數字化檔案管理對提升檔案服務質量的分析

楊桂湘

摘 要：在我國經濟水平及科學技術得到迅猛發展的大形勢下，信息與知識已經成為社會運行與發展過程中的重要資源，很大程度上對檔案管理工作提出了越來越高的要求。現階段檔案管理工作必須具備更好的信息處理能力及信息儲存能力，從而為社會進一步發展提供良好的檔案管理服務。本文主要圍繞著數字化檔案管理的重要性及積極作用、進一步提升數字化檔案管理工作質量及水平的有效途徑兩個主要方面，旨在進一步提升檔案管理工作的數字化水平，實現檔案服務質量的全面提升。

關鍵詞：檔案服務質量；檔案管理；數字化；作用；途徑

數字化檔案已經實現了我國各領域中的普及與全面應用，各行各業的發展與數字化檔案有著極為密切的聯系，因此，相關工作人員技術研發及數字化管理水平提升的力度，對現階段數字化檔案的應用起到了一定的幫助作用[1]。因為數字化管理工作的展開具有艱巨性及與規模的浩大性，因此，檔案管理人員就必須對數字化管理的意義與重要性給予充分認識，解決好檔案管理工作中存在的問題，提出相應的解決措施，實現檔案服務質量及效率的提升，為社會進一步發展提供良好的服務。

一、數字化管理工作的重要性及積極作用分析

（一）保護檔案原件

我國經濟水平的提升加上社會各行各業的迅猛發展，很大程度上對檔案管理工作的高效率提出了越來越高的要求。加上人類進入到信息社會之后數字化技術得到了廣泛應用，檔案管理工作也開始趨于數字化發展并且得到了迅速的壯大。數字化檔案信息能夠有效保存與使用數字化檔案副本，有效避免了因為紙質檔案的頻繁使用而對檔案原件起到了良好的保護作用[2]。除此之外，隨著時間的推移紙質檔案會因為紙質污損及字跡模糊而出現信息無法辨認的現象，數字化檔案就能夠保持檔案信息的完整性。數字化檔案可以有效應用現代化技術對紙質圖片檔案信息給予修復，不會造成因為紙質檔案自然老化而出現失真的情況。

（二）節省存儲空間并減少管理成本投入

紙質檔案文件不論是在存儲上還是在管理上都需要足夠大的空間，數字化存儲技術的應用降低了檔案占有的空間，并且擴大了存儲量，數字化檔案具有較強的通用性與安全性，還能夠防止出現紙質檔案在存儲時出現的損毀等危險。除此之外，因為傳統檔案管理的文件錄入、歸類以及存檔等環節都必須手工管理，一方面降低了檔案管理的工作效率，另一方面還增加了管理工作的問題。數字化檔案管理的深入提高了整個工作的智能化，工作人員可以通過智能化的信息檢索輕松找到所需要的文件信息資料[3]。因為傳統檔案在存儲方式及存儲載體上具有極大的局限性，造成了不同地區的方案信息資料很難實現共享，而數字化檔案誕生之后，可以通過互聯網平臺及信息技術突破時間與空間的限制，推動檔案信息實現了異地共享，從而極大的提升了檔案信息的傳播范圍與使用價值。

二、提升數字化管理工作質量及水平的有效途徑

數字化檔案管理能夠有效改善與優化傳統檔案管理工作中存在的不足與缺陷，但是因為數字化的管理工作展開具有極大的復雜性與長期性，所以相關工作人員積極找準有效的途徑與方法展開檔案管理工作至關重要。

（一）提升單位內部檔案管理意識

因為長期以來檔案管理工作并沒有引起單位內部的高度重視，大部分工作人員存在錯誤認識，認為檔案管理工作只是簡單的對資料信息信息的收集與保存等內容，該工作被排除在單位核心工作范圍之外，他們認為檔案管理工作并不能為單位創造利益。因此很多檔案管理人員在實際工作過程中只是做好信息資料的不泄露與不遺漏，對外調及查詢工作十分敷衍，檔案管理工作實際上被單位所忽視。數字化檔案的衍生與廣泛應用增強了單位內部管理人員的工作意識，要求管理人員應當對數字化檔案的具體利用給予充分關注，單位內部必須從投資、工作人員配備、設備優化與改良以及制度貫徹等多個方面實現數字化檔案工作的進一步完善，為檔案管理工作的順利進行奠定堅實的基礎[4]。

（二）建立健全數字化管理制度

單位想要進一步提升自身數字化檔案管理的工作質量及效率，就必須積極結合自身的實際發展情況建立健全具有高度科學合理性的數字化管理制度。各單位管理部門應當立足于時代發展趨勢并結合實際工作實情，完善與優化現存的檔案管理制度，積極構建出十分完善而系統性的方案管理制度，并且在制度實際的運用過程中通過不斷的實踐與考證，及時發現并提出工作中存在的不足與缺陷，并找準有效措施予以及完善。數字化管理制度主要包含了數字化檔案歸檔制度、檔案收集制度以及檔案保管制度，還包括數字化檔案信息資料保管期限、檔案歸檔范圍等相關規定。在管理工作人員的崗位考核內容中應當收納這些規定與制度，通過這種方式進一步提升管理工作人員的工作責任意識及工作執行力度，保證工作人員能夠嚴格按照相關流程及規定展開檔案信息的規范化管理[5]。數字化檔案管理在不斷的應用及發展過程中必然朝著互聯網化、綜合服務化、信息化以及市場化的模式轉移。

（三）應用先進信息技術構建數字化平臺

首先，定制圖片、文檔、圖像、聲音等資料的采集準則，進一步規范文書格式，減少無目的的轉換，除此之外還要定制與系統相關的其他應用項目的具體準則，確保信息傳遞與信息共享過程的順暢性。其次，通過新時期先進信息技術的應用實現數字化平臺的全面構建，科學合理的應用互聯網技術、多媒體技術以及數據庫技術等信息技術，人員信息數據庫的建立初期，工作人員可以采用分布式的多媒體數據庫展開工作，注意文檔儲存模式一定要有一定的復雜性，預防在實際工作過程中出現視頻、圖片等因為數據容量過大而造成調用速率低等多種問題，全面實現管控、更新、調用以及存放等多種功能。

三、結語：

綜上所述，數字化管理是一項具有高度復雜性的技術工程，在實際工作過程中呈現出了極大的困難性，所以現階段與外包服務商進行聯合，是數字化檔案的發展機遇同時也是挑戰。文章首先從保護檔案原件、節省存儲空間并減少管理成本投入兩個部分闡述了數字化管理的重要性及積極作用，之后又詳細分析了管理工作水平提升的措施，包含了提升單位內部檔案管理意識、建立健全數字化管理制度以及應用先進信息技術構建數字化平臺三個方面。

參考文獻

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[3]張仙木.搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺的有效策略研究——以泉州市為例[J].江西建材，2017，10：282+286.

[4]劉瑩.優化民生檔案數據庫提升民生服務質量——優化民生檔案數據庫工作之我見[J].城建檔案，2017，05：98-99.

[5]夏群佩，彭君波.訴訟檔案管理與司法公開：從法院走向社會——以社會公眾需求為視角[J].廣西政法管理干部學院學報，2013，2806：67-71.