醫院辦公室檔案管理工作的優化策略

摘 要：本文首先自醫院辦公室檔案管理職能、功能、功效等幾個方面分析了當前存在的主要問題，并依據當前醫院文書檔案管理現狀，利用問題導向法提出了解決上述幾個問題的主要策略，希望有利于推動醫院辦公室檔案管理工作的順利開展。

關鍵詞：醫院辦公室；檔案現狀；對策

醫院辦公室檔案管理不但承擔著上傳下達的任務，而且還需及時記錄醫院的往來電話、文件、信函、醫院領導的指示等，同時還需做到按時完成上級交給的各種任務，要定期將執行情況上報給醫院領導。所以醫院檔案管理工作有著非常重要的地位，不但屬于制度管理中的主要內容，而且要求引起檔案管理人員的高度重視。因此本文首先指出了當前醫院檔案管理中存在的不足之處，接著提出了解決性策略。

一、醫院辦公室檔案管理中的不足

（一）檔案管理職能方面的問題

醫院檔案管理工作首先要做到及時收集檔案信息并對其加工，但當前大多醫院在收集檔案信息時還主要以人工收集為主，不但影響了檔案信息收集速度，而且也為檔案管理人員增加了勞動強度。有的醫院在檔案管理工作中已經實現了信息化發展，但創建的信息化平臺與檔案管理要求不相適應，使醫院遭受了重大的經濟損失。

（二）檔案管理功能方面的問題

要想使醫院的檔案管理工作收到較好的效果，則要求檔案管理人員必須對本職工作高度負責，必須擁有高水平的專業技能，敢于及時創新管理模式。但當前大多醫院將經濟效益放在第一位，而忽略了檔案管理部門的重要性，檔案管理人員的建議得不到領導人員的重視。在這種管理模式下，檔案管理工作人員工作熱情不高、不能將全部精力投入到管理工作中。再有，醫院過于強調以科室為單位的組織架構，也會導致醫院檔案管理模式陳舊。

（三）檔案管理效果方面的問題

醫院檔案管理工作要想收到較好的效果則需依據任務導向在檔案管理工作中大膽創新，真正履行自身職責。要求檔案管理工作必須與醫院黨政工作保持高度一致，評價檔案管理工作必須依據科學手段進行。但當前存在的問題是檔案管理工作不能實現創新，檔案管理工作效率低下。

二、提高醫院辦公室檔案管理工作水平的策略

（一）提高管理人員的專業技能

筆者查閱了大量相關文獻發現，大多研究人員認為當前醫院檔案管理人員專業技能不達標，不具備責任意識。但筆者經過實際調查認為實際情況與上面說法存在一定的差異。我國當前檔案學已發展為一門獨立的學科，各個醫院當前已經引進了大量高素質檔案管理人才。主要問題是當前醫院其他部門不重視檔案管理工作，所以要針對醫院當前現狀開展培訓，保證全體醫院人員高度重視檔案管理工作。

（二）提高檔案管理部門的地位

醫院管理部門要認識到檔案管理工作的重要性，隨著當前醫院體制改革的逐步深入，醫院面臨的市場競爭更加激烈，利用深入研究檔案信息可以提高醫院的核心競爭力。醫院檔案管理工作要引起全部工作人員的重視，要自薪酬體制改革中向檔案管理人員傾斜。利用領導重視與提高檔案管理人員待遇使檔案管理人員意識到肩上的責任，從而主動投入到檔案管理工作中，推動醫院檔案管理工作的順利開展。

（三）建立完善的激勵機制

要想使醫院辦公室檔案管理工作收到較好的效果離不開檔案管理人員的努力。所以在制訂薪酬分配制度時要向檔案管理人員傾斜，同時制訂合理的精神激勵措施也是一種較為明智的做法。創建合理的職能結構是為了提高檔案管理人員的責任意識，在任務導向下加強與不同科室人員的交流與溝通，以得到各個科室的大力配合。所以醫院管理層要適當下放一些權利到檔案管理部門，同時將各個科室配合檔案管理工作的實際情況與科室年度考核結合在一起。

（四）建立完善的評價機制

醫院開展檔案管理工作是為了推動醫院的健康發展，因此對檔案管理工作提出了更高的要求。利用問題導向法發現，制訂完善的考評制度與有效的溝通制度可以提高檔案管理工作效率。制訂完善的考評制度對提高檔案管理質量具有非常重要的作用，主要指的是評價主體結構。筆者認為檔案評價工作應該針對辦公室檔案管理部門、各個科室、上級部門同時進行。建立有效的溝通制度則需依賴醫院的電子政務平臺，即利用QQ群、微信群、飛信等各種通訊軟件保證檔案管理部門與各科室的即時交流。

在此要求引起注意的是，當前國內醫院的檔案管理工作分別屬于獨立部門，在醫院的快速發展與轉型升級過程中，有的醫院檔案材料發生了丟失或損毀現象，嚴重破壞了醫院檔案的完整性，導致當前醫院檔案管理工作與現代化要求不相適應，進一步影響了醫院檔案信息的收集與整理工作。只有針對全部檔案材料實現系統化管理，才能擁有完整的檔案信息。第一，醫院可以將檔案管理工作交由獨立部門負責，將醫院當中出現的各種檔案信息有效集中在一起，同時引進高素質檔案管理人才，提高醫院檔案管理工作水平。這種管理模式不但可以保證醫院檔案信息的真實性與完整性，而且也可以保證醫院檔案管理工作的順利開展。第二，醫院還需在信息化建設方面不斷加大投入，才能與國家檔案事業信息化發展要求相一致，利用創建完善的檔案管理網與檔案信息資源數據庫，可以逐步實現醫院檔案信息的數字化、智能化發展，加快醫院檔案管理信息化發展速度，從而促進醫院檔案管理工作的健康發展。

本文首先自檔案管理職能、功能、效果等三個方面指出了我國當前醫院檔案管理工作中存在的不足之處，接著自提高檔案管理工作人員素質、轉變檔案管理部門工作職能、建立完善的激勵制度與評價制度、實現與各個科室的即時溝通等幾個方面提出了針對性解決策略，希望有利于推動醫院檔案管理工作的順利開展。

參考文獻：

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作者簡介：賴家偉（1990—），男，漢族，廣東茂名信宜人，本科，宣傳科科員，主要研究方向：精準扶貧檔案管理、醫院辦公室檔案管理。