淺談信息時代對秘書檔案工作的影響

摘要：本文企圖從文秘工作中檔案管理重要性下手，接著討論信息時代對秘書檔案工作的影響，其首要影響有對檔案原始記錄性的影響、對檔案搜集歸檔的影響、對檔案保管工作的影響、對檔案信息安全工作的影響等，并提出信息時代完善秘書檔案管理工作的主張。本文企圖從文秘工作中檔案管理重要性下手，接著討論信息時代對秘書檔案工作的影響，其首要影響有對檔案原始記錄性的影響、對檔案搜集歸檔的影響、對檔案保管工作的影響、對檔案信息安全工作的影響等，并提出信息時代完善秘書檔案管理工作的主張。

關(guān)鍵詞：文秘 檔案 信息時代

在信息化時代，秘書檔案工作中的檔案管理也逐步改變了傳統(tǒng)的管理方式，在各方面都發(fā)生了深入的革新。本文主要針對信息時代對秘書的檔案管理工作的影響與革新進行了必定的討論然后促進這一范疇的研討與開展。

一、文秘工作中檔案管理重要性

做好文件管理工作，對于資源開發(fā)發(fā)揮著重要作用。檔案作為歷史的真實記錄，具有一定的法律效力，這是自然形成的，其他文件有很大的區(qū)別，所以檔案的記錄是客觀的。與此同時，檔案檔案不僅包括雙方的手稿，還包括雙方的聲音和圖像文件，所以檔案館的真實性很強。通過記錄檔案，我們可以更好地實踐活動的廣度在反映作用，為歷史提供科學(xué)依據(jù)方面發(fā)揮一定的作用。

文件工作與文件管理是分不開的，辦公室秘書人員的工作就突出了檔案信息的重要性。辦公文書人員必須給上級領(lǐng)導(dǎo)上傳大量文件，這些文件應(yīng)及時提交給領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后提醒，備案，這將直接影響到整個企業(yè)的效率。使企業(yè)更好地貫徹上級精神，為設(shè)計人員提供學(xué)習(xí)信息，使設(shè)計人員的技術(shù)水平不斷提高，有效提升經(jīng)濟效益。辦公文職人員的優(yōu)質(zhì)服務(wù)在經(jīng)濟社會建設(shè)中起著非常重要的作用。因此辦公室需要以管理基礎(chǔ)檔案管理為基礎(chǔ)，不斷規(guī)范運作方式，有效推動辦公廳文書工作有序健康發(fā)展。因此，企業(yè)辦公文書工作人員檔案工作突出其重要作用，要全面規(guī)范企業(yè)文秘管理工作的整個過程。

二、信息時代對秘書檔案工作的影響

（一）對檔案原始記錄性的影響

在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下，電子文件的起草，閱讀和印刷在電腦上進行，需要用到網(wǎng)絡(luò)。電子文件形成后，員工的操作存儲在辦公自動化系統(tǒng)中，檔案管理員和技術(shù)人員共享信息數(shù)據(jù)。這使得電子文件易于修改和模仿，幾乎沒有原件和復(fù)制之間的區(qū)別，將不會有一些原始的手稿記錄的演示文稿。原始記錄的電子文件的內(nèi)容和方式的特點已經(jīng)不再存在，文件和檔案兩者不再清晰。所以文件的原始和真實性無法準(zhǔn)確確定，文件的性質(zhì)在了解這方面的輕微變化已經(jīng)發(fā)生。

（二）對檔案保管工作的影響

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存儲只需要存儲環(huán)境，安全存放紙張和筆跡即可，紙張安全儲存通常需要紙張儲存溫度，濕度，光照，灰塵和動物叮咬等。為了確保電子檔案的可用性，除了存儲在紙上的紙張文件外，還需要提供具有相應(yīng)紙質(zhì)文件的硬拷貝的電子文檔，除了保存有價值的紙質(zhì)文件外及時的。因此，現(xiàn)代信息技術(shù)在電子文件保管條件下，需要使用許多新技術(shù)，新思路，確保電子文件或文件信息的安全和識別再現(xiàn)。

（三）對檔案信息安全工作的影響

1.信息與電子文件的載體之間存在分離性。在電子環(huán)境條件下，電子文件由于其內(nèi)容和載體的分離，使內(nèi)容和圖案容易變化，不留痕跡。這不僅可以使數(shù)據(jù)內(nèi)容的可靠性大大降低，而且使文件格式等外部方式失去原有的原有特性，影響檔案信息的真實性和原始性。

2.打開網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)致的電子文件安全隱患。網(wǎng)絡(luò)的開放性，計算機網(wǎng)絡(luò)本身的安全性以及黑客進入是造成網(wǎng)絡(luò)不安全的主要原因。 計算機網(wǎng)絡(luò)廣泛傳播，信息資源共享，通信渠道共享等信息被盜，盜用，非法變更和各種破壞性破壞，提供了非常方便，難以控制的備用舉動。

三、信息時代完善秘書檔案管理工作的主張

（一）使用信息技術(shù)厚實專業(yè)知識加強檔案管理效率

電子檔案管理實質(zhì)上推動了文秘工作與檔案管理的一體化進程，文秘工作者能夠根據(jù)需求，樹立檔案之間的多維聯(lián)絡(luò)，只要在檢索軟件中標(biāo)明紙質(zhì)檔案的寄存位置就能夠便當(dāng)且高效的找到對應(yīng)的文檔，電子檔案管理即便紙質(zhì)檔案管理的有利彌補又極大的快捷了文秘工作。

（二）加強文秘員工的工作技能

1.樹立健全電子檔案材料管理的自動化。企事業(yè)單位在根據(jù)信自、網(wǎng)絡(luò)技能的前提下，要極力樹立健全電子檔案材料管理的自動化，使文秘員工在檔案管理上完結(jié)榜首時間的上傳、接收、搜集以及收拾等工作，防止文件材料的紊亂與缺失。

2.構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)渠道。在根據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)化的前提下，企事業(yè)單位能夠運用相關(guān)程序在企事業(yè)單位內(nèi)部樹立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)渠道，加強檔案管理的同享化使企事業(yè)單位內(nèi)部各部門在檔案的管理上互利同享，防止重要信息在空間上無法完結(jié)兼并

3.進一步加強文秘員工技能的訓(xùn)練。在信息時代下，信息的快速更新與技能的開展是其重要的特色之一因而，企事業(yè)單位關(guān)于文秘工作及檔案管理必定要進一步加強文秘員工的技能訓(xùn)練工作例如，能夠邀請高校教授進行講座，安排教育學(xué)習(xí)等。

（三）加強檔案管理工作的保密性

1.文秘員工在工作上，使用核算機時，必定要隨時對核算機的安全問題進行關(guān)注，加強核算機的健康性在使用時盡量選用安全功能高的軟件。

2.文秘員工對檔案進行管理時，一般都不能與外網(wǎng)進行鏈接，防止黑客的侵人。

3.在檔案的管理上，實施專人進人，一般只有高層管理員工與問題具有此項權(quán)限，其他員工有必要進行申請程序。

四、結(jié)語

綜上所述，企事業(yè)單位在根據(jù)信息時代下的文秘工作與檔案管理上，必定要從基本問題動身，在使用信息網(wǎng)絡(luò)技能的前提下，加強文秘員工的工作意識，進而從根本上運用到信息技能所帶來的便當(dāng)，加強檔案管理與信息保密水平。

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（作者簡介：田碩，本科，山東科技大學(xué)泰山科技學(xué)院，研究方向：文秘檔案。）