關于人事檔案數字化管理的探討

賈茹

摘要：在網絡信息科技越發發達的今天社會，原本以手工操作的人事檔案管理工作，以無法完全適應目前人才流動性較強、檔案內容繁復的新形勢。因此，積極開展人事檔案的數字化管理是目前眾多單位的當務之急。但由于經驗不足、開展時間不長的原因，目前人事檔案管理工作仍然存在不足。筆者將對數字化噴是蛋糕管理進行一定的分析，以期幫助廣大企事業單位更高效做好人事檔案的管理工作。

關鍵詞：人事檔案 數字化管理 探討分析

隨著現代社會的持續進步，目前國家已跨入了網絡信息化的時代，個人與企事業單位的生活工作都離不開網絡信息的幫助。在當前企事業單位對人才需求量越發增長與人才流動性較強的新形勢之下，傳統手工紙質的人事檔案已無法完全滿足單位的需求。因此，企業相關人事管理部門應該積極改革，突破目前的局限，有效利用相關的網絡信息科技手段，開展人事檔案的數字化管理工作。數字化的人事檔案管理工作，能夠為利用者提供簡便的查找、修改途徑，大大縮短了工作時間，還能夠利用網絡媒介，開展遠程的資源共享，切實提高了單位工作效率。

一、人事檔案管理現狀

（一）人事檔案收集不全

由于目前人才的高速流動，相關的人事檔案收集工作難度上升，同時也帶來了部分單位對人事檔案未能收集全的現象。而人事檔案管理又有周期較長、種類繁多、形式復雜等特點，如果沒有及時的歸檔整理，非常容易造成檔案丟失、殘缺的現象。舉例而言，部分剛入職的沒有經驗的工作人員的在填寫就職履歷、考核報表時敷衍了事，如果不加以認真的復核工作，會對未來的單位工作造成較大的影響。此外，極個別圖謀不軌的企事業員工，通過偽造人事檔案，企圖獲得不正當利益。這就需要單位相關人事檔案管理人員做好收集工作，保障個人人事檔案的全面、真實。

（二）管理手段相對落后

目前單位的人事管理部門缺乏合理的管理手段，也沒有相關的專業工作人員，妥善處理人事檔案平日的管理工作。許多單位的人事檔案管理工作是經由辦公室職員兼職完成，這些工作人員大多沒有經過專業知識的培訓，業務能力相對較差，在檔案的管理工作中也缺乏合理準確的秩序。通常情況下，非專業管理人員會使用原始的手工操作方式，對整個檔案進行分類、梳理。當需求抽調檔案或對檔案做出修改時，工作人員因為其手工操作的方式，往往工作效率較低。

二、人事檔案數字化管理優勢及作用

（一）保護檔案，縮短查找時間

通過利用目前的掃描技術，將紙質人事檔案進行數字化處理，并上傳至單位計算機網絡中，形成人事檔案的數字化副本。這樣的操作能夠有效擴大人事檔案的使用范圍的同時，最大程度地延長了紙質檔案的使用壽命。在實現數字化管理人事檔案后，相關工作人員能更簡便且高效地對個人進行查找、修改工作。舉例而言，可以通過時間搜索功能，準確找出這某一時間段內應該繳納醫療保險的員工，并對其進行及時的提醒工作。也可也通過對某一字符的準確查找，快速找尋相關工作人員。

（二）備份存儲，防止惡意篡改

通過數字化管理人事檔案的方法，能夠有效將紙質檔案放置于可靠的區域，保障紙質檔案的存放安全。由于目前科技技術的發展，眾多如隱形筆、可擦中性筆的出現，導致紙質檔案容易被部分意圖不軌的個人加以修改利用。而通過對檔案的數字化管理，能有效對檔案進行備份管理。一方面能將紙質檔案置于更安全更不易被發現的區域，同時也能通過備份對比的功能，及時發現被篡改的檔案文件。同時，也可以通過將檔案的分批次處理，將檔案分成幾個部分分別存儲在不同部門區域，當需要對檔案進行修改時，需要多個部門的聯動審核，進一步保障人事檔案的安全性。

（三）一勞永逸，形成規范定式

通過建立相應的人事檔案管理的運行模式，能夠對單位整個人事檔案工作有一個系統的整理。通過總結的定式，能夠大大節省企業的工作期間，提高工作效率，達到一勞永逸的目的。舉例而言，相關人事管理部門的工作人員，可以設定并規范新職員入職時候人事檔案的流程，通過制作相應的電腦程序，使記錄新檔案的流程自動化，大大節省了人力資源。

（四）快速定位，方便人才調度

通過對人事檔案數字化管理，單位能更快速便捷地進行篩選工作。當單位內部需要人員調度，部門轉換工作時，通過數字化的人事檔案，能高效準確地找出符合相關要求的人才。同時，也能在人事檔案數字化管理的基礎上，增設人才管理中心，及時對工作人員平日的工作有一個合理的記錄及反饋，便于管理審核工作的展開。

三、數字化人事檔案管理的實施措施

（一）過硬的設備與專業的人員

為更高效快捷地將紙質檔案錄入形成電子文檔形式，相關單位應該加大對其硬件設備的資金投入，保障相關部門的技術人員能夠使用到完善的掃描儀、計算機、復印機等。此外，也要注重對單位內部人事管理部門網絡的建設，保障其網絡二四小時的通暢，隨時可供單位的調取、修改工作。同時，對相關的人事管理部門人員進行定期培訓工作，加強其對電子信息科技使用的熟悉程度，保障其數字化管理人事檔案工作的成效。必須引起單位注意的是，隨著網絡信息科技的發展，部分不法分子為謀求利益，會對單位的人事檔案進行偷盜行為。相關單位部門應注意人事檔案的保存工作，保障單位個人的隱私安全。

（二）進一步做好人事檔案的規范運作

由于目前人事檔案的功能日趨成熟，許多單位個人人事檔案納入個人考核評優準則之中，這就要求相關單位工作人員對人事檔案數字化管理過程中，有著更為規范的運作。單位應該有系統的管理流程，將收集、歸檔、分類工作經由統一的管理，并在每一步的數字化流程中，加以嚴苛的審核工作。單位應當不定期進行抽查，對相關的檔案管理人員有一個合理的考評措施，對于表現積極、嚴肅拒絕賄賂私自修改檔案的工作人員，給予一定的物質獎勵。對態度散漫，甚至接受賄賂私自修改檔案的工作人員，給予通報批評扣除工資的措施，對情節嚴重者直接給予開除處分。在發生人員調動、職員跳槽等情況時，相關的單位人事管理部門工作人員也應該及時對備份的人事檔案進行銷毀處理，不得出現私自存儲個人檔案資料的情況，以保障個人隱私安全。只有進一步規范整個數字化管理人事檔案的過程，才能更好保障單位穩步發展。

參考文獻：

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（作者單位：哈爾濱航運學校）