對高職院校檔案管理信息化建設(shè)的思考

陳靜

摘 要：時代迅速發(fā)展，國家越來越重視教育，其終將占據(jù)更加重要的地位。高職院校的發(fā)展十分迅速，學(xué)生數(shù)量也在逐年增長，但是大部分的高職院校對檔案管理工作的重視不夠，檔案管理信息化建設(shè)也不足，嚴(yán)重影響檔案管理信息化工作的進(jìn)一步提升。故本文就目前高職院校的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了詳細(xì)的分析，并針對目前高校的實際情況，介紹了幾種加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的方法，希望能夠幫助高職院校，進(jìn)一步提升他們的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案管理;信息化

科技信息化的時代已經(jīng)來臨了，高職院校間傳統(tǒng)的檔案管理模式應(yīng)該發(fā)生改變，由以往的紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電子化，就目前的檔案管理現(xiàn)狀來看，高職院校還需要做出很多的努力，最終真正的實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化，使得檔案管理更加便捷高效，從而來提升高職院校檔案管理工作的水平。

一、當(dāng)前高職院校檔案管理化建設(shè)的現(xiàn)狀

國家開始重視教育，并且加大了教育的范圍，未來教育會成為我國的一大熱點，這就意味著高職院校的學(xué)生也在大量的增多，各類的檔案的數(shù)量也逐漸增多，導(dǎo)致檔案管理人員的工作日益增多。就目前來看，高職院校的檔案管理還處于傳統(tǒng)的方式，仍舊采用紙質(zhì)的檔案，過于死板，而且浪費人力物力，不便于查找信息。加強(qiáng)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種必然。大多數(shù)的高職院校由于自我規(guī)模限制，技術(shù)發(fā)展落后，檔案化信息管理還處于初級階段，要想真正的完成信息化的轉(zhuǎn)變，還需要進(jìn)一步的挖掘。在檔案管理信息化建設(shè)這條路上，還有許多問題需要我們進(jìn)一步的探索，努力去解決。

二、加強(qiáng)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的意義

有利于提高檔案工作人員的效率，同時質(zhì)量也得到進(jìn)一步的提升。紙質(zhì)的檔案和電子數(shù)字化的檔案同時并存，更加能確保檔案信息的正確率，降低信息出錯的機(jī)率，數(shù)字化檔案的出現(xiàn)，可以提高檔案管理人員的工作效率，查找相關(guān)的檔案起來，方便快捷。數(shù)字信息化檔案是一種新形式的管理方式，依賴于計算機(jī)技術(shù)，并按照檔案管理的模式進(jìn)行操作。其就是將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子的文件，進(jìn)而保存，檢索管理，從而延長了紙質(zhì)化檔案的壽命，也能更多的節(jié)省成本。

并且還可以有效的提供檔案服務(wù)，使得檔案部門成為整個高職院校的信息中心。以往的信息查找，需要工作人員，在目錄中找出所需的檔案來，在到相應(yīng)的庫房中進(jìn)行尋找，費事費力，如今在計算機(jī)上可以達(dá)到一瞬間的查找，工作效率的提高，也為來尋找檔案信息的人員提供了很好的服務(wù)。檔案管理部門的地位也得到了大大的提升。

三、如何加強(qiáng)檔案管理工作信息化的建設(shè)

（一）樹立檔案信息化的觀念。我們處于如今這個信息化時代，必須好好利用信息化。檔案管理信息化的建設(shè)是一種必然的選擇，我們應(yīng)該努力去改變?nèi)耘f存在于高職院校的紙質(zhì)檔案管理思想，轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案的建設(shè)，與現(xiàn)代科技形成很好的對接。樹立信息化管理的觀念，進(jìn)一步的完成檔案管理化的改革創(chuàng)新。

（二）建設(shè)檔案管理工作的相關(guān)制度。設(shè)立高職院校內(nèi)部檔案管理工作的制度，加強(qiáng)檔案工作的管理。針對高校自己內(nèi)部的實際情況，結(jié)合其他院校的制度和經(jīng)驗，并按照國家頒布的《檔案法》，制度出實際合理的制度。檔案工作要有一定的制度進(jìn)行保障和限制，

（三）加強(qiáng)檔案管理的安全保障系統(tǒng)。目前，眾多高職院校缺乏對檔案工作的重視，而且對檔案信息化的建設(shè)沒有周密的計劃。也無法確保檔案信息管理的安全性，檔案常常涉及很多高職院校中師生的隱私，一旦公開，常常給當(dāng)事人帶來不可磨滅的災(zāi)難，故做到檔案信息的安全是十分重要的，當(dāng)然這也是檔案工作人員的基本職責(zé)。同時還要利用好如今的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，并采取相應(yīng)的安全策略，提前做好安全預(yù)案，以防網(wǎng)絡(luò)黑客出現(xiàn)時，做到迅速及時的處理。從而保證檔案工作的安全性。

（四）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。要想實現(xiàn)檔案管理的信息化，首先應(yīng)該提高檔案工作人員的基本素質(zhì)。就當(dāng)前國內(nèi)的檔案管理人員來看，大多數(shù)人員的檔案管理知識水平低，并且只是對計算機(jī)進(jìn)行簡單的操作，這樣遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足如今的檔案信息化管理。只有檔案管理人員具有先進(jìn)的計算機(jī)水平，大量的檔案專業(yè)知識儲備，努力提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，才能緊跟如今的檔案管理潮流，從而適應(yīng)如今快速發(fā)展的時代，進(jìn)一步的發(fā)展檔案管理事業(yè)。定期開展檔案工作人員的技能培訓(xùn)，做到檔案工作信息的實時更新，逐步為檔案工作人員進(jìn)行知識的補充。

檔案管理工作是眾多高職院校的一大難題，如今數(shù)字化時代的來臨，給予了檔案工作發(fā)展機(jī)遇。以往繁瑣的工作，一旦利用好數(shù)字信息化，可以大大提高效率，這是檔案管理工作上的一種質(zhì)的飛躍。只有緊跟時代的變化，認(rèn)清目前的國家形勢，轉(zhuǎn)變自身的觀念，樹立檔案信息化的新型理念，拋棄舊的想法，提高檔案工作人員的專業(yè)技能知識，定期舉辦相關(guān)的培訓(xùn)，提升其素養(yǎng)，建設(shè)檔案管理工作的相關(guān)制度加強(qiáng)檔案管理的安全保障系統(tǒng)，才能完善高職院校檔案管理信息化建設(shè)。

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