綜合辦公——行動項(xiàng)系統(tǒng)的功能及應(yīng)用介紹

王元國

中圖分類號：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-01

摘要 綜合辦公系統(tǒng)是公司重要的信息化管理平臺，行動項(xiàng)是公司部署的重要的臨時性工作，是計劃的糾偏手段之一。公司結(jié)合工作實(shí)踐，建立綜合辦公——行動項(xiàng)系統(tǒng)，通過信息化手段實(shí)現(xiàn)了重點(diǎn)工作“誰負(fù)責(zé)，誰檢查；誰布置，誰評價”，提升了行動項(xiàng)督辦工作的質(zhì)量和效率。文章介紹了行動項(xiàng)系統(tǒng)具備的功能、工作應(yīng)用及取得的工作成果。

關(guān)鍵詞 行動項(xiàng)系統(tǒng) 綜合辦公 企業(yè)管理

一、項(xiàng)目背景介紹

（一）綜合辦公系統(tǒng)簡介

公司綜合辦公系統(tǒng)是根據(jù)公司管理流程規(guī)范化、電子化工作要求，結(jié)合業(yè)務(wù)及職能管理需求開發(fā)的信息平臺。目前功能涵蓋了文檔查詢、公文處理等模塊，該平臺使用廣泛，全員已經(jīng)形成每日處理綜合辦公平臺待辦習(xí)慣。在綜合辦公系統(tǒng)上開發(fā)新的功能模塊，可以促進(jìn)模塊功能的使用，避免造成信息孤島，信息化工具得不到有效利用。

（二）行動項(xiàng)系統(tǒng)建設(shè)必要性

行動項(xiàng)來源主要是會議布置工作。會議是為了解決某個共同的問題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動，會議結(jié)論及行動項(xiàng)是會議統(tǒng)一認(rèn)識、明確責(zé)任、解決問題的成果體現(xiàn)。會議效果的優(yōu)劣主要通過會后對會議精神及行動項(xiàng)的落實(shí)來體現(xiàn)。

落實(shí)行動項(xiàng)存在的主要問題：一是主責(zé)部門責(zé)任心不強(qiáng)，會后沒有落實(shí)工作；二是工作落實(shí)質(zhì)量不到位，和會議要求存在一定差距；三是督辦工作過程中存在主觀因素，行動項(xiàng)督辦統(tǒng)計結(jié)果不準(zhǔn)確。因此為提升行動項(xiàng)落實(shí)工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)行動項(xiàng)的高效督辦，在綜合辦公系統(tǒng)中拓展開發(fā)了會議行動項(xiàng)系統(tǒng)。

二、會議行動項(xiàng)系統(tǒng)介紹

行動項(xiàng)系統(tǒng)按照“誰負(fù)責(zé)，誰檢查；誰布置，誰評價”的原則進(jìn)行開發(fā)建設(shè)，通過信息化流程強(qiáng)化行動項(xiàng)主責(zé)部門工作完成質(zhì)量，提升公司全員執(zhí)行力。行動項(xiàng)系統(tǒng)由會議行動項(xiàng)維護(hù)、審批、綜合查詢和統(tǒng)計報表四個部分構(gòu)成。

（一）行動項(xiàng)維護(hù)

目前公司月度/月中例會（以下簡稱“例會”）行動項(xiàng)任務(wù)督辦使用會議行動項(xiàng)系統(tǒng)（以下會議行動項(xiàng)專指例會行動項(xiàng)）。公司計劃部門負(fù)責(zé)例會的會議紀(jì)要編制及行動項(xiàng)督辦。計劃部門定期根據(jù)公司例會會議紀(jì)要將會議行動項(xiàng)輸入系統(tǒng)：首先維護(hù)會議紀(jì)要編號，錄入會議紀(jì)要編號、會議名稱及事項(xiàng)布置時間；其次維護(hù)會議行動項(xiàng)，選定會議紀(jì)要編號，填寫會議行動項(xiàng)主責(zé)部門、布置任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、計劃完成時間及議定事項(xiàng)。維護(hù)完成的行動項(xiàng)將推送至主責(zé)部門負(fù)責(zé)人綜合辦公-公司待辦處。

