檔案信息化管理的優(yōu)勢與存在的安全問題分析

岳敏

摘要：國家隨著社會的不斷發(fā)展，逐漸認(rèn)識到檔案信息化管理工作的重要性，國家現(xiàn)階段發(fā)展檔案工作的主要方向就是檔案信息化管理。檔案信息化管理指的是通過先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺，借助有效和科學(xué)的手段合理管理和應(yīng)用檔案信息，在一定程度上充分利用了檔案信息資源的實(shí)現(xiàn)。基于此，本文主要對檔案信息化管理的優(yōu)勢與存在的安全問題進(jìn)行了簡要的分析，希望可以為相關(guān)工作人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理優(yōu)勢；安全問題；對策

中圖分類號：G270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

現(xiàn)檔案信息化管理是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢之一。通過實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理能夠大幅度提升檔案管理工作質(zhì)量及效率，讓檔案管理工作達(dá)到新的層次。但在檔案信息化管理過程中，也會受到潛在風(fēng)險(xiǎn)因素影響，會對檔案信息安全產(chǎn)生威脅，可能會造成電子檔案信息損壞或丟失。因此需給予采取有效的措施，保證檔案信息管理的高效開展。

1檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1檔案管理的高效率和利用率

隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，新時(shí)期檔案信息化管理更應(yīng)注重檔案信息化管理的效率和利用率。唯有增加檔案信息服務(wù)對象和檔案信息的傳遞數(shù)量，方顯檔案信息化管理的優(yōu)勢。新時(shí)期檔案信息管理的高效率主要體現(xiàn)在數(shù)字信息所占空間小，傳遞空間無限制，且能持續(xù)24小時(shí)服務(wù)等。不僅在空間方面，更增強(qiáng)了檔案信息化管理的水平。而新時(shí)期檔案信息化管理的高利用率主要是指同一檔案可以為多個(gè)用戶使用，且不影響保存質(zhì)量。

1.2信息查詢快捷且精確

傳統(tǒng)的檔案信息化管理查詢方式主要是以檔案工作者手動尋找為主，難免出現(xiàn)效率低，有紕漏，甚至錯(cuò)誤的現(xiàn)象。而新時(shí)期的檔案信息化管理手段恰巧彌補(bǔ)了這種弊端。無論是精確查詢還是模糊查詢，效率都是非常高的，其精確度也是人工無法比擬的。例如，在查詢同一類型的檔案資料時(shí)，只要通過信息查詢，就可為檔案管理工作者篩選出類似的資料，既快速，又避免很多誤差。

2檔案信息化管理存在的安全問題

2.1風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判能力有待提升

部分檔案信息化管理中心，在電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防范時(shí)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判能力較弱，無法提前對潛在性安全風(fēng)險(xiǎn)因素做出預(yù)判。一旦出現(xiàn)突發(fā)性事件，實(shí)際解決問題的能力相對薄弱，容易出現(xiàn)電子檔案遺漏、損壞、丟失等情況，會對電子檔案信息安全產(chǎn)生嚴(yán)重威脅。同時(shí)，檔案信息化管理中心風(fēng)險(xiǎn)評估體系尚不健全，未能對風(fēng)險(xiǎn)漏洞進(jìn)行合理分級，缺乏針對性的防控措施。

1.2電子檔案在進(jìn)行保存時(shí)存在安全隱患

電子檔案雖然能夠保存很長的時(shí)間，并且在保存之后一般不會出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，但是關(guān)于檔案信息的保存還是存在一些特殊情況的，例如檔案管理工作人員由于操作失誤造成丟失、或者是計(jì)算機(jī)自身出現(xiàn)一些毛病等原因，都會讓原本保存好的電子檔案消失不見，所以，管理人員應(yīng)充分注意到電子檔案在進(jìn)行保存過程中所存在的安全隱患，注重對檔案保存期間的保護(hù)和注意，并且通過相關(guān)的有效手段解決這一問題。

1.3缺乏對檔案的系統(tǒng)管理

檔案的多少往往直接影響檔案管理工作的水平。如今，我國的檔案相對豐富，但卻缺乏系統(tǒng)的管理，信息往往缺乏殘缺不全，或是雜亂無章，無法滿足信息時(shí)代企業(yè)對工程信息的精細(xì)化要求，也在很大程度上阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

