檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

李弘　王偉

摘要：當(dāng)前，各行業(yè)間的強(qiáng)烈競(jìng)爭(zhēng)下，促使醫(yī)院檔案管理模式也在不斷改革。為此，本文對(duì)醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容和價(jià)值進(jìn)行分析，找到醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足，趨于醫(yī)院檔案管理模式改革下制定了完善檔案管理的措施，現(xiàn)針對(duì)本次研究展開具體報(bào)道。

關(guān)鍵詞：檔案管理 管理模式改革 醫(yī)院檔案管理 應(yīng)用

為順應(yīng)我國醫(yī)院的發(fā)展需求，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用了檔案管理模式改革，而應(yīng)用的效果受到了社會(huì)人士所共同關(guān)注。因?yàn)楫?dāng)前我國醫(yī)院檔案管理過程中，仍存在較多不足，為做好檔案管理工作，應(yīng)結(jié)合切身實(shí)際情況找到存在的問題，進(jìn)而制定醫(yī)院檔案管理的完善處理措施，促進(jìn)醫(yī)院的長久發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容和價(jià)值

醫(yī)院檔案管理工作，主要對(duì)于醫(yī)院成立——發(fā)展的資料、信息、人事等進(jìn)行全面記錄、保管、管理。上述內(nèi)容，為醫(yī)院檔案管理的基本部分。醫(yī)院檔案管理的優(yōu)劣，會(huì)直接影響到醫(yī)院檔案管理自身發(fā)展、醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)院工作的整體效率。為充分發(fā)揮檔案的最大價(jià)值應(yīng)加強(qiáng)檔案管理，做好基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息和黨群信息檔案的調(diào)取工作，進(jìn)而構(gòu)建醫(yī)院檔案重要的資料庫，推動(dòng)醫(yī)院的良好發(fā)展，提高醫(yī)院檔案管理的效率。

二、醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足

（一）管理機(jī)制不足

管理機(jī)制中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生主次無法區(qū)分的問題，這也是當(dāng)前很多醫(yī)院檔案管理工作中存在的共性問題。因?yàn)闄n案管理工作的管理模式較多，進(jìn)而直接對(duì)醫(yī)院檔案管理的效果構(gòu)成不良影響。醫(yī)院文書檔案、人事檔案和病歷檔案等，均為醫(yī)院檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容。受到管理機(jī)制主次不分的影響，使得較多醫(yī)院檔案管理無法分類管理，這無疑會(huì)影響到醫(yī)院的發(fā)展方向和前景。因醫(yī)院檔案并不單純?yōu)檎碣Y料、收集資料的工作，為此需加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容、檔案數(shù)據(jù)的分析、分類管理，防止產(chǎn)生檔案重復(fù)性管理情況，以及加大醫(yī)院檔案管理人員工作量，使得醫(yī)院檔案信息資料不能查閱等狀況。

（二）管理人員業(yè)務(wù)不足

醫(yī)院為服務(wù)型行業(yè)，而越來越多的工作人員更加注重提高自身專業(yè)知識(shí)和技術(shù)操作能力，而忽略了業(yè)務(wù)能力。當(dāng)前，我國醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容：人士檔案、文書和病歷檔案等。為更好的做好檔案分類工作，還需熟悉掌握管理內(nèi)容、管理要求。而在業(yè)務(wù)能力不佳的情況下，很難滿足檔案分類管理的要求，從而出現(xiàn)檔案缺失、檔案分類的問題，對(duì)醫(yī)院發(fā)展構(gòu)成阻礙。

（三）檔案形式不足

當(dāng)前，我國醫(yī)院檔案管理的形式并不統(tǒng)一，而多種多樣的管理形式對(duì)管理工作的開展構(gòu)成直接影響。大部分醫(yī)院的檔案管理形式為信息檔案管理，這個(gè)過程中信息技術(shù)應(yīng)用存在不足，無法有效的整合信息、合理運(yùn)用信息技術(shù)。信息檔案整合的不足，主要由于醫(yī)院檔案信息管理模式為分散性管理，這種管理不能達(dá)到共享效果，從而出現(xiàn)查閱檔案信息困難現(xiàn)象。同時(shí)，醫(yī)院在檔案管理的過程中，雖可運(yùn)用信息技術(shù)，但并沒有完全發(fā)揮這一技術(shù)的各個(gè)功能，使得檔案信息反饋功能無法充分發(fā)揮。此外，醫(yī)院病歷檔案、科研檔案為分離管理，檔案管理的效果并不理想。

