新時期高校檔案管理系統的研究

摘 要：現代社會變化迅猛，巨大的競爭壓力要求各行業有更高的工作效率以及更低的勞動成本，而信息技術可滿足這一愿景，改善各行業現有模式存在的缺陷，為此高校檔案管理領域也在推進信息化建設。高校檔案主要用于記錄高校的關鍵信息，是學校發展歷史的縮影。隨著時間的推移，高校需管理的檔案信息越來越多，檔案管理處工作人員的工作強度也越來越大，因此有必要采取相應措施來降低工作人員勞動強度，而引入信息系統替代現有模式是可行的解決方案。

關鍵詞：新時期；高校；檔案管理

高校檔案，存儲了大量珍貴的學生檔案資料，包括不同歷史時期各個學生的學籍信息以及成績信息等，這些檔案對學生和高校而言是非常珍貴和難得的。然而該高校檔案處依然采用單一落后的模式管理檔案信息，這種模式存在很多缺陷，如檔案查詢困難、檔案信息易丟失以及檔案信息無法共享等，這些都極大地限制了檔案管理處的作用，因此構建一個滿足學校實際的需求的檔案管理系統是未來的發展趨勢。建立檔案管理系統的作用主要體現在如下幾個方面：

1. 完善紙質檔案管理模式，提高檔案的存儲周期。學校檔案的傳統管理模式，主要是以紙質文件作為載體，以各種存在規律的編碼來支持檔案的收藏和查詢，事實上都屬于對檔案原始信息的記錄。然而紙質管理模式容易丟失或者損壞，而引入信息技術可完善檔案管理模式，提高檔案信息的存儲周期。

2. 加強高校檔案全流程的管理檔案管理工作所涵蓋的內容十分龐雜，工作量相對較大，所涉及的業務種類較多，因此建設一套系統來理順這些業務的工作流程，管理這些復雜的業務流程。通過對檔案管理信息系統需求的分析，重新認識檔案管理信息化業務的流程，實現檔案管理信息化業務的再造。

國內外研究現狀和發展動態。

在國內，對檔案管理系統目前使用情況對比調查分析，我們發現，大多數企業和政府機構、學校等單位多采用軟件定制的方式，根據自身檔案管理的特點和要求采用不同的系統軟件。有些是獨立的系統，有些是與信息管理系統結合為一體，或者附屬于信息管理系統。這些軟件系統的共性是以檔案管理為目的，以傳統紙質媒體的圖像化處理、儲存為處理方式，把傳統紙質媒體資料電子化管理，這樣一定程度上節約了紙質的使用，節約了資源，但其管理內容是二維的，靜態的，對資料之間的關系和動態化沒能徹底解決。這樣會造成在實際運用中，很多動態的圖像資料不能很快地處理，導致了檔案處理的不及時，影響了使用的方便性和快捷性。其原因一方面是開發能力的缺失，譬如一些檔案管理軟件采用的數據庫比較簡單，使數據之間的關系不夠密切；另一方面是在動態化管理檔案的設計上沒有理論的創新。對文檔和資料沒有很好的結構化，沒有結構化的數據只能采用文件化管理的方式，不能對結構管理、數據對比、版本和安全進行支持和保障，雖然可以對二維化形式的表格數據進行整理和查詢，但對文件化存儲的非結構化數據就不能很好地處理。因此可以說面向對象的數據庫系統還處于一種不夠成熟的階段。

檔案管理系統對動態過程管理所遇到的問題進行根本性解決，就需要從理論上進行創新，以全新的角度對問題做分析，全面研究目前國內檔案管理系統的特點后，當前檔案管理系統有以下幾點不足：

1. 在檔案管理的主要處理方式上基于文件系統，這種環境下用戶對目錄結構沒有標準化的操作，也沒有遵守國家檔案局設定的標準來進行限制。這直接導致了檔案編號和取名的不夠統一化，從而造成其可讀性差。

2. 因為文件取名的隨意性，用戶無法根據其名字很好地判斷文件的實際含義。這種情況下文件的使用者要具備一定的網絡知識，對網絡的架構、文件的具體路徑才能進行訪問和控制操作。

3. 因為數據庫的簡單，檔案管理系統對數據的操作如查詢和檢索也太過單一。現在多數檔案管理系統只能在現有的數據結構上操作，不能智能地選擇構化新的數據形式。查詢是數據管理的最重要的功能，其優劣直接決定了檔案管理的性能。

4. 數據的導入導出能力差。檔案管理一般都有很多歷史遺留數據，需要在使用時把過去的數據全部或者有選擇地輸入到系統內部，完成無痕交接。而目前的檔案管理系統不能很好地導入數據，出現丟失、批量錯誤等問題，而對數據打印等導出也有不兼容的情況發生。

5. 在國外，檔案管理也是一個研究熱點，但是由于我國檔案管理需求與國外檔案管理需求不一樣，所以我國檔案管理研究重點與國外檔案管理存在一定的區別，在檔案管理信息化平臺研究中，由于歐美等發達國家的計算機技術以及信息管理系統的研究與應用都比我國起步要早，發達國家的檔案管理技術的研究與應用技術也更加的成熟，在歐美等發達國家，高校都有成熟的檔案管理系統，由于我國和國外檔案管理的需求不一樣，因此我國的檔案管理系統不能夠完全使用國外的相關系統。

基于高校檔案管理需求開發了相關的檔案管理系統。隨著信息化的不斷加強，檔案管理系統也有了相應的變化，目前隨著檔案管理中數據的海量化過程，使得大型檔案管理系統成為了一個研究熱點，通過大數據管理技術以及智能化檔案管理技術，建立大型的成熟檔案管理系統，進一步提高檔案管理的效率以及信息化管理水平是國內以及國外在檔案管理方面的研究重點。

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作者簡介：

譚婷婷，湖南省株洲市，湖南鐵路科技職業技術學院。