對事業單位電子檔案管理的思考

滿靜

摘 要：在信息科技迅猛發展的時代，從傳統的實體檔案管理向電子檔案管理轉型迎來了巨大的發展和挑戰。如何在信息化時代下做好電子檔案管理工作，有效地提高工作效率，減輕工作負擔，是檔案管理工作發展的主要趨勢。本文從信息技術的產生與發展進行回顧，對電子檔案管理優越性及特點進行了闡述，就加強事業單位電子檔案管理工作提出了有效的思考。

關鍵詞：事業單位 電子檔案 管理

隨著信息科學的不斷發展，人類社會已全面進入從農耕社會、工業社會向信息社會轉變的新的歷史時期。作為傳承文明、鑒證歷史、服務社會的檔案工作，同樣面臨著從傳統的實體文書檔案管理向數字檔案管理的轉變。那么就做好電子檔案信息管理工作，不斷提升檔案工作者的理論基礎、決策水平、執行效率，調整今后一個時期檔案事業發展方向，便成為目前檔案管理工作亟待解決的問題之一。下面就從信息技術的產生與發展，電子檔案管理優越性及特點和加強航海保障事業單位電子檔案管理舉措三個方面進行探討。

1.信息技術的發展過程

通常我們可以信息技術的發展過程歸納為四次變革：一是文字的產生。文字的產生使得交流不再受空間時間的限制，信息可以流傳得更為久遠，檔案工作正是肩負著傳承歷史信息的神圣使命。二是造紙術和印刷術的發明。泥活字印刷術的產生使界上的書籍的數量突飛猛進，書籍把知識和文化帶到了世界的每一個角落，使人類文明的信息傳播能力和儲存能力迅速增強，為推進人類文明的進步和發展，初步實現了信息的廣泛共享。三是電信技術的普及，隨著電報、電話和無線電等現代通信技術的發明與普及，大大加快了信息傳播的速度和效率，使信息技術使用起來更加地方便和快捷。四是電子計算機的普及應用以及同現代通信技術的結合，電子計算機的發明和國際互聯網產生，使人類運用計算機和網絡等數字信息技術，逐步模擬替代人類大腦的部分分析思維模式和功能，迅速提升了處理分析信息數據的能力、容量和效率，使得信息技術在全世界無孔不入，使信息數據的共享成為現實。進而引發了人類社會從農業社會、工業化社會向信息社會發展的偉大變革。

2.電子檔案管理優越性及特點

在電子檔案管理工作中，檔案管理的能力會提升。結合辦公自動化的普及，紙質文檔漸漸被電子文檔取代，有效的數據信息通過多種方式錄入計算機系統，轉變成可使用的電子文檔。在對電子文檔進行有選擇性的操作和處理后進行存檔，這樣檔案管理人員和用戶就可通過預先設計好的系統，為有效電子文檔提供適用于檔案管理要求的，可使用、存儲、利用的檔案管理系統。同時可以結合辦公自動化、條形碼管理等逐步形成功能完善，強大的現代化電子檔案管理系統。

在傳統紙質檔案管理過程中，要求以手工錄入整理的方式實現，需要耗費大量的時間和精力，對檢索也同時造成了一定的不便，無法實現對檔案的高效率利用。而電子檔案則是將先進的計算機網絡技術和信息處理技術與檔案管理應用相結合，在大大降低檔案人員勞動強度和時間的同時，大幅度地提高了檔案管理的效率和利用率。其優越性及特點主要體現在以下幾個方面：

（1）信息錄入高效準確。電子檔案信息錄入的模式主要是通過辦公自動化文件流轉、掃描儀等方式將文件錄入到計算機系統中的檔案管理模塊，然后再對其進行處理。大大地降低了人為的操作失誤，同時節省了時間，提高了工作效率。

（2）存儲能力穩定持久。傳統檔案管理中的紙質文件需要有適宜的存儲環境，對檔案室的存放空間面積、硬件條件都有較高的要求。而電子檔案的存儲不受存儲環境、空間的限制，相較而言存儲方便快速，僅需要存儲在有自動備份的系統電腦中，或利用光盤、U盤、存儲卡等存儲載體中，具有較高的穩定性持久性。

