合并高校檔案資源的利用問題

高校合并后，高校檔案部門也應隨之實行對口合并，這將對高校檔案工作的改革和發展提出更高的要求，也為高校檔案工作帶來新的發展機遇。

1 合并高校檔案資源利用中存在的主要問題

1.1檔案集中管理力度不夠，檔案資源利用效率有待提高

1.1.1受檔案館總體條件的限制。現有的館舍條件適應不了合并院校檔案管理的需要，容納不了合并后的檔案實體，滿足不了檔案管理人員辦公的需要。因此，合并后的高校檔案并沒有實現實質性的融合。

1.1.2受校區距離的制約。合并高校的原組成院校大都處在不同的位置，距離有遠有近，由于各方面的原因，很難集中到一處，大多實行分校區管理的模式。

1.1.3并校前原各校管理機制層次不同，管理人員的素質差距較大，對檔案的要求標準不一，成為院校合并后檔案難以集中管理的原因。

1.2檔案資源整合程度不夠，檔案管理理順工作有待加強

合并后的高校檔案全宗，由合并前原各校的獨立全宗，形成并校后若干全宗，而各校在檔案類目設置、類別的編制等方面都存在著很大差異；原各校檔案管理體制存在著不統一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區檔案或實行集中管理，或分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，有的檔案管理則處于原始的手工檢索階段。這些問題嚴重制約著合并高校檔案資源的有效利用。

1.3檔案人員知識更新有待加強，綜合素質有待提高

高校合并后，檔案管理部門普遍存在人才結構不合理、專業人才匱乏、隊伍整體素質較低等問題，適應不了信息技術、網絡技術和檔案事業的發展需要，嚴重影響了合并后高校檔案工作的開展。因此，必須加強檔案隊伍的建設，對現有的檔案人員積極培訓，搞好知識更新。同時，要引進信息技術和網絡技術高級人才，以適應新時期創建復合型檔案館的需要。

2 改善合并高校檔案資源利用現狀的幾點建議

2.1實行檔案集中管理，提高檔案信息資源的利用效率

高校合并之后，應該按照“統一制度，統一標準，統一立卷歸檔”的要求，將以前的檔案室合并組成一個綜合檔案館(室)，根據學校的規模，增加檔案館用房，集中統一管理各校原有的全部檔案，維護和保證學校檔案的完整和安全。一要制定新的檔案管理規章制度，在原各校檔案規章制度的基礎上，制定出符合新學校特點又切實可行的檔案管理工作規章制度，使檔案工作責任明確，有章可循。二要根據合校后重新審核歸檔要求，博采眾長，結合當前情況，制定一個新的歸檔類目細則。根據制定的檔案材料歸檔范圍和保管期限，及時收集、整理和鑒定新產生的檔案，保證檔案的優化利用。三是建立綜合協調機制，以協調學校各部門之間的歸檔工作，將學校各門類檔案材料有效集中，全方位地為學校工作提供服務。四是高校合并后，檔案館(室)要淡化隸屬關系，突破傳統模式，充分利用資源的優勢和科技的手段提供全方位的優質服務，以滿足社會對信息的需求，提高檔案信息的利用率，實現檔案信息資源的開發與共享。

2.2強化檔案編研工作，提高編研成果的“含金量”

加強檔案編研工作，把利用價值高的以及利用者所需的檔案史料，根據一定的題目，按一定的觀點，把材料整合成一個整體，提供給利用者，這是提高檔案館(室)的服務質量，從被動提供檔案轉變為主動向利用者提供檔案的重要手段。編研成果應分“短線產品”和“長線產品”?！岸叹€產品”為應急而編制，圍繞當前工作中心，找準切入點，可以是專題文件匯編、專題目錄等常用查找工具。“長線產品”為文化積累、歷史見證而編制，可以是組織沿革史、學校發展史等。編研成果不能停留在書本式的，要建立數據庫，能夠上網檢索，為讀者提供網上檔案信息服務。

2.3加大檔案工作投入力度，不斷提高檔案管理的現代化水平

首先，要建立適合保存檔案的專用庫房、檔案閱覽室等，添置必要的專業設備，確保檔案的存放安全；其次，要進一步加大先進科學技術設備的投入力度，提高學校檔案管理部門和立卷歸檔單位的工作效率；通過檔案館網站主頁實現網上歸檔，建立查詢系統，將已建立的電子檔案公布于校園網，拓寬檔案信息利用的渠道。檔案管理人員要以合校為契機，大膽引入新型檔案載體，改變館藏檔案結構，實現文檔一體化管理，加快檔案管理現代化建設步伐。

2.4抓好檔案隊伍建設，提高檔案工作人員素質

在高校合并調整和充實檔案隊伍時，要注意吸收一批樂于奉獻、勇于開拓、業務素質高的中青年同志；對在職的檔案工作人員經常進行業務培訓，學習先進的管理方法和技術，不斷提高檔案人員的政治素質和業務水平。同時，建立一支比較穩定的檔案兼職隊伍。