淺談機關檔案規范化管理存在的問題及對策

王春麗

摘要：檔案管理工作是機關單位管理工作的一部分，是提高工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史原貌的一項重要工作。檔案規范化管理是實現檔案管理現代化、標準化、正規化的重要環節。本文通過分析在機關單位實施檔案規范化管理工作過程中的問題和不足，提出了機關單位檔案規范化管理的相應對策。

關鍵詞：檔案;規范化管理;問題;對策

一、檔案工作規范化管理存在的問題

檔案管理工作是機關單位管理工作的一部分，是提高工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史原貌的一項重要工作。檔案規范化管理是實現檔案管理現代化、標準化、正規化的重要環節。通過近年來開展的檔案規范化管理工作來看，各機關單位還存在著諸多問題。主要有以下幾個方面。

（一）缺乏領導的重視重度

一些機關單位領導對檔案工作的重要性和必要性認識不清，分管檔案工作的職責不清。檔案工作還停留在簡單的檔案保管階段，存在看門守攤思想，對檔案規范化管理認識不足，重視不夠。

（二）缺乏專職檔案人才隊伍

由于受機構編制等制約，有的單位檔案工作隊伍人數不足，大部分由老同志和臨時聘用人員擔任。既熟悉檔案工作，又懂計算機及網絡軟件運行維護的復合型人才奇缺，檔案信息化建設的技術力量薄弱。有的單位專職檔案工作人員很少，且更換又頻繁，使檔案人才隊伍不能保持相對穩定。大部分檔案工作人員缺乏相應的專業知識培訓，對待檔案工作存在得過且過的思想，履行職責的能力弱。由于人才缺乏相應的穩定性，使得查檔服務工作質量不高，大部分單位文檔人員僅限于查檔案，而對檔案的利用效果認識不清，使得檔案在利用過程中難以產生社會和經濟價值。

（三）缺乏相應的檔案管理規章制度

一些單位檔案管理規章制度不健全，不能夠認真學習檔案法，對檔案法的理解和貫徹落實不到位。一是借閱手續不健全。在查閱或借閱檔案時問題比較突出，較少履行審批手續，檔案隨意查閱、借出，造成檔案損毀，甚至丟失。二是缺乏應急預案。相當一部分單位缺乏室藏檔案的應急預案，對于突發緊急情況難已應對。三是歸檔分類不清，查閱困難。一些單位檔案編目不科學，不規范，不按照檔案行政管理部分審批的分類方案進行分類，從而造成日后查閱檔案出現很多不良反應。

（四）缺乏相應的檔案保管辦公室、柜

一是檔案室混用嚴重。有的單位檔案庫房沒有按照檔案法要求的標準執行，與辦公室混用，有的單位還將雜物放于檔案室，檔案室鑰匙隨意分配，一旦出現檔案遺失問題，難免職責不清。二是沒有必要的防護設備。有的單位檔案室“八防”措施落實不到位，沒有必備的防火、防光、防塵等防護設備，安全隱患較多;三是有的單位檔案管理缺乏相應的檔案室，檔案柜陳舊破損，部分單位檔案柜數量少，不能滿足5-30年的存放需求，有的單位甚至檔案柜也沒有配齊，至使檔案亂堆亂放嚴重。有的單位不按規定使用無酸紙檔案盒，更多的單位沒有使用防磁柜，使得介質載體檔案無法存放。四是重文書檔案，輕會計檔案。有的單位只重視收集文書檔案，對會計檔案沒有進行歸檔，多年來，會計檔案一直存儲與財會室，由于會計人員頻繁的更換，而會計檔案沒有認真履行交接手續，使得后來者查找會計資料較為困難。

（五）缺乏檔案信息化建設的認識

有的單位對檔案信息化建設認識不足，檔案管理僅限于傳統的紙質檔案方法，對檔案信息化所需的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件沒有配備齊全，大多數單位甚至根本不配備專門管理檔案的軟件，從而不能實現檔案管理軟件與單位局域網聯通;檔案信息化建設工作滯后，許多機關單位檔案數字化工作進展緩慢。

二、抓好機關單位檔案規范化管理的相應對策

（一）強化領導責任，不斷提高思想認識

一是提高思想認識，把做好機關單位檔案規范化管理工作擺上重要日程。要按照機關單位檔案規范化管理工作要求，逐條對照，逐條分析，認真執行檔案規范化管理要求。二是加強組織領導。各單位工強化領導責任，主要領導負總責，分管領導具體抓，主要負責同志要將機關單位檔案規范化管理工作做為一項重點工作，拿出時間和精力，確保機關單位檔案規范化管理工作順利進行。三是加強宣傳力度。在召開檔案工作會議時，多請分管領導、主管負責人參加，通過會議提高領導的思想認識。同時隨時宣傳檔案法精神，增強各級領導重視和支持檔案工作的責任感，進一步明確職責，強化措施，確保機關單位檔案規范化管理工作工作中取得好成績。

（二）加強對檔案人員的管理與培訓

一是要做好檔案交接工作。對于更換檔案工作頻繁的單位，在人員更換時一定要做好傳幫帶工作，防止出現工作脫節，給檔案管理工作帶來不便;二是強化培訓，因材施教。根據崗位職能，年齡結構，采取不同的培訓學習方法，對于老同志來說要學習基礎知識，對于年輕同志來說要學習檔案信息化建設知識，通過學習和培訓，提高檔案管理人員的整體素質。三是抓理論學習，認真學習檔案法等檔案專業知識，還要做好思想教育工作，學習黨的方針政策，不斷提高檔案人員的政治理論水平和素養。

（三）強化檔案執法監督檢查

充分利用檔案行政執法檢查的工作要求，加大對監督檢查力度，對檔案管理工作存在問題的單位，對檔案管理存在安全隱患的單位，對檔案歸檔不規范的單位，對信息化建設速度慢的單位，要求限期整改。對單位領導思想認識不足的單位要給予批評，對問題嚴重的單位，要進行行政處罰。

（四）加大經費投入力度

要積極爭取資金，加大對檔案工作軟硬件的投入力度。一是要引進人才，對于專業人才，提高待遇，要實行聘用制，與其簽定工作合同，保證專業人才隊伍的穩定性。二是要加大硬件設備的投入，如標準化的檔案室，標準化的檔案柜，使得檔案室達到“八防”措施的要求。三是加大檔案管理軟件的投入力度。配備相應的檔案管理軟件和檔案數字化處理設備配備，加快檔案信息化工作進程。

總之，通過以上對策的實施，相信機關單位檔案規范化管理水平將會上一個新的臺階，機關單位的檔案能夠人民的生產生活提供有力的幫助，能夠發揮其最大的社會與經濟效應。