基礎信息數據庫在環境監測業務規范化管理中的應用

馮強

摘 要：本文作者結合環境監測工作實踐，針對環境監測業務管理中易出現的問題，提出了在做好監測業務工作流程、監測標準、業務分包工作、監測收費、監測報告、監測數據、監測質量、業務項目等規范化管理的同時要建立好“五個基礎信息數據庫”。“五個基礎信息數據庫”是進行業務規范化管理的基礎和手段，本文詳細介紹了“五個基礎信息數據庫”的建立和使用方法。

關鍵詞：基礎信息數據庫；監測業務；規范化；應用

中圖分類號：X321 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）06-0042-03

目前隨著環境監測事業蒸蒸日上的發展，環境監測業務量不斷增大，對各類環境監測業務進行規范化管理，不僅有利于提高環境監測工作的效率，而且也是監測數據質量的有力保證。但由于環境監測業務工作紛繁復雜，涉及的環境要素門類繁多，加之監測工作任務來源廣泛，要想實現環境監測業務規范化管理，業務規范化管理工作到底怎樣做，筆者結合在環境監測站業務管理遇到的問題和有效的管理經驗談幾點不成熟的看法：

1 環境監測業務管理在監測工作實踐中遇到的問題[2]

1.1 監測標準管理和執行混亂

由于標準管理不規范，未建立相應的標準資源庫，很多站在使用標準過程中，錯用、過期使用、不用標準現象時有發生。

1.2 監測收費隨意性大

很多站未建立監測收費標準數據庫，對承接的監測業務采樣費、分析費、報告費及服務費未進行總額測算、無專人審核，收費金額存在隨意性大的情況。

1.3 監測業務項目管理雜亂無章

歷年來接受多少指令性任務，受理多少委托性監測，任務來源、委托合同、方案編制及任務下達、執行進度等情況，其資料是邊用邊丟，或資料分散存檔，要查找、要溯源時很困難。

1.4 監測數據報告提取不易，提取費時費力

當監測業務完成后，在監測數據報告歸檔時雖將監測數據以電子文件形式傳遞給單位數據信息歸口管理科室，但未建立單位的電子數據資源總庫，未配備專門的電腦和專有電子資料管理人員對數據資源進行統一的存儲和維護管理，未做好日常的安全保密和定期檢查備份工作，要調閱一份歷史數據報告如大海撈針一樣，費時費力。

1.5 監測能力信息掌握不全，分包工作管理流于形式

監測站對自身監測項目能力、設備能力、人力資源力、轄區內監測機構能力的信息掌握不全；常常造成超資質范圍接受任務、監測設備數量不足時超能力接任務等情況。需要分包時，對分包方的能力也不清楚，往往使分包工作管理流于形式。

2 環境監測業務規范化管理的實施

筆者覺得要搞好業務管理，最根本和最基礎的要做好以下兩點，一是要作好監測業務工作流程、監測標準、業務分包工作、監測收費、監測報告、監測數據、監測質量、業務項目等規范化管理，二是要建立好“五個基礎信息數據庫”，“五個基礎信息數據庫”包括：監測標準管理數據庫、監測能力資源數據庫、監測業務項目管理數據庫、監測數據報告管理數據庫、監測費核算數據庫。本文重點就怎樣建立和使用“五個基礎信息數據庫”結合工作實際作一簡述，以期起到拋磚引玉的作用。

2.1 監測標準管理數據庫的建立和使用

監測標準管理數據庫的建立：把涉及環境監測工作需要的各類標準、規范文本下載到本地電腦，并分門別類建立文件夾，每個文件里用電子表格超連接建立子標準名錄，這些標準均需由專門的標準管理人員對照標準出版社出版的紙質版進行核對，與紙質不一致的地方均需修改過來，并標識修改人名字。使用的監測方法標準還需經相關監測室確認、經技術負責人批準后才能錄入，并建立監測方法標準確認名錄電子檔。這些準備工作好后，用電子表格把各文件夾理的子標準名錄和標準確認名錄連接起來就構成監測標準管理數據庫。

數據庫的使用管理注意事項：（1）標準數據庫的管理必須由專人管理，對電子文檔的修定權限只能授予專管人員，其他使用人員只授予閱讀權限。（2）實時更新各類標準，以確保標準現行有效，（3）監測方法標準必須經過確認程序確認后才能錄入。監測標準管理數據庫的建立和使用見圖1。

