綜合性教學(xué)醫(yī)院畢業(yè)后教育檔案管理現(xiàn)狀分析及解決問題的對策

李藝

摘要：畢業(yè)后教育檔案是畢業(yè)后教育工作的歷史記錄，它能完整、真實(shí)地反映畢業(yè)后教育管理的全過程，直接為畢業(yè)后教育活動服務(wù)，是畢業(yè)后教育工作的重要組成部分。為了更好地挖掘潛能，傳播行業(yè)正能量，讓畢業(yè)后教育檔案為綜合性醫(yī)院整體工作提供服務(wù)，本文就綜合性醫(yī)院畢業(yè)后教育檔案管理現(xiàn)狀作一些分析，并提出解決問題的對策。

關(guān)鍵詞：綜合性醫(yī)院；畢業(yè)后教育；檔案；管理

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）14-0016-02

畢業(yè)后教育工作是綜合性教學(xué)醫(yī)院必不可少的重要工作，是繼畢業(yè)后以學(xué)習(xí)新理論、新知識、新技術(shù)、新方法為主的一種終生性教育。畢業(yè)后教育的目的：使衛(wèi)生技術(shù)人員在整個(gè)職業(yè)生涯中，保持高尚的職業(yè)道德，不斷提高工作能力和業(yè)務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量，以適應(yīng)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。隨著畢業(yè)后教育的發(fā)展，畢業(yè)后教育檔案也隨之產(chǎn)生，對檔案管理的要求也越來越制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[1]。畢業(yè)后教育檔案是畢業(yè)后教育工作的歷史記錄，它完整、真實(shí)地反映畢業(yè)后教育管理的全過程，直接為培訓(xùn)活動服務(wù)，是培訓(xùn)工作的重要組成部分。也是綜合性教學(xué)醫(yī)院決策管理層的助手和參謀，為綜合性醫(yī)院做出準(zhǔn)確決策提供真實(shí)、科學(xué)的數(shù)據(jù)，是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的專門行業(yè)，在綜合性教學(xué)醫(yī)院工作中具有舉足輕重的作用。為了更好地傳播行業(yè)正能量，讓畢業(yè)后教育檔案為醫(yī)院整體工作服務(wù)，本文就綜合性教學(xué)醫(yī)院畢業(yè)后教育檔案管理現(xiàn)狀作一些分析，并提出解決問題的對策。

