檔案異地備份應包括民營企業

為有效應對突發事件和自然災害，確保國家重要檔案的安全，今年，國家、省、市檔案工作會議都對建立重要檔案異地備份庫、開展重要檔案異地、異質備份工作做了安排和部署，但國家和省里要求備份的是保存在各級檔案館里的檔案，雖然焦作市將此范圍擴大到了市直相關單位，但仍不包括民營企業。

筆者所在的河南省中緯測繪規劃信息工程有限公司，原名“焦作市中緯測繪地理信息有限公司”，是河南省測繪行業第一個由事業體制改制的民營專業測繪科技企業，擁有國家甲級測繪資質、國家甲級土地規劃資質、國家甲級工程勘察資質，現有員工230人，其中各類專業技術人員162人。河南“中緯”歷經20多年的風雨征程，特別是1998年“改制”以來，以測繪為基礎，以規劃為先導，以地理信息為核心，延展相關專業，先后完成“南水北調”、“西氣東輸”等各種大型項目300多項，每年完成的中小型項目有1000多項。在公司的發展壯大過程中，我們不僅鍛造了一支高、中、初級梯次結構的工程技術人員隊伍，購置了各種高精尖的軟硬件裝備設施，還形成積累了萬余件寶貴檔案資料。尤其是在城市基礎數字地形測圖、數據建庫、土地詳查、地下管線普查、土地規劃、土地開發整理設計、地圖編制等工程中形成積累的紙質、電子測繪成果檔案，不僅是公司的寶貴財富，對國家和社會也都具有重要的保存和利用價值。

為保存好這些寶貴的檔案資料，在公司主要領導的重視和支持下，我們一是實行異質備份，對庫存重要的、利用率高的紙質文本測繪成果檔案進行數字化掃描；另外，對近年來通過測繪軟件制作的重要電子成果檔案除保存電子檔案外，統一要求出兩套紙質圖交檔案室，一套封存、一套備查。二是實行電子檔案“多套制”保存，各業務部門的測繪成果類電子文件由專用計算機保存，定期用移動硬盤進行備份，項目(工程)結束或階段性完工后及時刻錄成光盤交檔案室保存，檔案室同時將數據導入專用移動硬盤封存。

通過以上措施，檔案保管和利用都方便了許多。但近年來，一些大地震、大火災等突發事件和自然災害給我們敲響了警鐘：把這些重要檔案保存在一個大樓里，一旦遇到大的不可抗力，還是無法保證檔案的安全。而隨著市檔案館將重要檔案備份保存到距離較遠，處于不同地震帶、不同大河流域，地質條件較好、保管條件較完備的專用備份檔案庫房無疑是更好的選擇。

經過咨詢，我們了解到檔案局、檔案館對公司保存檔案的重要程度是認可的，也同意將我們的檔案進行異地備份。但作為一家民營科技企業，將自己的檔案經本地檔案局備份到其他地方的檔案館，還是有許多顧慮，需要從理論上進行解釋，在實踐中加以解決。

一是檔案的所有權要明晰。集體、私人檔案分別歸集體和私人所有，對自有檔案享有占有、使用、收益和處分的權利，而且，這種權利具有排他性。但根據《檔案法》第16條的規定，集體和私人檔案的保管、贈予和出賣等權利受到限制，所有者不能按自己的意志占有和處分檔案。所有權被限制的原因是這些檔案“對國家和社會具有保存價值”、“或者應當保密”，而我公司的檔案恰恰符合這兩條。現在，檔案在公司手里，主動權在我們手里，如果通過備份的方式，將這些企業的重要資產經本地檔案行政管理部門保存到異地的檔案館，我們還會有主動權嗎?對行政機關和其他國有單位來說，將重要檔案進行異地備份，就意味著提前將檔案的所有權移交給了代表國家保管檔案的檔案館，但對于我們民營企業來說，則應是一種寄存關系，是一種純粹的商業行為。

二是異地備份檔案庫的保管條件要已知。本地檔案館的保管條件我們知道，但異地備份檔案庫的保管條件如何，是利用現有館舍還是新建專門庫房，是否防震，庫房保管條件如何，裝具是什么，是否防磁、防潮、防火、防盜，等等。在這些情況不明了的時候，我們無法下決心對重要檔案進行異地備份。

三是電子檔案的封存技術要過關。對我公司而言，除少量紙質文本的重要檔案外，需異地備份的將主要是以移動硬盤或磁帶形式保存的電子檔案。而電子檔案的易修改性和不易被查覺性，要求我們不僅要保管好檔案的載體，更要保存好檔案所包含的信息。

四是檔案異地備份的收費標準要明確。對行政機關和其他國有單位來說，不存在此問題，由財政支付。但對非國有單位，要不要收費，按什么標準收費，要有個標準。對企業有益的事，我們愿意交納一定費用，但如果標準很隨意或者收費太高，我們還不如去租用商業性的保險箱來保存重要檔案。

(李興利組稿，作者單位：河南省中緯測繪規劃信息工程有限公司)