辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探討

張枝青

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘 要 在辦公室文書檔案收集與歸檔的過程中，相關部門應針對各個工作環節進行全面的管理與控制，制定完善的工作方案，針對各方面內容進行協調，整合現代化文書檔案管理資源，明確具體工作的重要性，為其后續發展奠定基礎。

關鍵詞 辦公室文書檔案 收集與歸檔 管理措施

目前，部分辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理中存在問題，不能保證管理工作效果，難以對其進行綜合性的控制。因此，相關部門應明確具體的管理目標與內容，創新實際工作形式，達到預期的管理目的。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔管理重要性分析

對于辦公室文書檔案而言，是機關單位中的重點內容，只有加大收集與歸檔管理力度，才能保證機關單位提升自身工作效率，合理開發與利用檔案內容，提高工作效果。在對文書檔案進行收集與歸檔期間，應針對機關單位的歷史資料進行記載，將生產與實踐活動中重要資料融入其中，增強各方面管理與控制效果，對材料進行優化整合，保證各方面工作的規范性與合理性。另外，對文書檔案進行收集與歸檔，能夠為機關單位考核評定等工作提供準確依據，建立現代化的管理機制。由此可見，辦公室文書檔案收集與歸檔工作較為重要，相關部門應予以足夠重視，利用現代管理方式對其處理，滿足當前的發展需求。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔管理問題分析

目前，一些部門在辦公室文書檔案收集與歸檔期間，還存在管理方面的問題，不能保證工作效果，難以對其進行全面的協調與控制，難以滿足實際發展方面的需求。首先，相關部門未能樹立正確觀念，沒有意識到文書檔案管理的重要性，難以采取科學的方式對其進行協調與控制，導致文書檔案管理工作受到抑制性影響。其次，相關部門未能建設高素質人才隊伍，沒有聘用專業素質較高的優秀人才，也不能對其進行階段性專業知識與先進技能的培訓，導致檔案收集與歸檔工作效率降低，嚴重影響其長遠進步。最后，相關部門不能保證檔案儲存環境的規范性，經常會出現灰塵或是潮濕的現象，嚴重影響文書檔案的壽命，不能保證其使用效果。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔管理措施

相關部門在管理文書檔案收集與歸檔工作期間，應制定完善的控制方案，明確各方面管理措施的積極作用，針對相關內容進行合理的分析，掌握工作內容，營造良好的發展氛圍。具體措施為：

（一）建設高素質人才隊伍

對于檔案管理人員而言，專業素養與工作能力直接決定管理工作效果，因此，工作人員需樹立正確觀念，掌握文書檔案管理專業知識與先進技能，提升工作效果。相關部門應針對檔案管理人員進行階段性專業知識與先進技能的培訓，使其能夠在自身工作中養成良好的習慣，合理使用先進的檔案管理方式，促進收集與歸檔工作的良好實施，在提升工作人員綜合素養的情況下，保證文書檔案收集與歸檔工作質量。

（二）完善管理制度

文書檔案管理部門在制定工作制度的過程中，需明確文書檔案的收集時間與規范，統一管理期限，要求檔案管理人員注意工作事項與問題，提升收集管理工作效果。一方面，需根據機關單位的實際發展要求，遵循法律法規制定責任制度，將檔案收集與歸檔管理工作劃分成為幾個責任區域，及時發現區域中檔案管理問題，并針對負責人進行嚴格的懲罰，同理，在區域檔案收集與歸檔工作效率高的情況下，要對區域負責人進行獎勵，以此提升其積極性。另一方面，應完善規范化的文書檔案管理方案，增強管理工作效果，對其進行全面的協調與控制，達到預期的工作目的。

（三）創新工作模式

在傳統文書檔案收集與歸檔期間，經常會出現資源遺漏的現象，不能保證管理效果。因此，機關單位應針對傳統的工作模式進行創新，轉變工作觀念，積極主動的開展新服務活動。一方面，需加大各個部門之間的聯系力度，定期開展資料收集與歸檔工作，要求各個部門主動傳遞相關資料，保證其連續性，避免出現資料遺漏的現象。另一方面，需及時發現文書檔案收集與歸檔問題，采取合理的措施應對問題，創建現代化的管理機制，提升自身服務效果。

（四）規范管理工作行為

在辦公室文書檔案管理的過程中，需針對管理行為進行規范，遵循科學性的指導原則，創新管理形式。為了更好的對檔案進行收集，需對其進行分類，明確隸屬關系，并針對檔案管理內容進行合理的分析，保證人事、行政與運營等檔案內容的完善性，創建現代化的管理機制。同時，還要合理使用掃描儀器設備與計算機設備，確保工作效果[3]。

四、結語

在辦公室文書檔案收集與歸檔期間，相關部門應針對各方面內容進行嚴格的管理與控制，協調相關工作之間的關系，創建現代化的管理機制，保證在實際工作中規范管理工作行為，制定完善的控制制度。

參考文獻：

[1] 瞿榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2015（22）：70.

[2] 吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業改革與管理，2016（5）：194.

[3] 劉子晗.探索辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].黑龍江科技信息，2016（25）：196.