基于知識服務的檔案管理模式理論分析

張文霞

摘要：知識服務的檔案管理是基于企業檔案管理模式慢慢轉變過來的，但是二者又存在著不同。企業最開始對于員工進行管理，在企業運行過程中，收集員工所需要的一些信息、資料，然后進行分類，整理。這就是最原始檔案管理的雛形。知識服務的檔案管理模式也是與此類似的，將用戶作為服務對象，用戶的需求作為服務的導向。建立相關的檔案管理體系，只是在這個體系中，將知識服務作為第一要素，整個管理模式都是為了知識的應用。本文主要討論知識服務的檔案管理模式的現狀以及存在的問題，為更好建設知識服務型檔案管理模式打下基礎。

關鍵詞：知識服務 檔案管理 模式 理論分析

隨著社會的發展，知識服務在生活中變的越來越重要。只是現階段，大家都還沒有意識到知識服務的檔案管理模式的重要性。檔案信息能夠幫助員工更好地為公司產生效益，良好的管理能夠加強對于相關信息的使用效率。在信息技術飛速發展的今天，檔案信息已經不僅僅只是為員工提供信息的參考了。檔案信息要能夠幫助員工更快地、更高效地去解決問題。這也是知識服務的檔案管理模式與傳統的檔案管理模式的區別。

一、知識服務的檔案管理模式的定義

知識服務的檔案管理是一個新興的概念，是基于以往的檔案管理模式提出的新的檔案管理模式與方法。主要以編碼式的知識管理模式和檔案保管模式兩種概念組成。從企業檔案的管理價值上看，不能夠只看到檔案本身的價值，通過收集以及整理檔案，只能夠將信息呈現給用戶。但是，如果在收集整理檔案數據的時候，能夠將數據加以計算，進行分類等操作，就能將信息之間的各種聯系體現出來。在用戶使用的過程中，就能夠方便地進行利用。這就是知識服務型檔案管理模式的優點，能夠幫助用戶節省時間和精力，實現真正的服務。

二、知識服務的檔案管理模式的現狀

因為知識服務的檔案管理模式是從企業檔案管理模式演變過來的，所以現在的知識服務檔案管理模式依然能夠看到很多企業檔案管理的影子。但是，從實際的企業以及相關部門的檔案管理情況來看，兩種模式的差異小之又小。由于知識服務型的檔案管理屬于新生事物，大家對其還不是很了解，甚至很多人根本就沒有聽說過這樣的一種檔案管理模式。所以，現在的知識服務型檔案管理模式的服務人員之中，本身對于這個概念就不是很了解。讓一些不懂的人去處理這項工作，肯定不能很好地完成。其次，是對于該模式的應用，由于受眾也就是用戶對于這樣的概念也不是很了解，所以在使用過程中，也并不能區分其中差異?？梢钥隙ǖ氖?，在未來的發展上，知識服務型的檔案管理模式能夠在使用過程中慢慢改善用戶的體驗，利用更加完美的體驗逐步加強自身的知名度。

三、知識服務的檔案管理模式在運行過程中存在的問題

知識服務的檔案管理在實施過程中存在著一定的問題。當然，新興事物都會伴隨著一定的問題，認真分析問題產生的原因，就能更加完善整個模式在用戶使用工程中的體驗。

（一）管理人員的素質較低

正如前文分析的那樣，由于本身的管理檔案的人員對于這個新的概念不了解，導致在服務過程中不能夠將知識服務這個核心概念體現出來。在理想的知識服務檔案管理模式中，管理人員應該具備簡單的知識、數據整理以及分析能力。但是在目前的形勢下，管理人員的素質還是較低的，不能夠滿足對于數據的處理，導致在用戶使用過程中不能感受到該有的體驗。這樣的服務會掩蓋原本理念上的先進，致使知識服務型檔案管理模式與原始的檔案管理模式變得沒有差別。

（二）知識檔案管理模式整體還比較落后

雖然理念是先進的，但是現實是殘酷的。如果想實現真正的知識服務的檔案管理模式，務必要投入大量的人力以及物力，這是單一企業無法負擔的。這樣就造成檔案管理還是沿用現在比較落后的模式。不能夠充分地發掘出檔案中信息的潛在價值。

四、改進知識服務的檔案管理模式的方法

在知道了存在的問題之后，我們應該積極地加以改正。針對知識型檔案管理模式在實施過程中存在的問題，提出以下的解決辦法。

（一）加強管理人員的素質

對于管理人員的培訓是打造知名度的關鍵，只有良好的體驗才能吸引用戶，有了用戶之后，就能打造知名度。所以，對于管理人員的培訓是至關重要的。首先是對于管理人員的理念灌輸，其次是處理數據的基礎知識以及技能的培訓。在這樣系統的培訓之后，就能很好地提供應有的服務，才能達到理念中所要求的服務。

（二）加大人力物力的投入

其次就是加大人力物力的投入，只有專業的人員和相應的設備才能保證知識服務型檔案管理模式的要求。如果一個企業不能負擔，可以考慮聯合幾個企業一起建立這樣的檔案管理模式。

五、結語

隨著社會的發展與進步，對于知識服務的檔案管理模式也會越來越重視，對于這方面的需求也會越來越大。所以，在當下，我們就要將眼光放的長遠，做好準備迎接隨時變化的信息革命。雖然現在的檔案管理系統已經有了新的變化，但是還是不能滿足日益進步的社會需求。我們可以聯系大數據處理技術，將檔案管理與信息化結合起來，讓數據信息處理變得更加快捷，也能節省人力物力。這樣，不論是對于企業或者相關部門等檔案管理方而言，還是對于用戶而言，都有著長遠的益處。這樣看，知識服務的檔案管理方式，前景是很光明的。

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（作者單位：山東省菏澤技師學院）