3提升檔案信息化管理安全相關(guān)措施

3.1加強(qiáng)信息安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判

檔案信息化管理中心在電子檔案信息安全建設(shè)過程中，必須加強(qiáng)信息安全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判。通過有效地風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判，提前發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)因素或風(fēng)險(xiǎn)漏洞，做出有效防范，更大程度保護(hù)電子檔案信息安全。檔案信息化管理中心需要充分利用先進(jìn)的保護(hù)技術(shù)，對存儲介質(zhì)、基礎(chǔ)設(shè)施等進(jìn)行全面性地保護(hù)，構(gòu)建出一個(gè)完整的電子檔案信息安全屏障，防止電子檔案系統(tǒng)受到非法入侵、網(wǎng)絡(luò)攻擊等[3]。通過加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、完善應(yīng)急預(yù)案制定等，進(jìn)一步增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防能力。同時(shí)，檔案信息化管理中心要不斷加強(qiáng)相關(guān)員工業(yè)務(wù)能力及專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，使其能夠在第一時(shí)間對風(fēng)險(xiǎn)因素做出反應(yīng)，提升其風(fēng)險(xiǎn)分析及預(yù)判能力。通過一系列舉措，將電子檔案風(fēng)險(xiǎn)控制由以往“事后補(bǔ)漏”的形式轉(zhuǎn)變?yōu)椤邦A(yù)防為主，防治結(jié)合”的形式，做到事先預(yù)防，事后管控，進(jìn)一步提升安全風(fēng)險(xiǎn)管理效能，讓安全風(fēng)險(xiǎn)因素“無所遁形”。

3.2構(gòu)建全面的檔案信息安全保障系統(tǒng)

檔案信息安全的保護(hù)能力是加強(qiáng)檔案服務(wù)能力和檢查檔案利用服務(wù)的主要內(nèi)容之一，構(gòu)建全面的檔案信息安全保障系統(tǒng)，是檔案信息自身保證安全性的重要手段之一。檔案信息資源、原始檔案等必須受到法律法規(guī)上相應(yīng)的安全保護(hù)，進(jìn)而保證檔案信息化管理的順利運(yùn)行。首先，貫徹并落實(shí)檔案信息化管理的管理安全制度，構(gòu)建健全的責(zé)任管理系統(tǒng)，明確出各方的責(zé)任和義務(wù)，進(jìn)而避免出現(xiàn)相互推卸的情況；其次，挑選正版的殺毒工具和軟件，防止檔案信息被病毒所感染；再次，優(yōu)化檔案信息化管理的工作環(huán)節(jié)，招聘優(yōu)秀的專業(yè)人才對程序進(jìn)行管理和編制，在確保編制質(zhì)量的同時(shí)為檔案信息化管理的工作環(huán)節(jié)提供安全；最后，以檔案信息安全保證的同時(shí)將紙質(zhì)檔案著重管理，紙質(zhì)檔案不可能完全被電子檔案所取代，電子檔案主要是充分運(yùn)用信息化利用的手段，而紙質(zhì)檔案強(qiáng)調(diào)的是最基本、最可靠的檔案原始記錄。

3.3保證對檔案歸檔信息的及時(shí)更新

檔案歸檔信息應(yīng)包括檔案編號、分屬類目、檔案保密等級等多種屬性。實(shí)際的檔案管理工作中，檔案的歸檔信息往往是最繁雜，而且是變動最頻繁的，因此，信息時(shí)代下，檔案管理工作要運(yùn)用相關(guān)的信息管理軟件，及時(shí)更新檔案歸檔信息，從而保障檔案的完整性。

3.4技術(shù)與管理并重

認(rèn)真完善落實(shí)檔案庫房的安全管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行國家保密制度，完善檔案信息公開的發(fā)布保密審查程序；加強(qiáng)對涉密信息系統(tǒng)、涉密計(jì)算機(jī)和涉密載體管理，建立健全人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系。制定數(shù)字檔案館應(yīng)急處理預(yù)案，加強(qiáng)演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的應(yīng)急指揮和處置能力。

結(jié)束語

綜上所述，雖然相較于傳統(tǒng)的檔案管理方式，現(xiàn)代的、新型的檔案信息化管理具有明顯的優(yōu)勢，但其安全問題仍舊更需要引起人們的關(guān)注。因此，為應(yīng)對檔案信息化管理中所存在的安全問題，找到有效方法是十分必要的。唯有如此才能推進(jìn)檔案信息化管理的速度，才能更好、更有效地服務(wù)大眾。

參考文獻(xiàn)：

[1]王薇.檔案信息化管理的優(yōu)勢及相關(guān)安全問題分析[J].黑龍江科技信息，2016（12）：178.

[2]林東芳.探討檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）：148-149.

[3]和夢吉.企業(yè)檔案信息化建設(shè)對策研究[D].山東大學(xué)，2012.