對開展重要檔案異地備份的認識

重要檔案異地備份是檔案部門有效應對突發事件和自然災害的積極舉措，也是省檔案局今年布置的一項新工作。接到省檔案局《關于開展重要檔案異地異質備份工作的通知》后，我們及時向市委、市政府作了匯報，得到了領導的重視和支持。為確保工作的順利開展，我市一是成立了市委常委、副市長趙建軍任組長，市直相關單位負責人和各縣市區委常委辦公室主任、分管檔案工作的副縣市區長為成員的市重要檔案異地備份工作領導小組；二是市委辦公室、市政府辦公室下發了《關于做好重要檔案異地備份工作的通知》，對全市需異地備份保存重要檔案的范圍、方法步驟、工作要求進行了明確；三是市檔案局組織業務指導小組，對各縣市區和部分市直重點單位進行督促檢查。根據各縣市區自查上報的需備份檔案目錄清單，我們又下發了《關于加快推進重要檔案異地備份工作的通知》，要求各級檔案部門進一步提高認識，將重要檔案異地備份作為檔案安全體系建設的重要內容和手段，積極向當地黨委、政府匯報工作進度，爭取政策扶持和資金支持，要本著為歷史負責、對人民負責的態度，建立檔案保護的長效機制，確保重要檔案“形成一批、鑒定一批、備份一批”。但也存在一些問題，主要是各縣市區進展不平衡，個別同志對此還有保留意見，對下步工作如何開展心中無數。

1 備不備

異地備份是檔案安全體系建設的重要一環，不論什么地方都應如此。對位于華北平原地震帶與汾渭地震帶之間，受這兩個地震帶地震活動的影響較大，多年來被確定為全國地震重點監視防御區和全國重點抗震設防城市之一；且中心城區地勢北高南低，平原過渡帶短，夏季降雨集中，一旦遭遇突發性和破壞性較強的暴雨，極易造成洪澇災害的焦作來說，應率先做好此工作。

2 備什么

省局《通知》規定的保存在各級國家綜合檔案館的五個方面內容是異地備份的重點，結合焦作的實際，我們擴大了備份的范圍。一是將備份的范圍擴大到了全市各級各部門。要求不管是已移交檔案機構保存的，還是仍保存在其他機構，甚至是仍保存在個人手中的，只要對國家和社會具有重要保存價值，都應進行異地備份。由于種種原因，許多很有價值的檔案，并未全部移交到國家綜合檔案館，以往我們檔案部門也采取了一些措施，但效果并不是很好。現在開展的異地備份工作，在不改變檔案的所有權，甚至不改變檔案原件保管地的前提下，通過柔性接收的辦法，可以將我們想接收但接收不過來的重要檔案收進檔案館保存，達到檔案保護和豐富館藏的雙重目的。二是不放松異地備份的另一個重點各類民生檔案。近年來我們加強檔案資源體系建設，其重點就是民生檔案，如果只是對其進行了規范，而未整合保存到檔案館，沒有進行異地備份，其安全就沒有根本保障，自然也談不到檔案利用體系的建設。

3 怎么備

一是備份件怎么做，二是在備份庫里如何存放備份檔案。關于備份件，如果我們以往已經制作有第二套或復制卷(件)，或已經進行了數字化轉換，拿出一份紙質的或電子的進行備份就行了。比如現保存在市房產管理中心的房產檔案，已經全部掃描加工有電子檔案，只需用磁帶復制一套即可。如果是新制作，現在設備和技術均不成問題，原則上應以電子檔案為主。對勞動就業、社會保障、教育、衛生醫療等民生領域中形成的動態業務電子文件和數據庫，應每年異地備份一次，同時保存其系統文件。

檔案館的基本職能，一是存史，二是利用。所謂異地備份，存是主要目的，在備份庫一般不提供利用。所以，備份檔案在存放上(裝盒、裝箱、上架)與現在的辦法應有原則性區別，其關注點，一是防火、防潮、安全保密；二是便于搬運；三是不同載體保管環境要求不同，最好分庫存放。

4 將來怎么辦

重要檔案異地備份是項長期工作，要建立長效工作機制，定期收繳，定期向備份庫移送。對平時存檔和年度文件歸檔制度進行調整，紙質文件至少要多存一份，要明確細化需異地備份保存檔案的范圍。加強電子文件和電子檔案的管理，通過政務內網，實行電子文件即時在線歸檔。除法定進館單位的重要電子文件和數字檔案外，將勞動就業、社會保障、教育、衛生醫療等民生領域中形成的業務電子文件和數據庫，市級以上重點建設項目檔案的數字化成果(包括項目前期文件、隱蔽工程和竣工圖等)，作為監管的重點，確保各類專門檔案的安全可控。加強檔案館基礎設施建設，根據備份庫的特點，設計建設經濟實用、方便整體搬運的檔案架柜等裝具。

(李興利組稿，作者單位：焦作市檔案局)