（四）檔案管理工作主動(dòng)性不足

相關(guān)調(diào)查顯示，國內(nèi)檔案管理工作嚴(yán)重性失誤較少出現(xiàn)，使得管理人員不能正確的看待檔案管理工作，僅停留在有效保管醫(yī)院各類型資料認(rèn)識(shí)層面上。然而，這種被動(dòng)式檔案管理思想，導(dǎo)致了我國醫(yī)院檔案管理工作無法更好的發(fā)展。而醫(yī)院發(fā)展，不但離不開醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的服務(wù)態(tài)度、自身技術(shù)能力、患者的信任等。同時(shí)醫(yī)院檔案管理的完整性，同樣會(huì)影響到醫(yī)院的發(fā)展，為此醫(yī)院方面需主動(dòng)做好醫(yī)院檔案管理工作。

三、醫(yī)院檔案管理模式的改革

（一）完善醫(yī)院檔案管理機(jī)制

為提供醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，促使檔案管理模式改革。醫(yī)院管理人員，需結(jié)合具體情況做好檔案管理機(jī)制的完善工作。實(shí)施前，應(yīng)明確檔案管理人員各自職責(zé)，布置專人實(shí)行檔案收集工作、檔案保管工作。然后，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，避免產(chǎn)生丟失、篡改檔案的情況。為加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，在他人借閱時(shí)，應(yīng)開具相關(guān)證明，得到檔案管理中心的申請(qǐng)?jiān)S可，并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱；相關(guān)部門間還需做好協(xié)調(diào)工作，避免發(fā)生他人借閱檔案被復(fù)印狀況；轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出檔案時(shí)，需做好密封工作，并蓋好密封印章，待各級(jí)審查單位審核完畢后才可以打開，避免檔案內(nèi)容被肆意泄漏，以此確保醫(yī)院檔案資料保管的安全性、保密性和完整性。

（二）加強(qiáng)管理人員業(yè)務(wù)能力

為提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，醫(yī)院方面需加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)力度。促使其通過檔案管理培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，明確檔案管理工作的重要性，熟練掌握檔案管理相關(guān)技能。然后，合理分配工作任務(wù)，促使管理人員能更好的落實(shí)各項(xiàng)工作?？赏ㄟ^表彰大會(huì)口頭表揚(yáng)、漲工資、獎(jiǎng)金等多種方式，給予認(rèn)真落實(shí)工作的管理人員予以嘉獎(jiǎng)，以充分調(diào)動(dòng)起工作的熱情，從根本上提高檔案管理工作效率。

（三）合理運(yùn)用數(shù)字化檔案信息

為確保檔案管理模式改革，切實(shí)的應(yīng)用到檔案管理工作中，醫(yī)院方面需合理使用數(shù)字化檔案信息。構(gòu)建專門的檔案室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)保存檔案信息，定期做好基礎(chǔ)設(shè)施和軟件建設(shè)工作，保證檔案系統(tǒng)的安全性。實(shí)行檔案信息系統(tǒng)分類、整合，構(gòu)建完善的資料庫，妥善保管醫(yī)院內(nèi)部所有科室的檔案資料。此外，還應(yīng)配備檔案信息查閱反饋信息，以此推動(dòng)醫(yī)院的良好發(fā)展。

（四）提高檔案管理人員工作主動(dòng)性

檔案管理時(shí)，檔案管理人員需改變以往的工作理念，將被動(dòng)檔案管理——主動(dòng)檔案管理轉(zhuǎn)變，做好檔案相關(guān)內(nèi)容的宣傳工作。如醫(yī)院文化建設(shè)中，管理部門可整合醫(yī)院檔案中的照片、信息，將其撰寫到醫(yī)院發(fā)展史中，有效保管圖文資料的同時(shí)，還能發(fā)揮檔案資料的價(jià)值、教育功能，促進(jìn)醫(yī)院的良好發(fā)展。

四、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理工作，為醫(yī)院重點(diǎn)工作之一，當(dāng)前存在較多的問題。為提高檔案管理的效率，推動(dòng)醫(yī)院的良好發(fā)展，應(yīng)結(jié)合實(shí)際管理過程中出現(xiàn)的不足，以此在檔案管理模式改革下，制定完善的解決措施，做好管理機(jī)制、管理人員、檔案信息等完善工作。

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（作者單位：山東省泰安市中心醫(yī)院）