醫療設備檔案的資料收集和在實際工作中的作用

霍敏婷

摘 要：信息時代的到來，讓大量的信息廣泛的應用到各個領域之中，并且發揮非常重要的作用。對此，醫院方面也應當正確認識到這一情況，高度重視檔案管理工作，尤其是對于提高醫療技術和醫療質量有較大作用的醫療設備檔案，要求相關人員做好醫療設備檔案的資料收集，盡可能的完善檔案，為提高檔案在實際工作之中應用價值創造條件。基于此，本文將著重分析和探討醫療設備檔案的資料收集及其在實際工作之中作用。

關鍵詞：醫療設備檔案；資料收集；作用

醫療設備管理是現代醫院管理工作中的一個重要組成部分，在日常醫院工作中越發顯示出重要性，所以不能對其進行忽視。因為醫療設備是否正常運行，直接影響到醫療質量和水平，影響到醫院的社會效益和經濟效益。而要想知道醫療設備是否正常運行需要有醫療設備相關資料作支撐[1]。所以，科學合理的構建醫療設備檔案是非常必要的，尤其是完整的、真實的資料的收集。

1 醫療設備檔案及其重要意義

信息時代的到來，讓大量的信息廣泛的應用到各個領域之中，并且發揮非常重要的作用。對此，醫院方面也應當正確認識到這一情況，高度重視檔案管理工作，尤其是對于提高醫療技術和醫療質量有較大作用的醫療設備檔案，要求相關人員做好醫療設備檔案的資料收集，盡可能的完善檔案，為提高檔案在實際工作之中應用價值創造條件。而對醫療設備檔案的重要意義進行探究是十分必要的。

1）醫療設備檔案的概述。醫療儀器設備在各自運行過程中產生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種載體資料稱之為醫療儀器設備檔案。它是醫院科技檔案的重要組成部分。從以往醫療設備檔案工作實際情況予以了解和分析，確定其主要包括的內容有：

其一，購置前準備階段的有關文件資料。也就是在科室提出醫療儀器設備采購申請的情況下，醫院采購委員會做出論證評價，同時收集同類產品信息及市場調查信息，制定可行性較高的醫療儀器設備性能價格對照表，以便于醫院能夠以對照表為依據來制定設備購置決策。其二，購置階段的相關文件資料。出于購置優質醫療儀器設備的考慮，需要嚴格依據國家相關法律法規來查驗購置設備的相關資質證書，對于資質不齊全的設備堅決不予以購買；在設備購買的過程對報價單、購置清單、正式合同、協議等資料予以收集、整理及存儲[2]。其三，安裝階段的相關文件資料。根據實際情況，需要對設備運輸方面的材料、開箱單、驗收單、安裝調試報告、國家規定法定檢驗的進口設備及商品檢驗部門出具的證書等予以查看和收集整理。另外，在具體安裝醫療儀器設備的過程匯總，還要注意對設備說明書及部分廠商提供的技術資料予以保存。其四，使用過程中的相關資料。對醫療儀器設備使用過程中產生的維修記錄、維護記錄、保養記錄及零配件購置記錄等資料予以保存。

2）醫療設備檔案的重要意義。醫療儀器設備作為醫療救治的重要組成部分，其在醫院醫療救治之中發揮非常重要的作用，同時也是提高醫療技術和保證醫療質量的重要工具。正因如此，醫院方面非常重視對醫療儀器設備的采購和運用。而事實上，醫療儀器設備從購置到使用這一過程中可能受某些因素的影響，導致其使用效率不高，相應的醫療救治工作將深受影響。而科學合理的構建醫療設備檔案，能夠將醫療儀器設備購置前、購置、安裝及使用階段的相關資料予以收集整理及存儲，以便相關工作人員能夠隨時查閱醫療設備相關資料，進而對醫療設備予以有效的維護、維修及保養等等，從而提高醫療設備的使用效率[3]。由此看來，建立醫療儀器設備檔案是非常重要的。

2 醫療設備檔案的資料收集

醫療設備檔案數據科技檔案，與其他檔案有相同之處，也有不同之處，如實用性強。這是因為醫療設備管理貫穿于醫療儀器設備的購置使用到報廢全過程之中，而要想使此項管理工作能夠有效的、合理的落實，需要每臺醫療設備檔案支持。基于此，再具體落實醫療設備檔案的資料收集工作時，應當將立足點落到實用性上，盡可能的完善醫療設備采購、使用、維修與管理等方面的資料，以便提高醫療設備檔案的完整性和有效性，為使醫療設備創造較高的經濟效益和社會效益創造條件[4]。那么，如何做好醫療設備檔案的資料收集工作呢？

