公立醫(yī)院會計檔案管理存在的問題及建議

陳蕾嫣

摘要：大數(shù)據(jù)時代后，公立醫(yī)院會計檔案管理的工作內(nèi)容發(fā)生較大變化。結(jié)合新會計檔案法及公立醫(yī)院實際執(zhí)行中存在的問題進行分析并提出建議，便于會計檔案管理工作更好地服務于公立醫(yī)院運營活動，保障其健康、可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：公立醫(yī)院；會計檔案；信息化管理；問題及建議

公立醫(yī)院是一類較為特殊的單位，公立醫(yī)院中的會計檔案管理工作，不僅涵蓋普通單位的會計檔案管理工作，而且增加了諸如醫(yī)療改革、部門預決算、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展等行業(yè)特色的管理內(nèi)容。進入大數(shù)據(jù)時代后，公立醫(yī)院會計檔案管理上出現(xiàn)了新的要求，會計檔案管理的工作內(nèi)容發(fā)生較大變化，表現(xiàn)在：會計檔案存放介質(zhì)由單一紙質(zhì)延伸為紙質(zhì)和電子化相結(jié)合，未來以會計檔案大數(shù)據(jù)管理為主。2015年12月11日財政部頒布的中華人民共和國國家檔案令79號《會計檔案管理辦法》，進一步推進了醫(yī)院會計檔案管理的電子化進程。文章結(jié)合新會計檔案法及會計檔案管理在公立醫(yī)院執(zhí)行中存在的問題進行分析并提出建議，以便公立醫(yī)院會計檔案管理工作更好的服務于醫(yī)院運營活動，為醫(yī)院健康、可持續(xù)發(fā)展提供保障。

一、公立醫(yī)院會計檔案管理的內(nèi)容及其重要性

（一）公立醫(yī)院會計檔案管理的內(nèi)容

1.基本內(nèi)容

會計檔案管理的內(nèi)容也就是會計檔案管理工作的對象。國家檔案令79號《會計檔案管理辦法》（2016年1月1日執(zhí)行）中第三條明確了會計檔案管理的內(nèi)容即會計檔案是指“單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案”。辦法強調(diào)了會計檔案管理對象涉及紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案。并在第六、八條列明了會計檔案的包括項目，其中第八條中著重闡述電子會計檔案的特征，為會計檔案管理工作指明了方向。

2.體現(xiàn)行業(yè)特殊性的管理內(nèi)容

公立醫(yī)院作為醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的一種類別，是具有公益性質(zhì)的非營利性單位，在接受政府財政補助、執(zhí)行國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革政策等過程中留存了反映上述項目的會計憑據(jù)，這是普通單位未有的部分，具有財務與醫(yī)療衛(wèi)生相結(jié)合的性質(zhì)，它包括：反映醫(yī)藥費用控制情況的上級文件和報表、反映衛(wèi)生科研教學事業(yè)發(fā)展的立項情況說明書及經(jīng)費使用明細、反映醫(yī)保結(jié)算情況專項明細賬務、反映部門預算執(zhí)行情況的決算報表、預算批復等、反映衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展基本情況的年度報表及政府合并報告、以及反映公立醫(yī)院等級評審和考核指標的執(zhí)行情況說明等。

（二）公立醫(yī)院會計檔案管理的重要性

公立醫(yī)院會計檔案，它是公立醫(yī)院經(jīng)濟運營過程的全部記錄，其重要性主要體現(xiàn)在以下三個方面：

首先，公立醫(yī)院會計檔案管理水平直接反映醫(yī)院自身管理情況。公立醫(yī)院會計檔案不僅屬于財務檔案機密，而且屬于醫(yī)院檔案機密，是財務管理與醫(yī)院管理相融合的產(chǎn)物。公立醫(yī)院會計檔案記載著醫(yī)院經(jīng)濟運營活動發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束的全過程，是對醫(yī)院經(jīng)濟運營活動的客觀體現(xiàn)及經(jīng)濟性評價，也是公立醫(yī)院內(nèi)部控制的重要內(nèi)容。不僅可以反映公立醫(yī)院過去交易或事項的內(nèi)容，也能對公立醫(yī)院未來發(fā)生的活動或事項進行預計、提供參考依據(jù)。