一、畢業(yè)后教育檔案的內(nèi)容

（一）繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育項(xiàng)目檔案

1.省級、國家級繼教項(xiàng)目的申報(bào)文件、申報(bào)表

2.省級、國家級繼教項(xiàng)目獲批項(xiàng)目批文及目錄

3.各專業(yè)舉辦繼教項(xiàng)目的通知、日程表

4.各專業(yè)舉辦繼教項(xiàng)目執(zhí)行情況材料

5.繼教項(xiàng)目執(zhí)行情況督查表

6.繼教項(xiàng)目執(zhí)行情況匯總表

（二）住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案

1.住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)招錄文件、通知

2.住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員招錄考試卷

3.住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員招錄考成績

4.住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員基本情況登記表

5.住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員科室輪轉(zhuǎn)表

6.住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員結(jié)業(yè)考試卷

7.住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員結(jié)業(yè)考成績

（三）進(jìn)修醫(yī)師培訓(xùn)檔案

1.進(jìn)修人員申請表

2.進(jìn)修生基本情況登記簿

3.進(jìn)修生手冊

4.進(jìn)修生結(jié)業(yè)鑒定表

5.進(jìn)修生結(jié)業(yè)登記冊

（四）職工培訓(xùn)檔案

1.新職工崗前培訓(xùn)表

2.新職工臨床科室輪轉(zhuǎn)表

3.新職工定崗理論考試試卷

4.醫(yī)護(hù)人員三基三嚴(yán)培訓(xùn)資料

二、畢業(yè)后教育檔案管理現(xiàn)狀

畢業(yè)后教育檔案是指畢業(yè)后教育培訓(xùn)計(jì)劃制定與執(zhí)行過程中所進(jìn)行的一切教學(xué)管理和教學(xué)活動直接形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、PPT等各種形式的歷史記錄。它是綜合性教學(xué)醫(yī)院畢業(yè)后教育整體工作的記錄，是實(shí)效性和可利用性相結(jié)合，具有獨(dú)特的參考價(jià)值。科學(xué)、規(guī)范的培訓(xùn)檔案對強(qiáng)化教學(xué)管理，促進(jìn)畢業(yè)后教育工作改革，提高畢業(yè)后教育培訓(xùn)質(zhì)量有著及其重要的作用。我院是部屬院校教學(xué)醫(yī)院，畢業(yè)后教育檔案除具有其他類檔案的共性外，還存在文件材料多樣化和檔案管理集中化的矛盾。畢業(yè)后教育檔案具有材料形成的來源渠道多、內(nèi)容渋及范圍廣、庫藏相對比重大的特點(diǎn)，其內(nèi)容主要包括上級主管部門指定下發(fā)的關(guān)于畢業(yè)后教育管理的各種文件、制度、培訓(xùn)計(jì)劃、申報(bào)項(xiàng)目通知、項(xiàng)目獲準(zhǔn)批文、進(jìn)修人員培養(yǎng)隨訪表、新職工崗前培訓(xùn)材料等。由此可見，畢業(yè)后教育管理活動形成的文件、材料分散于不同的教學(xué)階段、環(huán)節(jié)以及不同的教學(xué)管理人員和教師手中。這種分散性與畢業(yè)后教育檔案要求收集齊全、集中歸檔、規(guī)范管理形成一對矛盾，同時(shí)也給檔案管理工作人員提出了更高的工作要求。此外，大多數(shù)教學(xué)和教輔人員對畢業(yè)后教育檔案管理工作認(rèn)識不足，甚至對畢業(yè)后教育檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，教育部門的主要工作是教學(xué)、培訓(xùn)，檔案收集管理應(yīng)由檔案部門去做，因此，在職能部門規(guī)劃和工作制度中，很少甚至沒有渋及檔案工作，檔案管理部門服務(wù)意識、開放意識淡漠，對檔案的重要作用沒有做到有效宣傳，在畢業(yè)后教育檔案的收集方面處于被動地位。綜合性醫(yī)院畢業(yè)后教育檔案類型多、層次多，由于諸多不同的檔案內(nèi)容各異，無疑給此類檔案的收集和整理帶來一定的難度。

三、加強(qiáng)畢業(yè)后教育檔案管理的措施

1.進(jìn)一步深入強(qiáng)化檔案意識，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高全體教職員工的檔案意識和畢業(yè)后教育檔案管理的重要性的認(rèn)識。新時(shí)期，高校重組、合并后，更是要依據(jù)畢業(yè)后教育的新特點(diǎn)、新情況，深入細(xì)致地開展宣傳檔案法規(guī)和檔案工作的活動，努力培養(yǎng)廣大教職員工的檔案意識，特別是要強(qiáng)化主管畢業(yè)后教育工作領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識。畢業(yè)后教育檔案管理是培訓(xùn)管理工作中不可缺少的環(huán)節(jié)，對準(zhǔn)確評估畢業(yè)后教育培訓(xùn)工作、改進(jìn)培訓(xùn)方法、提高培訓(xùn)質(zhì)量都有著十分重要的作用。因此，醫(yī)院應(yīng)切實(shí)重視，職能部門從事檔案管理的工作人員要及時(shí)向畢業(yè)后教育培訓(xùn)單位提供培訓(xùn)檔案的歸檔范圍，定期檢查檔案的收集、整理請況，逐步參與畢業(yè)后教育管理工作的全過程。

