初探電算化財(cái)務(wù)檔案管理

區(qū)潔萍

摘要：我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)核算電算化飛速發(fā)展，如今，企業(yè)使用電算化來(lái)進(jìn)行會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理工作已經(jīng)是常態(tài)。電算化財(cái)務(wù)檔案管理有自身的特點(diǎn)，如何充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，使其在企業(yè)中發(fā)揮更大、更廣的作用，為企業(yè)和社會(huì)創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益，需要對(duì)其合理開(kāi)發(fā)、探索、使用，發(fā)現(xiàn)并解決電算化財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)在存在的問(wèn)題。建立健全電算化財(cái)務(wù)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度、保障信息安全，提升技術(shù)，對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，提升員工專業(yè)素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：電算化；財(cái)務(wù)檔案管理；探究建議

前言：

電算化財(cái)務(wù)檔案管理在很大程度上減輕了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了工作效率。目前，電算化財(cái)務(wù)管理已經(jīng)滲透到我國(guó)企業(yè)當(dāng)中，被廣泛應(yīng)用。企業(yè)如何做好電算化財(cái)務(wù)檔案管理，充分發(fā)揮電算化財(cái)務(wù)檔案管理優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益，需要對(duì)其進(jìn)行全面的探索和改進(jìn)，明確電算化財(cái)務(wù)檔案存在的問(wèn)題，從實(shí)際出發(fā)，尋求合理方案。

1.電算化財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1相關(guān)法規(guī)制度不夠完善

財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)非常的重要，甚至可以影響到社會(huì)的經(jīng)濟(jì)水平。目前，由于電算化財(cái)務(wù)檔案管理的快捷、準(zhǔn)確，以及我國(guó)電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，我國(guó)企業(yè)電算化財(cái)務(wù)檔案管理已經(jīng)逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理，但相關(guān)的法規(guī)制度仍然不夠完善，會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題。對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理方面來(lái)說(shuō)，我國(guó)有對(duì)應(yīng)的《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》可以保護(hù)企業(yè)的部分權(quán)益，但這兩部法律涉及到電算化財(cái)務(wù)檔案管理的內(nèi)容都很少，不足以具備強(qiáng)大的法律效益。在對(duì)工作人員的調(diào)動(dòng)上，企業(yè)的規(guī)章制度也不夠完善。由于電算化財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)專業(yè)人才的要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)專業(yè)人才的要求，我國(guó)很多企業(yè)并沒(méi)有把電算化財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員納入專業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員內(nèi)，也沒(méi)有設(shè)置專業(yè)部門、專人管理。這些都是我國(guó)企業(yè)電算化財(cái)務(wù)檔案管理急需解決的問(wèn)題。

1.2檔案管理時(shí)難以保障信息安全

傳統(tǒng)電算化財(cái)務(wù)檔案管理的存儲(chǔ)介質(zhì)一般都是紙張，而電算化財(cái)務(wù)檔案管理的存儲(chǔ)介質(zhì)不僅有傳統(tǒng)的紙張存儲(chǔ)，更常用的是計(jì)算機(jī)硬盤和移動(dòng)硬盤的存儲(chǔ)，這也就表示著電算化財(cái)務(wù)檔案管理在信息安全保障方面，不僅僅要注重傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的保存，更要注重存在計(jì)算機(jī)硬盤和移動(dòng)硬盤中的資料的安全保存。對(duì)于紙質(zhì)檔案和存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤中的檔案信息安全的保障，需要企業(yè)的大力維護(hù)、投資，建立專門存儲(chǔ)資料的庫(kù)房、保證人力的監(jiān)管和攝像頭的全方位安裝，這些人力、物力和財(cái)力的大量投入，是很多企業(yè)難以滿足的，也就難以保障財(cái)務(wù)檔案管理的信息安全。電算化財(cái)務(wù)檔案管理的信息還有其特有的安全隱患，比如電腦病毒、黑客入侵等因素。電腦病毒會(huì)使財(cái)務(wù)檔案丟失，黑客入侵可能會(huì)篡改已經(jīng)記錄正確的財(cái)務(wù)檔案，泄露真實(shí)的財(cái)務(wù)檔案，破壞了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的機(jī)密性、真實(shí)性和完整性，更大的威脅著財(cái)務(wù)檔案信息的安全，以至于對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)產(chǎn)生不可估計(jì)的影響。

1.3從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)不高

相對(duì)于傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理來(lái)說(shuō)，電算化財(cái)務(wù)檔案管理更加高效，優(yōu)勢(shì)顯而易見(jiàn)，我國(guó)企業(yè)也全面應(yīng)用起了電算化財(cái)務(wù)檔案管理，這就出現(xiàn)了從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)不夠的情況。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)工作人員的要求僅僅限于會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)的精通，而電算化財(cái)務(wù)檔案管理在此基礎(chǔ)上，需要工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)、信息管理方面的知識(shí)有著較為深入和全面的了解，掌握計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)應(yīng)用，對(duì)軟件開(kāi)發(fā)、各種計(jì)算機(jī)編程語(yǔ)言有著基本的了解。但目前來(lái)看，我國(guó)企業(yè)中負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案管理的工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)和信息管理這方面的知識(shí)掌握都還不夠?qū)I(yè)，難以保障工作的有效完成，面對(duì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)出現(xiàn)的故障，無(wú)法及時(shí)解決。電算化財(cái)務(wù)檔案從業(yè)人員的職業(yè)道德水平也需要提升，需要提升工作人員對(duì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理的職業(yè)道德素養(yǎng)和職業(yè)責(zé)任感，杜絕因?yàn)楣ぷ魅藛T的疏忽造成財(cái)務(wù)檔案記錄錯(cuò)誤、財(cái)務(wù)檔案丟失、財(cái)務(wù)檔案被篡改現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2.對(duì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理的建議

