔案材料不完整，重要資料缺失，材料歸檔不規范，影響了人事檔案的準確性與全面性。因為管理保護的不當，甚至出現個人非法手段進行的人事檔案信息的涂改，甚至盜印檔案，人事檔案無法真實地反映情況，對檔案的質量和利用率造成重要影響。基于此，必須及時做好人事檔案的保護工作。

3 新時期人事檔案管理的有效策略

（一）加大宣傳，凸顯人事檔案管理的重要性。人事檔案管理不到位，很大程度是思想認識不夠。因此必須加強宣傳，提升社會、企事業對人事檔案管理的重視意識，在認識到位的基礎上強化檔案管理責任心，積極做好人事檔案管理的關注與重視。宣傳中應側重于人事檔案基本知識和檔案管理工作重要性的講解，讓大家熟悉相關的檔案法律法規，從而明確自身人事檔案方面的責任與義務。提升社會對人事檔案的關注度，激發人事檔案工作人員檔案管理的積極性，自覺學習，自覺做好人事檔案管理，在做好檔案管理的同時做好人事檔案的合理利用。

（二）加強培訓，提升人事檔案管理人員素質。新時期實現人事檔案管理策略的優化必須從人事檔案管理人員素質的提升入手。只有提升管理人員的素質和能力，才能正確使用檔案管理設備，做好檔案管理保護。素質的提升意味著責任心的提升，才能以積極的態度從事檔案管理。素質提升最為有效的方式就是培訓。結合企事業人事檔案管理實際，邀請人事檔案管理專家或者經驗豐富的人事檔案管理專員進行檔案管理的專題培訓，組織形式豐富的檔案管理交流活動，分享人事檔案管理經驗，總結不足，提高業務實操能力。此外還應加強檔案法律的學習和專業知識的學習，讓人事檔案管理人員有條不紊地做好繁瑣的人事檔案管理工作。

（三）信息建設，提升人事檔案管理信息化水平。隨著信息社會的到來，信息技術給我們的生產生活帶來極大便利，而人事檔案管理也進入信息化建設的新時期。信息技術在人事檔案管理中應用越來越廣泛，其成效也越來越明顯。將信息技術引入人事檔案管理，用現代的管理方式進行人事檔案流程的優化，切實提升人事檔案查詢效率，建立現代化的人事檔案信息化系統。在信息時代中，人事檔案以信息技術為載體，發揮電子技術的優勢實現不同部門、不同個體檔案信息的整合匯總，從人事檔案整合中發現信息價值。人事檔案管理成冊，準確及時地輸入到電子信息系統中，便于人事檔案信息的傳輸保存，快速獲取，帶來人事檔案信息利用的高質高效。積極建立人事檔案信息庫，分類目掃描管理，實現人事檔案使用價值的最大凸顯。

（四）優化管理，以提升人事檔案信息的安全性。人事檔案信息中涉及很多機密重要資料，一旦保管不當很容易引發信息泄露。因此必須加強人事檔案信息的保護，最直接有效的手段就是優化管理。一方面關注人的培訓，通過完善培訓機制，針對人事檔案信息管理的實際需求和管理現狀進行調整，確保人事檔案管理人員具備責任心與專業性。積極向社會吸納優秀的人事檔案管理人才，通過人才的引進確保人事檔案管理主體的安全性。重點選取人事檔案管理專業畢業的高材生，積極做好優秀人才的儲備。另一方面，定期備份檔案信息數據到云端，打造安全防火墻，通過數字驗證、身份驗證等技術為人事檔案信息的安全保駕護航，避免出現人事檔案信息的篡改與盜取。

4 結束語

新時期，人事檔案管理面臨新環境下的新挑戰，而傳統的人事檔案管理思路和方式也暴露出更多的不足，針對不足，我們只有正視問題，提出策略，重點擊破，人事檔案信息管理才能有效穩定推進，取得理想預期。新時期我們必須理論聯系實踐，實踐中研討人事檔案管理的新思路、新模式，做好人事檔案的優化管理，實現檔案管理價值的有效發揮。

參考文獻

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作者簡介

趙丹（1978-），女，漢族，浙江東陽人，浙江省東陽市人力資源和社會保障服務中心，檔案管理科科長，檔案館員職稱，研究方向：檔案管理。