（3）檔案信息便于補充完善。檔案管理的過程其實是不斷完善和補充的過程。在傳統檔案管理過程中當遇到此類情況時，往往是需要將紙質案卷拆卷后再重新整理編排，耗時耗力，且工作繁瑣。采用電子檔案管理時，在輸入關鍵詞后，查找到對應的檔案文件，對其中檔案信息需修改地方進行補錄增添編輯即可，方便快捷。

（4）檔案信息利用方便。在傳統檔案的利用過程中，當需要查閱相關檔案信息時，只能通過提取紙質檔案。需要耗費一定時間不說，反復的拿取、翻閱本身就會對檔案有所損傷，不利于保管。電子檔案出現后，通過網絡計算機信息平臺極大的實現了信息共享。當電子檔案信息錄入后，可通過編碼程序設置，對檔案進行分類，在一定范圍內通過關鍵詞進行檢索和查閱，省去了大量人工查找的時間，極大的提高了檔案信息的利用率。

（5）檔案管理人員的工作效率迅速提升。傳統檔案管理模式中需要大量的手工操作，工作量大且繁瑣，需要耗費大量的時間去完成。電子檔案的出現，將檔案人員從原來的工作模式框架中解脫出來，便于整理歸檔，便于檢索，便于利用，使檔案管理人員的工作效率迅速提升，有時間和精力投入對新知識的學習和掌握中。

3.強化事業單位電子檔案管理思考

隨著信息技術的飛速發展，管理信息化也逐漸滲入到各個事業單位中，單位的管理體制也隨之發生了新的改變，檔案管理的制度化、規范化、標準化也直接體現了一個單位內部管理水平，是記錄事業單位發展歷程真是面貌的一項重要工作。在新時期下，如何做好檔案管理工作從傳統化轉型升級為信息化的電子檔案，思考如下：

（1）建立并完善電子檔案管理制度。制度的完善是任何管理工作的前提，通過對電子檔案特點分析，發現由于計算機網絡本身的特性和數字信息存儲的特點，本身就存在著一定的風險。一旦檔案信息存儲電腦系統被侵入，則可能發生檔案信息盜取、丟失、篡改等情況，無形中增加了電子檔案的風險。因此為了保證電子檔案安全有效的存儲和管理，必須制定與之相匹配的管理制度，并逐步形成完善制度體系。

（2）嚴格規范形成電子檔案的標準。近些年，電子檔案在形成過程存在多種不同的文件格式，其格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織是否合符要求等一系列的要求必須有完善的標準體系，必須嚴格遵照國家規定的統一標準格式。對于來源不同的電子檔案的接收制作，存儲方式，指標參數以及顯示查詢系統等等均要加以規范。與此同時，對電子檔案的背景材料和源數據也要一并留存，確保形成的電子檔案具有完整性。

（3）加大電子檔案管理人才培養力度。檔案管理工作的保密性和服務性極強，這就要求檔案管理人員具有較高的素質。我們要注意保持電子檔案管理人員工作崗位的延續性，頻繁的人員調動只會大大打擊檔案人員的積極性和檔案工作的持續性。同時，電子檔案管理人員必須與時俱進，加大專業學習力度。檔案管理其實是一門專業性較強的學科，除了檔案相關方面的知識以外還必須掌握一定程度的計算機信息系統方面的專業知識，才能夠適應新形勢下電子檔案發展的新要求。

（4）建立嚴格的電子檔案管理模式。電子文件歸檔后，為保障文件安全，必須建立嚴格的電子檔案管理模式。首先要規范存儲載體，其保管條件應該遠離有害氣體與強磁場環境；其次要對計算機建立定期安全檢測制度，保證計算機及其各種存儲載體遠離病毒，同時當載體產生損壞時，能夠及時采取有效的補救措施；再次就是必須建立電子檔案備份制度，當無法預知的損失一旦發生時，盡量地將電子檔案的損失降到最低。

4.結束語

總而言之，事業單位的檔案管理工作對單位持續穩定時代發展，利用電子檔案的高效模式是順應現代檔案管理的時代趨勢。但與此同時，應該對電子檔案存在的問題加以妥善處理解決，各級事業單位在不斷提升檔案管理人員水平的同時要加大資金投入，運用現代化信息技術，只有這樣，才能實現事業單位檔案管理工作的信息化、現代化，使其為事業單位發展貢獻更大的力量。