（二）行動項(xiàng)審批

行動項(xiàng)由主責(zé)部門負(fù)責(zé)人辦理后經(jīng)計劃財務(wù)部核實(shí)、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、布置任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)評價后關(guān)閉。

主責(zé)部門辦理：行動項(xiàng)主責(zé)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)入公司待辦處理此項(xiàng)任務(wù)，將任務(wù)分解暨將任務(wù)布置給具體經(jīng)辦人執(zhí)行，或者根據(jù)工作情況自行直接辦結(jié)此事。辦結(jié)過程中經(jīng)辦人及部門負(fù)責(zé)人可以上傳工作附件。主責(zé)部門提交行動項(xiàng)任務(wù)，審批流程將流轉(zhuǎn)至計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)人的綜合辦公待辦處。

計劃部核實(shí)：計劃部負(fù)責(zé)核實(shí)主責(zé)部門提交行動項(xiàng)辦結(jié)信息的真實(shí)性與完整性，核實(shí)完成后行動項(xiàng)流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)審核。當(dāng)核實(shí)信息不滿足要求時，可以退回至主責(zé)部門負(fù)責(zé)人處重新辦理。

分管領(lǐng)導(dǎo)和布置任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核：會議行動項(xiàng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、布置任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后關(guān)閉。如任務(wù)未達(dá)到目標(biāo)要求，分管領(lǐng)導(dǎo)、布置任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)可以將任務(wù)退回主責(zé)部門重新辦理，退回過程可添加退回意見及附件。

退回任務(wù)的處理：退回的任務(wù)需由行動項(xiàng)主責(zé)部門修改后重新提交。

（三）綜合查詢

行動項(xiàng)系統(tǒng)綜合查詢可以按會議紀(jì)要編號、主責(zé)部門、主責(zé)部門負(fù)責(zé)人、實(shí)際完成時間、任務(wù)完成狀態(tài)、布置任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)及流程狀態(tài)等進(jìn)行組合查詢。流程狀態(tài)根據(jù)審批環(huán)節(jié)設(shè)置了任務(wù)未分解、經(jīng)辦人處理、部門主任審核、計劃財務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、布置任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核、計劃部退回、分管領(lǐng)導(dǎo)退回、布置任務(wù)領(lǐng)導(dǎo)退回等選項(xiàng)，方便詳細(xì)查詢?nèi)蝿?wù)所處的各個環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)行動項(xiàng)全程透明督辦。所有查詢內(nèi)容均可以導(dǎo)出EXCEL表格，方便展示及編輯。

（四）統(tǒng)計報表

行動項(xiàng)系統(tǒng)可以按月份/部門自動生成會議行動項(xiàng)統(tǒng)計報表，報表顯示各部門、各月份的應(yīng)完成和已完成行動項(xiàng)個數(shù)，顯示完成率和準(zhǔn)時完成率，可以做到實(shí)時查看公司行動項(xiàng)關(guān)閉情況。

三、結(jié)語

啟用行動項(xiàng)系統(tǒng)督辦行動項(xiàng)，一是信息化手段時刻提醒待辦，督促行動項(xiàng)按時完成；二是行動項(xiàng)系統(tǒng)可實(shí)時查詢當(dāng)前狀態(tài)，方便主責(zé)部門與督辦人員及時了解其最新進(jìn)展；三是實(shí)現(xiàn)“誰布置、誰檢查”，行動項(xiàng)落實(shí)結(jié)果和布置要求完全一致，有效提升工作質(zhì)量和工作效率；四是行動項(xiàng)統(tǒng)計表實(shí)時更新，并定期例會公布，啟到有效督辦的作用。

行動項(xiàng)系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，統(tǒng)計結(jié)果準(zhǔn)確，后續(xù)可以推廣督辦公司其他會議或重點(diǎn)工作，推廣督辦公司布置的重點(diǎn)工作，全面提升公司辦事質(zhì)量和效率。