2.2 監測能力資源數據庫的建立和使用

所謂監測能力資源數據庫就是把監測站設備能力、監測項目能力、人力資源能力、合格分包方項目能力等涉及的內容通過電子文檔反映出來，建立方法和“監測標準管理數據庫的建立”一樣，就不再贅述。建立時要注意以下幾點，一是要分年度建立，二是設備能力、項目能力要注意分類，設備能力要包括設備總臺賬、分類臺賬、校檢情況、數量等足夠的信息；項目能力要包括通過計量認證項目、通過資質認證項目、通過雙證項目、雙人項目持證情況等內容；人力資源能力重點要把持各類環境監測合格證、上崗證的情況體現出來；合格分包方項目能力主要包括的是名錄和分包方項目能力表。三是合格分包方名錄要通過評審合格的才能錄入。

數據庫的使用管理注意事項：一是建立時要足夠的信息量；二是要注意實時更新，三是年度結束后對這幾個能力變化情況要有比對總結。監測能力資源數據庫的建立和使用見圖2。

2.3 監測業務項目管理數據庫的建立和使用

監測業務項目管理數據庫就是把歷年監測站接受的指令性任務和受理的委托性監測任務涉及的任務來源依據、委托合同、方案編制及任務下達、執行進度等內容通過電子文檔反映出來，建立方法和前面的一樣。建立時要注意以下幾點，一是要分年度、分監測類別建立，二是業務項目信息要包括項目名稱、委托單位、委托日期、項目負責人、監測收費、分包方、監測方案及下達時間、項目進展等內容，三是委托合同或任務來源依據要與監測實施方案要一一對應；四是監測業務項目管理是個動態過程，只有業務專管人員對電子文檔有修定權限，其他使用人員只受予閱讀權限。

數據庫的使用管理注意事項：一是建立時要有足夠的信息量；二是要注意實時更新，三是年度結束后對項目執行情況要歸總。監測業務項目管理數據庫的建立和使用見圖3。

2.4 監測數據報告管理數據庫的建立和使用

監測數據報告管理數據庫就是把歷年監測站完成的各類數據報告通過電子文檔反映出來，建立方法和和前面的一樣。建立時要注意以下幾點，一是要分年度、分監測類別建立；二是監測數據報告必須是通過三級審核完成后、紙質版經報告簽發人簽字后的報告才能錄入；三是要注明對應的紙質檔歸檔情況；四是監測數據報告需專人管理，錄入報告一但生存，任何人都沒有修改權限，包括報告管理人員在內的所有人員只有閱讀權限。

數據庫的使用管理注意事項：一是建立時要足夠的信息量；二是要注意實時更新，三是對使用人員要按《保密程序》授權的人員才能調閱。監測數據報告管理數據庫的建立和使用見圖4。

2.5 監測費核算數據庫的建立和使用

監測費核算數據庫就是把歷年監測站監測收費依據、項目監測收費核算清單、監測經費核定單等內容通過電子文檔反映出來，建立方法和前面一樣。建立時要注意事項，一是建立時要制作專門的監測費核算軟件，這個軟件要提前按監測收費標準預置所有環境要素、具體監測項目及其監測分析方法、人工、車輛收費單價；后再根據監測類別、監測頻次、工作量計算總和，自動生成監測費核算清單，通過這種軟件，只要監測類別一致、工作量一致，那么算出來的監測總費用就一致。二是監測經費核定單的內容要包括監測具體內容和審定的監測費，監測經費核定單是收費核算清單和委托金額的輸入依據。三是監測經費核定單和收費核算清單最好是一一對應。

數據庫的使用管理注意事項：一是監測項目的單價設置、監測類別的設置等要與收費文件一致；二是使用人員要按《保密程序》授權的人員才能調閱，監測收費清單可提供給委托方，監測經費核定單是內部管理資料，不提供給委托方。監測費核算數據庫的建立和使用見圖5。

3 結語

環境監測業務規范化管理是個復雜而細致的工作，貫穿于監測過程的各個環節，“五個基礎信息數據庫”的建立和運用是我們進行業務規范化管理的基礎手段，是筆者結合工作實踐的一部份總結，其主要目的是想起到拋磚引玉的作用，監測過程的其它環節，比如質量控制、數據審核、檔案管理等也可以建立相應的信息數據庫，通過這些基礎“信息庫”的建立，實現文檔電子化管理，可以降低監測成本，提高工作效率，促進環境監測質量的全面提高。特別是現在很多監測站已建立起了實驗室信息管理系統，這些基礎“信息庫”正是對信息管理系統的有效補充和完善。

參考文獻

[1]黃衛.淺談環境監測業務管理的規范化[J].環境監測管理與技術，2008，20（1）：51-53.

[2]李兆漢.淺談環境監測業務管理的規范化[J].新西部：理論版，2012（5）：77-78.