2.1建立健全相關(guān)規(guī)章制度

我國(guó)電算化財(cái)務(wù)檔案管理飛速發(fā)展，給企業(yè)相關(guān)工作人員的工作帶來(lái)了便捷，但是我國(guó)企業(yè)電算化財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度仍然不夠完善，這給企業(yè)電算化財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展帶來(lái)了不利影響，需要企業(yè)和國(guó)家相關(guān)部門，按照目前電算化財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，不斷地建立健全相關(guān)規(guī)章制度，完善法律法規(guī)。電算化財(cái)務(wù)檔案管理和傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理不同，在檔案保存上存在差異。電算化財(cái)務(wù)檔案管理的介質(zhì)主要是計(jì)算機(jī)硬盤和移動(dòng)硬盤，這就出現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)上的違法問(wèn)題，可能會(huì)有不法分子在網(wǎng)絡(luò)上竊取企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案，對(duì)其進(jìn)行篡改，或使其流傳在保密范疇之外。這就需要相關(guān)部門考慮如何懲治鉆網(wǎng)絡(luò)空子的不法分子，如何控制懲治的力度，使其和所犯錯(cuò)誤、造成后果相對(duì)應(yīng)，如何將這些管理、監(jiān)督的工作聯(lián)系到財(cái)務(wù)檔案管理上，逐步豐富、細(xì)化《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》的內(nèi)容。企業(yè)也應(yīng)把電算化財(cái)務(wù)檔案管理人員納入專業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理人員中，設(shè)置專人管理。

2.2完善技術(shù)以保障信息安全

電算化財(cái)務(wù)檔案管理比起傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理更加便捷，電算化財(cái)務(wù)檔案在保障信息安全時(shí)，不僅要保證紙質(zhì)檔案的安全，還要保證計(jì)算機(jī)硬盤中和移動(dòng)硬盤中的財(cái)務(wù)檔案的安全，這需要企業(yè)完善安全保障技術(shù)。企業(yè)應(yīng)先保證基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建造專門儲(chǔ)存財(cái)務(wù)檔案的庫(kù)房，選址要進(jìn)行反復(fù)地實(shí)地考察，保證庫(kù)房的溫度、濕度穩(wěn)定，利于財(cái)務(wù)檔案的儲(chǔ)存。確保庫(kù)房周圍無(wú)火災(zāi)隱患，庫(kù)房?jī)?nèi)務(wù)有靈敏的火災(zāi)報(bào)警裝置。企業(yè)還應(yīng)該保障人力資源的充足，保障每位保障信息安全的工作人員都有明確的分工，設(shè)立專業(yè)的部門管理，將責(zé)任分配到個(gè)人。另外企業(yè)還需要完善計(jì)算機(jī)設(shè)備，保證計(jì)算機(jī)軟件和硬件都跟的上時(shí)代的發(fā)展，引進(jìn)專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，不斷升級(jí)加密保護(hù)技術(shù)，依靠身份認(rèn)證、數(shù)字簽名、加強(qiáng)防火墻的手段保護(hù)信息安全，除此之外，企業(yè)還需要進(jìn)行信息備份，將同樣的真實(shí)財(cái)務(wù)檔案儲(chǔ)存在不同的地方，在財(cái)務(wù)檔案丟失或被篡改時(shí)可以及時(shí)補(bǔ)救。

2.3對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)

電算化財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)從業(yè)人員專業(yè)的要求更加嚴(yán)格，不僅要求從業(yè)人員掌握傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理從業(yè)人員需要掌握的會(huì)計(jì)知識(shí)、檔案管理知識(shí)，還需要從業(yè)人員對(duì)計(jì)算機(jī)、軟件設(shè)計(jì)及信息管理方面的知識(shí)全面的掌握。而已經(jīng)在崗位的財(cái)務(wù)檔案管理人員一般都沒(méi)有計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)素養(yǎng)，這就需要企業(yè)對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的職業(yè)素質(zhì)建設(shè)。在招聘員工時(shí)，修改招聘要求，針對(duì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，明確招聘人員需要有計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)的要求，可以對(duì)計(jì)算機(jī)軟件和硬件進(jìn)行日常維護(hù)。除此之前，企業(yè)各部門還應(yīng)該對(duì)業(yè)內(nèi)工作人員進(jìn)行不斷的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建設(shè)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的和諧氣氛，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)內(nèi)員工的思想道德建設(shè)，保證財(cái)務(wù)檔案的管理不會(huì)出現(xiàn)內(nèi)部人為問(wèn)題，在受到外部問(wèn)題時(shí)，可以及時(shí)明確責(zé)任。

3.結(jié)語(yǔ)

電算化財(cái)務(wù)檔案是指儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以及通過(guò)計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，存貯介質(zhì)不僅僅是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)應(yīng)用的紙張，更多的是計(jì)算機(jī)中的硬盤、移動(dòng)硬盤。電算化財(cái)務(wù)檔案管理在很大程度上方便了檔案的儲(chǔ)存，節(jié)省了很大一部分的人力、物力和財(cái)力，但要想更大的發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，仍需要針對(duì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理的弊端，全面探究改進(jìn)其發(fā)展的策略。這需要各個(gè)單位共同重視，從基礎(chǔ)做起，從實(shí)踐出發(fā)，保證其發(fā)揮更大的經(jīng)濟(jì)效益。

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