其次，公立醫(yī)院會計檔案管理在解決醫(yī)院內(nèi)外經(jīng)濟糾紛、稅收查證、公安取證、改革調(diào)研等其他事項證明等方面提供了重要依據(jù)。為保障醫(yī)院及其分部分院運營整體的完整性，以及為防止醫(yī)療業(yè)務運營資料的遺失或損壞提供了充分的資料證明。

最后，運用科學方法有序有序管理公立醫(yī)院會計檔案，便于醫(yī)院內(nèi)部會計人員及其他需用人員合理使用，減少無序工作而浪費的時間，提高工作效率，并保障醫(yī)院其他職能部門工作的順利進行。

二、公立醫(yī)院會計檔案管理中存在的問題

在日常的運營活動中，由于醫(yī)院管理者職業(yè)局限，表現(xiàn)在：多數(shù)為醫(yī)務工作者，雖進行管理運營相關方面的培訓但管理思路涉及面不全，只專注于醫(yī)療業(yè)務各方面的管理，會計檔案管理相對薄弱，存在如下問題：

（一）醫(yī)院管理者不重視會計檔案管理工作

因為存在職業(yè)局限性及主觀上醫(yī)院業(yè)務發(fā)展為各項工作重點，醫(yī)院管理者不重視會計檔案管理工作，會計檔案管理只局限在財務部、審計部、紀檢監(jiān)察這類科室，其他行政后勤部門及臨床業(yè)務部門對會計檔案概念不明晰，主觀上認為會計檔案管理工作內(nèi)容簡單、無技術含量，僅在上級檢查或申報繼續(xù)教育學分、差旅報銷、科研項目評審、處理經(jīng)濟糾紛時多數(shù)人才意識到會計檔案的重要性。會計檔案所體現(xiàn)的全局性未能引起醫(yī)院管理者重視，醫(yī)院管理者的檔案重要性觀念不強。

（二）會計檔案管理與醫(yī)院業(yè)務發(fā)展不匹配

1.紙質(zhì)會計檔案存放空間不足、管理設施配備不足，管理難度大。

以廈門為例，在嚴格執(zhí)行醫(yī)藥費用控制任務的前提下公立醫(yī)院醫(yī)療收入每年增長5%-8%，而會計檔案中的會計憑證本數(shù)在近十年的時間里增長超過50%。因業(yè)務增加而產(chǎn)生的會計檔案逐年增加，但紙質(zhì)資料存放空間仍保持在十年前水平，遠低于當前一年憑證量，存放空間嚴重不足，無法適應逐年增長的業(yè)務需求。醫(yī)院在規(guī)劃建設中未考慮檔案管理需要，新建大樓基本用于業(yè)務發(fā)展，就診環(huán)境改善、病區(qū)擴容、病床增加，對行政后勤管理用存放空間不予增加。同時在檔案管理管理設施配備上，缺少必要設施采購經(jīng)費來源及現(xiàn)有輔助管理工具，如除濕機、溫度調(diào)節(jié)器等電子調(diào)控設備，由此增加了管理的難度。

2.電子化會計檔案未能由系統(tǒng)控制，沒有嵌入在諸如HRP內(nèi)部管理系統(tǒng)中。主要表現(xiàn)為：

（1）根據(jù)新會計檔案管理辦法，目前公立醫(yī)院電子會計檔案主要實現(xiàn)辦法中第八條的第1點“形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸”及第5點“建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響”。即目前電子會計檔案管理僅限于存取會計檔案電子資料、賬務系統(tǒng)數(shù)據(jù)導入導出、數(shù)據(jù)備份等基礎方面，暫無可用電子會計檔案信息化管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案。

（2）目前會計檔案管理無法全面實現(xiàn)電子財務會計報表等會計資料的經(jīng)辦、審核、審批等必要簽審程序的電子化處理，即網(wǎng)上經(jīng)辦、網(wǎng)上審核、網(wǎng)上審批的無紙化管理流程。

（3）醫(yī)院手工編制會計檔案清冊表，會計檔案查詢以檔案清冊表中的編號查詢?yōu)橹鳎瑫簾o系統(tǒng)支持通過輸入經(jīng)濟內(nèi)容相關字段搜索查詢，內(nèi)容定位性差，容易發(fā)生人為錯誤。一方面是電子會計檔案信息化管理系統(tǒng)研發(fā)少，不能與會計賬務處理系統(tǒng)相連接，未能實現(xiàn)會計檔案資料的直接生成與存檔、形成會計大數(shù)據(jù)云平臺；二是醫(yī)院在預算編制及實際運營中，均缺少支持電子會計檔案信息化管理系統(tǒng)自籌、財政補助來源的資金，在業(yè)務系統(tǒng)更新?lián)Q代迅猛的情況下，會計檔案管理信息化未能有效全面實現(xiàn)，無法滿足電子化管理要求，與業(yè)務發(fā)展不匹配。