1）收集內容盡可能的完整。因醫療設備檔案具有較高的實用性，所以出于滿足實際工作需要的考慮，在具體進行醫療設備檔案資料收集的過程中，首先就要做到盡可能的收集完整的資料。基于此，相關工作人員在具體落實此項工作的過程中，應當將醫療設備購置前、購置、安裝及使用等環節的資料予以收集，這其中包括購置=申請、購置論證報告、設備技術參數、招標文件、訂單合同、協議書、詳細配置清單、裝箱清單、到貨驗收單、安裝調試報告、發票復印件、保修卡、使用及維修說明書等。另外，還需要特別考慮的是醫療儀器設備是否為進口產品，如若為進口產品，還需要對產品進口申請表、外貿合同、進口免稅申請、海關進口免稅證明、外貿結算單據及銀行單據、雙方來往函件等原件或復印件等資料予以收集，盡可能的保證醫療設備資料詳盡[5]。

2）收集內容盡可能的真實。為了保證醫療設備檔案具有較高的應用價值，那么在具體收集醫療設備資料的過程中，保證所有資料都是真實有效的，那么設備檔案的構建才有意義，否則將浪費了人力、物力、財力資源。所以，在具體收集醫療設備資料的過程中，相關工作人員一定要對資料予以查看，如若能夠直接確定資料真實性的情況下整理并保存好資料即可，如若不能確定資料的真實性，則需要通過與相關部門或者廠商聯系，驗證資料的真實性，進而對具有應用價值的資料予以收集。

3）完善并健全醫療檔案制度。醫療設備檔案醫院進行綜合管理過程中的組成部分，因此醫療檔案必須要符合社會發展需要，減少醫療成本的支出，革新醫院管理部門觀念，摒棄傳統管理模式，從而對醫療設備進行良好的管理。同時檔案管理要落實到人員上，構建領導小組，實現分級管理，制定完善、標準、科學的管理制度，從而對醫療設備檔案進行妥善保管，從根本上提升醫療設備檔案管理水平，更好的為醫院發展提供支持。

3 醫療設備檔案在實際工作中的作用

總結性分析醫院醫療設備檔案應用實際情況，確定其能夠發揮的作用是：重要的參考依據。醫療設備購置到徹底報廢需要幾年的時間，這其中免不了的要出現一些與醫療設備相關的問題，如設備是否正常運行、設備故障燈顯示代表的意思等等，此時醫療設備檔案就會發揮參考依據的作用，工作人員只需要通過查閱檔案資料，找到相應的解決建議，既可以為解決實際問題創造條件例如某醫療設備到貨之后，醫院方面多次要求廠商提供售后服務，而廠商一直敷衍。此時醫院方面就可以通過查閱醫療設備檔案，向廠商說明訂貨合同明細，要求廠商提供服務，如若不能提供服務則將以此為據，通過法律途徑解決問題[6]。

作為決策依據。為了能夠使醫院更好的運行，醫院方面會不斷的購置醫療儀器設備，而醫療儀器設備的采購并非盲目進行的，需要慎重落實。此時，工作人員對醫療設備檔案予以查看，了解以往醫療設備采購的目的及其能夠發揮的作用，在此基礎上分析本次醫療設備采購的目的和作用，進而制定可行性較高的醫療設備采購決策。從這一方面來說，醫療設備檔案能夠在實際工作之中發揮非常重要的作用。

4 結束語：

醫療設備檔案的有效利用是醫療設備管理工作發展和提高質量的根本基礎。也是醫療設備檔案管理工作發展方向和目的。基于本文一系列的分析，確定要想使醫療設備能夠在實際工作之中發揮作用，滿足醫療設備管理需求，滿足醫院良好運行需求，應當高度重視并且認真落實醫療設備相關資料收集工作。

參考文獻

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[2]黃濤. 醫療設備檔案的資料收集和在實際工作中的利用[J].中國醫學裝備，2012（11）：55-57.

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[4]章潔，史維新. 淺談當前醫療設備檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設，2011（10）：67-68.

[5]王建琴. 簡析如何加強醫院醫療設備的檔案管理[J].世界最新醫學信息文摘（連續型電子期刊），2014（34）：320-321

[6]王玲，段秀琴. 醫療設備檔案資料的收集與醫療設備綜合管理同步[J].醫療裝備，2013（7）：30-31.