供電企業檔案管理的創新策略

張冰蘭

摘 要：隨著經濟的快速發展，傳統的檔案管理模式已經滿足供電企業檔案管理需求，要不斷做出改革和創新，信息化檔案管理是勢在必行的。但在當前的信息化檔案管理建設中仍然存在一些問題，文章通過分析當前供電企業檔案管理改革的現狀，找出其中存在的問題，加以分析，對如何有效地實現信息化背景下供電企業檔案管理改革提出幾點行之有效的建議。

關鍵詞：供電企業；檔案管理；管理創新；創新策略

檔案管理工作在企業發展中有著重要的作用，是不可忽視的環節之一。檔案管理的質量甚至在一定程度上會影響著企業的發展，有著獨特的不可替代的作用。但在當前的電力企業信息化檔案管理中仍然存在著很多不足之處，比如相關的規章制度無法有效執行，檔案管理人員的專業素質低，對檔案管理工作的不重視，在工作中缺乏創新意識，對檔案利用率不高等，都是當前企業信息化檔案管理中亟須解決的問題。

1 供電企業檔案的特點

供電企業的檔案信息，對供電企業來說是至關重要的，是企業重要的資產，關系企業發展全局。檔案信息記錄和保存企業生產經營活動，是企業的“活歷史”，它是企業在未來的發展和戰略規劃中重要的參考資料。作為供電企業來說，檔案信息不僅僅是企業的資產，也是重要的國家資產，如果檔案信息被竊取，容易造成電力安全問題。所以供電企業做好檔案信息的保密至關重要。檔案信息內容多元化。不僅包括當前企業的發展動態，而且還涉及非常多的重要的資料和文獻，因此檔案信息內容的綜合性比較強，具有多元化特點。檔案信息內容保密性強。供電企業檔案信息涉及國家經濟發展重要數據指標，不僅包括了企業當前發展的現狀，還涉及對企業未來的規劃。檔案信息內容動態性。電力企業信息內容管理動態性十分強，會隨著市場的變化而變化，具有一定的動態性。

2 供電企業檔案管理中存在的問題

2.1 供電企業檔案管理信息化水平需要進一步完善

隨著社會經濟的不斷發展以及信息化水平的不斷提升，計算機信息技術在各行各業中的應用程度與應用水平也得到了有效的體現。并且計算機信息技術在一定程度上能夠有效的提升工作管理的效率與水平，在檔案管理當中也是如此。隨著網絡信息水平的不斷提升，供電企業檔案管理的信息化水平也有了較大的發展。但是在具體的信息化過程中仍會有一些需要注意地方。比如在進行檔案錄入的時候，針對不同的檔案類型需要利用不同的方式來進行歸檔，針對不同保密程度的檔案可以使用不同的方式來進行加密，確保檔案保密工作的順利進行，但是由于有一部分的相關規定并未完全細化，造成之后的檔案提取方面的困難。

2.2 檔案信息的網絡安全技術不完善

大數據時代，雖然借助大數據技術，供電企業檔案信息的處理更便捷、更快速，但由于供電企業畢竟不是專業的計算機科技企業，沒有強大的人才隊伍來做網絡安全技術工作，所以，僅憑檔案人員有限的計算機知識，還不能應對高技術的網絡竊密行為。

2.3 缺乏創新意識

在供電企業的長期發展中，大家慣性地受到傳統企業觀念的影響，認為檔案管理工作是一項不必十分重視的工作，對檔案管理沒有正確的認識。這就使得供電企業每年都將對公司的投入資金、人力、物力資源應用到電力開發技術上，對檔案管理的投資十分有限，使得檔案管理信息化缺少資金支持；缺少設備支持；缺少專業技術人員支持。在長此以往的發展中就使得工作模式被基本固定，在面臨改革時也難以激發出創新意識，缺少創新精神。

2.4 檔案管理工作人員專業素養有待提高

檔案管理工作的開展需要職業水準合格的工作人員，然而我國部分供電企業的檔案管理工作人員缺乏相應的專業素養，部分工作人員對于檔案管理的規范化操作知之甚少，在工作中經常出現人為錯誤操作，這對于供電企業檔案管理的規范化建設是極其不利的。除此之外，部分供電企業的檔案管理人員缺乏工作經驗和實戰訓練，然而在檔案管理中僅僅具有扎實的理論基礎是不夠的，缺乏實踐的檢驗和管理經驗將導致檔案管理工作出現錯誤的概率大大提升。

3 供電企業檔案管理改革的對策

3.1 有效實施檔案管理的規章制度

要想有效實現信息化背景下供電企業檔案管理的改革，首先就要做到對企業制定的檔案管理的相關規章制度有效的實施。要想確保制度的實施就一定要讓相關工作人員意識到檔案管理工作的重要性，企業也要對檔案管理工作予以同技術開發工作一樣的重視，加強對規章制度實踐的監督，建立相關的責任機制，確保規章制度有效實施。

3.2 提高檔案信息化系統的應用

開發和建設檔案管理信息化系統是實現檔案信息化的有效途徑。要積極開發檔案管理系統軟件，使企業檔案信息化與企業信息化協調同步開展。電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統。企業各信息系統所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。企業各信息系統生成的文本、圖形、圖像、數據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍應根據相關規定和需要確定。

3.3 完善檔案信息的網絡安全技術

在大數據時代，檔案信息的線上處理，首先要做的就是技術工作，不只是數據處理技術，還要有網絡安全的處理工作。因此，對供電企業的檔案部門來說，在線上要想做好檔案保密工作，最重要的前提就是要做好網絡安全工作，所以，供電企業可以根據企業的具體情況，自己招聘或者培養專門的網絡安全方面的人才，或者外包給有技術實力的相關企業，比如360等技術公司來幫助做網絡安全的工作。做好網絡安全工作，檔案信息的保密在技術方面就可以安全無憂了。

3.4 加強檔案管理人員的專業素質

高水平的檔案管理人員是確保供電企業檔案管理質量的重要因素。要想提升檔案管理人員的專業素養，供電企業可以通過高薪聘請檔案管理工作經驗豐富且理論基礎扎實的工作人員，進行企業內部的檔案管理工作。這些高素質的工作人員可以通過自我的榜樣模范作用，時刻為其他的工作人員做好示范，供其他人進行參考學習。供電企業還可以定期開展檔案管理工作交流會，鼓勵所有公司成員參與到其中，在活動中，每個人都可以為企業的檔案管理提出發展建設意見和建議，工作人員們也可以進行彼此溝通交流，相互傳授檔案管理工作的經驗，在彼此交流中，工作人員可以意識到自我工作中存在的不足和優勢，在未來的工作中有針對性的完善自我和發展自我。除此以外，供電企業可以定期開展檔案管理培訓會，要求所有檔案管理的相關工作人員都參與到培訓中，以求全面增加檔案管理工作人員的專業知識儲備，進而通過理論的正確指導，完善發展工作實踐。

4 結語

供電企業檔案管理的過程中存在著信息化水平有待加強，創新意識薄弱等問題，要想進一步有效的提高供電企業檔案管理的質量與水平，需要相應的管理人員加強對檔案管理的重視程度，并在此基礎上加強檔案管理的信息化水平，并與此同時加強檔案管理專業化人才隊伍建設，從而有效的提高供電企業檔案管理工作有效進行，進而提高供電企業內部管理的質量。

參考文獻

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