（三）會計檔案管理工作量大、內(nèi)容繁瑣，崗位需求迫切，而目前人員配備不足、業(yè)務水平普遍較低，管理方式陳舊

公立醫(yī)院會計檔案是財務與醫(yī)療活動相結(jié)合的產(chǎn)物，不僅有基礎會計檔案的管理內(nèi)容也有體現(xiàn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展等行業(yè)特殊性的管理內(nèi)容。由此，需要具有較強專業(yè)技術能力的相關工作人員來勝任，崗位設置上要求專業(yè)對口、責任心強、認真仔細，由此招聘上人選范疇窄。目前，醫(yī)院會計檔案管理人員配備以兼任為主、數(shù)量不足，僅有辦公室、財務部設置檔案管理崗位并兼任其他工作，人數(shù)一般控制在1人。受會計檔案管理工作設施環(huán)境無法全面保障、現(xiàn)代化的管理手段欠缺、管理模式落后、管理信息不通暢的影響，醫(yī)院會計檔案管理工作無法高效運行，現(xiàn)有的會計檔案管理人員僅停留在諸如整理、裝訂、排序編號會計憑證、報表等會計資料的基礎階段，無法通過信息系統(tǒng)對會計檔案實現(xiàn)無紙化管理、對會計檔案中的內(nèi)容進行數(shù)據(jù)分析、獲取經(jīng)驗，檔案管理技術與方式滯后，易發(fā)人為錯誤，給日常繁重的會計檔案管理工作增加不必要的負擔。

（四）公立醫(yī)院會計檔案管理不規(guī)范

1.公立醫(yī)院內(nèi)部暫無建立完善的會計檔案管理制度體系用以涵蓋電子會計檔案管理、檔案信息安全性等大數(shù)據(jù)時代下新管理要求。

2.現(xiàn)有的公立醫(yī)院會計檔案管理制度流于形式，管理流程仍在完善中。諸多管理項目，如憑證借閱、報表復印等管理流程正持續(xù)完善中，沒有系統(tǒng)地形成于醫(yī)院管理制度中。新出現(xiàn)的管理項目，如無紙化票據(jù)（廈門財政票據(jù)無紙化）管理空白、數(shù)據(jù)對接的安全性由誰保障未明確。檔案管理權限不明晰，檔案管理質(zhì)量無人監(jiān)控、許多管理的紕漏只有在實際執(zhí)行中才逐步被發(fā)現(xiàn)。

3.因缺失專門的電子會計檔案信息化管理系統(tǒng)，盡管借助簡單電子化管理工具，如Excel表等，會計檔案管理中也會存在一些錯誤，包括：編號錯誤、打印錯誤、時間錯誤等，目前無法通過系統(tǒng)加以防范、并留有更正痕跡。

4.紙質(zhì)介質(zhì)和電子會計檔案均有嚴格的存放管理要求，而目前檔案管理實踐中無法全面滿足。紙質(zhì)介質(zhì)會計檔案存放要求防水、防火、防潮、防蟲等；電子會計檔案存放要求存放路徑防病毒、設置專門權限，電子簽名可識別、網(wǎng)絡穩(wěn)定、接口安全等。由于缺失專門的信息化管理系統(tǒng)和安全防護措施，必然影響會計檔案管理的規(guī)范性。

（五）缺少公立醫(yī)院行業(yè)特殊性的會計檔案管理

2009年以來醫(yī)療改革政策在公立醫(yī)院中的經(jīng)濟執(zhí)行情況是醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)特有的會計檔案資料、屬于公立醫(yī)院具有保存價值的會計資料，有利于反映改革成果。在實際運行中，所執(zhí)行的改革政策相關文件、落實情況的經(jīng)濟影響報告沒有進行統(tǒng)一存檔。一方面是改革政策的經(jīng)濟影響報告沒有專門的存檔標準；另一方面是新會計檔案管理辦法對諸如行業(yè)特有、具有價值的會計資料存檔無硬性要求。由此導致行業(yè)特有檔案資料缺失，無法有效輔助公立醫(yī)院整體經(jīng)濟運行影響分析。