2.理順工作關(guān)系，確定畢業(yè)后教育檔案的分類及內(nèi)容。畢業(yè)后教育檔案前期工作大都是由培訓(xùn)管理人員兼職承擔(dān)，負(fù)責(zé)培訓(xùn)管理檔案的工作人員能否正確處理好培訓(xùn)管理和檔案管理的工作關(guān)系，直接影響到畢業(yè)后教育檔案規(guī)范化管理的效果。因此，負(fù)責(zé)培訓(xùn)管理檔案的工作人員，必須協(xié)助做好檔案管理方面的工作，協(xié)調(diào)工作關(guān)系，按照規(guī)范化的工作程序和方法，及時(shí)有效地完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作，從而避免培訓(xùn)管理和檔案管理工作發(fā)生沖突。

3.努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，確定準(zhǔn)確的立卷方法，制定嚴(yán)格的畢業(yè)后教育檔案管理制度。分管培訓(xùn)檔案的工作人員，應(yīng)當(dāng)努力提高自身的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，利用各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會，增強(qiáng)檔案專業(yè)知識、檔案法規(guī)。行之有效地管理好畢業(yè)后教育檔案，并采取積極的措施，圍繞畢業(yè)后教育改革，大力開發(fā)利用培訓(xùn)檔案信息資源，做好檔案信息服務(wù)，結(jié)合綜合性教學(xué)醫(yī)院的工作實(shí)際，根據(jù)不同的學(xué)科、專業(yè)，按年限分類立卷，運(yùn)用現(xiàn)代信息化辦公技術(shù)，做好培訓(xùn)檔案備份，長期保存。

4.注意對畢業(yè)后教育檔案信息資源的利用。檔案用而必藏，藏而必用。畢業(yè)后教育檔案收集是手段，提供利用是目的。畢業(yè)后教育檔案完整收集，系統(tǒng)成卷，歸檔收藏，僅是一種信息資源的存儲，檔案的生命在于它的有用性，不積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，只是將它束之高閣，就失去了它的自身價(jià)值。因此，檔案工作者必須及時(shí)對現(xiàn)有畢業(yè)后教育檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)挖掘，把資源優(yōu)勢變?yōu)樾畔?yōu)勢[2]。首先，強(qiáng)化綜合性醫(yī)院檔案室基礎(chǔ)工作是開發(fā)利用的必要保證。新時(shí)期，在實(shí)施檔案工作規(guī)范管理的過程中，檔案室要努力抓好基礎(chǔ)工作，不斷完善檔案工作規(guī)章制度，實(shí)施細(xì)則，嚴(yán)格把好案卷質(zhì)量關(guān)，定期對院職能部門的預(yù)立卷工作進(jìn)行指導(dǎo)。加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高專（兼）職畢業(yè)后教育檔案管理人員的綜合素質(zhì)，充分發(fā)揮他們的主觀能動性和工作積極性，立足本職，創(chuàng)造條件，改革創(chuàng)新，開展工作。其次，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息是開發(fā)利用的重要手段。畢業(yè)后教育檔案管理人員應(yīng)努力掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化及多媒體等先進(jìn)技術(shù)，選擇兼容性強(qiáng)的管理軟件管理檔案，建立有效的網(wǎng)絡(luò)檢索體系，用互聯(lián)網(wǎng)提供檔案信息服務(wù)。第三，了解利用者需求是開發(fā)利用的主要目的。要了解檔案利用者，應(yīng)首先了解綜合性醫(yī)院的中心工作和主要任務(wù)，改進(jìn)服務(wù)方式，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。檔案管理工作者既是專業(yè)人員又是服務(wù)人員，在用戶和檔案之間起到橋梁和紐帶的作用。

總之，畢業(yè)后教育檔案是綜合性教學(xué)醫(yī)院檔案的重要組成部分，要為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就必須把畢業(yè)后教育檔案信息資源的獲取開發(fā)作為日常工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，抓緊抓好，使之在綜合性醫(yī)院工作的發(fā)展與改革過程中發(fā)揮積極的作用，從而產(chǎn)生巨大的行業(yè)正能量。

參考文獻(xiàn)：

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