保密管理信息化建設(shè)對軍工企業(yè)的影響

宋啟明

跨入新時(shí)代的保密工作，與以往傳統(tǒng)保密工作有著很大的不同，以往保密強(qiáng)調(diào)“以流程管事，以制度管人”，隨著保密認(rèn)定新標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施，對于人員、網(wǎng)絡(luò)和定密三大版塊的全周期、動(dòng)態(tài)化管理要求，如何利用現(xiàn)有手段，實(shí)現(xiàn)保密管理創(chuàng)新，是擺在軍工企業(yè)面前的難題。

利用信息化和管理相結(jié)合，使用信息技術(shù)將“保密職能”向“保密流程”進(jìn)行轉(zhuǎn)變，是解決上述問題的一種思路。其主要優(yōu)勢有三個(gè)方面，一是對單位各類保密日常工作進(jìn)行梳理，促進(jìn)業(yè)務(wù)與保密相融合，凸顯信息化的優(yōu)勢；二是對人員、設(shè)備的各項(xiàng)基礎(chǔ)信息進(jìn)行采集，通過信息化圖表直觀的反映，對保密管理起到全過程、全局性的支撐作用；三是將保密工作從傳統(tǒng)繁重的紙質(zhì)流程中解放出來，利用信息化手段，保障保密業(yè)務(wù)的有效、高速運(yùn)行。

由于保密管理工作是一項(xiàng)常態(tài)化的工作，涉及載體、人員、流程、設(shè)備、活動(dòng)五大部分，日常管理戰(zhàn)線長、時(shí)間久、時(shí)效差且影響企業(yè)的生產(chǎn)工作。通過信息化建設(shè)，建立一個(gè)集中管控平臺(tái)，將保密檢查、保密教育、日常管理等工作都建在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，從信息化層面解決業(yè)保融合問題，實(shí)現(xiàn)保密工作信息化，是推進(jìn)保密管理高效、智能的初衷。

保密管理信息化建設(shè)是通過建立保密信息化平臺(tái)，將各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程集成在平臺(tái)中，集中開展業(yè)務(wù)流程動(dòng)態(tài)化、全生命周期管理，確保全過程可控可追溯。這樣一來，降低了企業(yè)的保密成本，提高了企業(yè)的保密效率，增強(qiáng)了企業(yè)的保密水平。

保密管理信息化的必要性

一直以來，關(guān)于信息化建設(shè)有一種誤區(qū)，認(rèn)為“信息化就是搭建一些服務(wù)器和終端，建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，再找?guī)讉€(gè)人做好日常運(yùn)維”，這是片面的理解。

日新月異的信息技術(shù)雖然使企業(yè)的信息化能力上了一個(gè)臺(tái)階，但是信息資源的使用和開發(fā)并沒有得到充分體現(xiàn)。從軍工企業(yè)角度出發(fā)，將信息化得出的結(jié)論進(jìn)行決策分析，提高業(yè)務(wù)運(yùn)行能力，規(guī)避運(yùn)行中的保密風(fēng)險(xiǎn)，才是提高企業(yè)競爭力的不二法門。管理是保密信息化的大腦，而信息化作為管理的千里眼、順風(fēng)耳，恰恰決定了這不單純是個(gè)技術(shù)問題，而是與企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、管理流程、規(guī)劃發(fā)展、業(yè)務(wù)模式緊密相連。

保密管理工作的信息化建設(shè)必然需要各業(yè)務(wù)部門和全體員工的支持，不能僅由保密管理部門獨(dú)立開展。通過信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)人員全面覆蓋、載體設(shè)備全面覆蓋、業(yè)務(wù)部門全面覆蓋，確保了保密管理的精準(zhǔn)化。

保密管理信息化的難點(diǎn)

多樣性需求增加了保密信息化的復(fù)雜度。在考慮保密業(yè)務(wù)信息化的過程中，對哪些工作進(jìn)行信息化改造，是需要認(rèn)真思考、仔細(xì)琢磨的問題。對于流程簡單、只需要一級審批即可完成的任務(wù)也實(shí)現(xiàn)信息化，可能會(huì)增加管理的人力成本，起到相反的效果。