三、公立醫(yī)院會計檔案管理工作的建議

規(guī)范會計檔案管理工作，使其能夠為醫(yī)院的各個部門服務，不僅方便內(nèi)部管理也為外部檢查工作的順利進行提供保障，對此公立醫(yī)院可以從六個方面完善現(xiàn)有會計檔案管理工作：

（一）敦促醫(yī)院形成檔案管理小組，并在檔案管理小組下設置會計檔案管理小組，從組織架構(gòu)上完善會計檔案管理工作。并強化醫(yī)院管理者檔案管理的全局思想，促使醫(yī)院管理者認識到會計檔案管理的內(nèi)容涉及全院全員的經(jīng)濟運營活動過程與結(jié)果，它與業(yè)務管理一樣重要，能有效地保障醫(yī)院可持續(xù)運營。

（二）應增加會計檔案信息化管理系統(tǒng)的預算編制項目，從資金源頭上助力會計檔案信息化管理。加大對會計檔案信息化系統(tǒng)購買服務的資金預算等，將其作為醫(yī)院HRP管理中的一部分，與業(yè)務發(fā)展相匹配，使其能更好地為醫(yī)院內(nèi)外部服務。

（三）完善現(xiàn)有醫(yī)院內(nèi)部會計檔案管理流程、制度，結(jié)合新會計檔案管理辦法設計專門針對電子會計檔案管理的流程及制度、突出電子會計檔案管理方式、系統(tǒng)的安全性，加強醫(yī)院會計檔案管理的執(zhí)行力，實現(xiàn)制度約束的必要性。做到制度上不斷完善、流程上不斷優(yōu)化、執(zhí)行上不斷糾正，形成會計檔案全面質(zhì)量管理的PDCA循環(huán)。

（四）為會計檔案管理人員定期或不定期的專業(yè)培訓提供保障，以適應大數(shù)據(jù)時代電子會計檔案管理的需要，借助信息化系統(tǒng)管理減輕會計檔案管理工作強度、有序分步實現(xiàn)無紙化管理、提高工作效率。

（五）應當將會計檔案管理工作納入醫(yī)院內(nèi)部控制活動中，作為內(nèi)部控制的重要控制內(nèi)容，實現(xiàn)全院全員全程控制。會計檔案屬于財務機密，因此加強會計檔案的保密管理尤為重要。特別是大數(shù)據(jù)時代，應用信息化管理手段，保障系統(tǒng)的安全性、防范風險是管理工作的重要內(nèi)容。內(nèi)部控制中的風險防控等諸多內(nèi)容可以有效防止會計檔案管理工作的紕漏，減少人為錯誤的發(fā)生、規(guī)范會計檔案管理行為。

（六）完善現(xiàn)有會計檔案管理方式、借助信息化管理系統(tǒng)加強會計檔案專門內(nèi)容模塊的管理。針對公立醫(yī)院這一特殊行業(yè)性質(zhì)的單位，在紙質(zhì)與電子會計檔案管理過程中，需專門進行醫(yī)療改革經(jīng)濟運行影響效果相關方面的會計檔案管理工作。特別是大數(shù)據(jù)時代后，應將反映醫(yī)療改革經(jīng)濟運行影響的會計資料嵌入會計檔案信息化管理系統(tǒng)中，通過精確內(nèi)容定位、單獨歸集此類會計檔案形成專門模塊管理。為后續(xù)醫(yī)院自身運行情況及改革的經(jīng)驗數(shù)據(jù)提供檔案保障，并為未來醫(yī)療改革大數(shù)據(jù)云平臺的形成提供對接依據(jù)。

參考文獻：

[1]中華人民共和國財政部.國家檔案局令第79號——會計檔案管理辦法[EB/OL].2015年12月11日頒布.2016年1月1日起施行.http：//tfs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/caizhengbuling/201512/t20151214_1613338.html.

[2]鄧勝華.大數(shù)據(jù)時代對醫(yī)院財務檔案管理發(fā)展的影響[J].中國管理信息化，2017，2，20（4）：169-170.

[3]陳忠煜.醫(yī)院會計檔案管理策略探討[J].檔案工作，2017.05：94.

（作者單位：廈門大學附屬中山醫(yī)院財務部）