對業(yè)務(wù)模式中共通的部分進(jìn)行分析，通過對接入部門需求和保密管理節(jié)點(diǎn)進(jìn)行匯總，采用不同流程并行設(shè)計(jì)，這樣個(gè)性化的管理模式，不但能滿足控制權(quán)限的要求，更能將業(yè)務(wù)和保密融合在一起。

但業(yè)務(wù)工作和保密工作必然有著多樣性和復(fù)雜性的問題，比如企業(yè)的固定資產(chǎn)管理，主要目標(biāo)是為了保證資產(chǎn)的完整性，同時(shí)也涵蓋了企業(yè)資產(chǎn)的折舊過程。而保密工作中的信息設(shè)備臺(tái)賬管理，要求是賬目清晰、責(zé)任到人、賬物相符。為了將業(yè)務(wù)和保密有機(jī)融合，不能只是粗暴地將保密管理要求直接加入資產(chǎn)管理的流程中，而是要對資產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格的分類審核，對流程的可行性進(jìn)行論證補(bǔ)充。在滿足各類需求的基礎(chǔ)上，再造流程，避免因類似流程的重復(fù)執(zhí)行，增加成本。

保密認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)確立了保密信息化的匹配度。軍工企業(yè)搞信息化，需要給予人力、物力和財(cái)力保障，其目標(biāo)不是為了 “保密信息化”而信息化，更不是為了通過“國家保密認(rèn)定資格審查”加分而設(shè)置的“形象工程”。各業(yè)務(wù)部門在涉及管理邊界模糊、流程固化的問題時(shí)，出于自身利益的考慮，會(huì)給信息化建設(shè)出難題、設(shè)障礙。

如何按照新一輪的軍工保密認(rèn)定評分標(biāo)準(zhǔn)，對歸口管理的各項(xiàng)保密業(yè)務(wù)劃清邊界，將責(zé)任和要求落到實(shí)處，是保密工作開展信息化建設(shè)的前提。例如在涉密人員保密審查中，開展保密教育的工作由人事管理部門組織，保密部門負(fù)責(zé)實(shí)施；又如涉密會(huì)議管理中，策劃部門負(fù)責(zé)會(huì)議管理，保密部門負(fù)責(zé)監(jiān)督。這些從方案設(shè)計(jì)到具體實(shí)施，應(yīng)在整個(gè)信息化建設(shè)周期中反映出來，加深對保密工作連貫性的思考。

未來更可通過保密信息化平臺(tái)數(shù)據(jù)采集，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)監(jiān)測，推行“國家保密認(rèn)定評分標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)態(tài)評分制”，給上級有關(guān)部門判定各單位保密水平和能力提供抓手和依據(jù)。

保密信息化對傳統(tǒng)保密管理模式的沖擊。傳統(tǒng)保密管理模式，是由紙質(zhì)審批和具體經(jīng)辦人執(zhí)行的，雖然也嚴(yán)格按照各項(xiàng)制度要求操作，但容易產(chǎn)生“法治還是人治”的矛盾。舉例來說，辦理借用歸還涉密載體的經(jīng)辦人，在走紙質(zhì)流程的時(shí)候，會(huì)根據(jù)實(shí)際情況對操作流程進(jìn)行人為調(diào)整，甚至為了便于工作開展，故意跳開某些環(huán)節(jié)。這樣逾越規(guī)章制度的隨意行為，將導(dǎo)致流程不能嚴(yán)謹(jǐn)運(yùn)作，部門間的協(xié)同運(yùn)作能力將大打折扣。

不但如此，這些隨意性的行為還會(huì)造成企業(yè)員工的保密責(zé)任意識(shí)不斷下降，保密管理不斷弱化，管理時(shí)效性嚴(yán)重滯后的后果。制度要求最后落在紙上，掛在墻上，留存于形式。

信息化管理模式與傳統(tǒng)管理模式的區(qū)別在于，保密信息化管理采用點(diǎn)對點(diǎn)審批，流程處理嚴(yán)格有序，一旦細(xì)化起來，工作難度和量化要求直線上升，這必然會(huì)給傳統(tǒng)保密管理帶來沖擊。由于長期養(yǎng)成的固化思維，在開始使用保密信息化平臺(tái)時(shí)，承辦人員不能馬上適應(yīng)轉(zhuǎn)變，會(huì)有一定的負(fù)面和抵觸情緒，同時(shí)管理人員也增加了工作的壓力。這種業(yè)務(wù)模式的轉(zhuǎn)變和摩擦，是信息化建設(shè)推動(dòng)過程中，需要調(diào)和化解的矛盾和難點(diǎn)之一。

保密管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

建立信息化保密管理的模式。將業(yè)務(wù)工作和保密流程進(jìn)行分解，建立完善的組織機(jī)構(gòu)和管理流程,使之符合保密標(biāo)準(zhǔn)要求，并不斷按照實(shí)際目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整。

采集各類信息數(shù)據(jù)，建設(shè)總數(shù)據(jù)庫。總數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含兩方面內(nèi)容，一方面描述業(yè)務(wù)運(yùn)行中所必需的實(shí)際數(shù)據(jù)，以及其和保密管理工作的相互關(guān)系；另一方面對總數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析提煉，可以為保密管理決策提供數(shù)據(jù)支持，給軍工企業(yè)保密總監(jiān)或者負(fù)責(zé)人以直觀的風(fēng)險(xiǎn)提示。

促成業(yè)保融合的目標(biāo)。在信息化管理中，保密管理往往和人事管理、固定資產(chǎn)管理、OA辦公網(wǎng)、項(xiàng)目管理等應(yīng)用系統(tǒng)密不可分。通過將上述系統(tǒng)對接集成，把各項(xiàng)信息采集、傳輸、存儲(chǔ)到保密信息化平臺(tái)中，進(jìn)行跨應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，給業(yè)務(wù)與保密融合創(chuàng)造有利條件。

保密信息化建設(shè)流程及實(shí)效

方案和原則。效益原則，包括保密管理提高和業(yè)務(wù)效率提升,是方案首先要考慮的大前提；實(shí)用性和先進(jìn)性原則，是體現(xiàn)信息化建設(shè)方案的可操作和便捷高效的目標(biāo)；此外，還要考慮信息化建設(shè)的層次和步驟，應(yīng)同時(shí)滿足循序漸進(jìn)、持續(xù)發(fā)展、開放性、彈性適應(yīng)、安全可靠、風(fēng)險(xiǎn)控制等方面的要求。

認(rèn)識(shí)和緊迫感。在信息技術(shù)日新月異的今天，沒有信息化，企業(yè)就沒有出路。對于軍工企業(yè)重中之重的保密管理，更是如此。隨著信息化時(shí)代和傳統(tǒng)業(yè)務(wù)的不斷融合，保密管理對于各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)的控制也越來越重要。

規(guī)劃和實(shí)施。保密管理是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，保密管理信息化更是復(fù)雜的系統(tǒng)工程，開展頂層設(shè)計(jì)，總體規(guī)劃是關(guān)鍵。軍工企業(yè)保密信息化建設(shè)嚴(yán)格按“以點(diǎn)帶面”“先總體后局部”的原則，分解模塊，分步實(shí)施。同時(shí)在實(shí)施過程中，也要采取身份認(rèn)證、訪問控制等技術(shù)防護(hù)手段，保證平臺(tái)自身的信息安全。

創(chuàng)新和目標(biāo)。信息化是手段，實(shí)效才是目的。在保密管理創(chuàng)新的同時(shí)，要注重流程再造和管理創(chuàng)新實(shí)效。

信息化建設(shè)之前，企業(yè)的保密流程均采用人工審批的方式，每年審批各項(xiàng)保密流程數(shù)千次，由于信息不對稱，審批人即使一天不在，承辦人也經(jīng)常需要多次往返，工作效率較低。一旦紙質(zhì)審批流程節(jié)點(diǎn)多，操作性直線下降，還容易產(chǎn)生人為隨意處理的問題。

通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，信息化建設(shè)后，上述現(xiàn)象已經(jīng)大大減輕，員工均能自覺按照信息化平臺(tái)執(zhí)行保密管理要求，避免了人為的因素和時(shí)間因素的干擾，大大提高了管理效率。

通過以流程為核心、信息化為手段、實(shí)踐為導(dǎo)向，保密信息化將會(huì)持續(xù)優(yōu)化保密管理模式，為軍工企業(yè)開展保密工作保駕護(hù)航。(中船第九設(shè)計(jì)研究院工程有限公司)