新常態經濟背景下醫院檔案管理工作思路探討

王孝廉

【摘要】檔案作為醫院綜合管理中的重要一環，它的未來管理工作創新更要滿足新常態經濟體制標準，做到科學定位、科學解決傳統問題、科學管理。本文簡要探析了醫院檔案管理工作的若干思路，希望在新時期實現對醫院檔案管理的有益探索。

【關鍵詞】新常態經濟;醫院檔案管理;科學化;定位;思路;問題;探索

在經濟新常態時期，我國社會發展所呈現的是不同的發展理念與趨勢，醫院作為社會上重要的公共事業機構，它必須基于新工作思維和新視角來開展經營管理工作，重新認識到醫院檔案管理的必要性，重新定位工作標準，發現現存問題，并不斷探索解決方案。

一、檔案管理對醫院綜合管理工作的必要性

檔案對于醫院日常工作開展非常重要，它所呈現的不僅僅是歷史數據資料，還有醫院醫療服務事項作出各項決策的重要依據。但是當前醫院由于受到傳統觀念的束縛與影響，對檔案管理所投入的精力遠遠不足，無法體現出檔案管理在醫院綜合管理工作中的重要性。在新常態經濟背景下，社會對醫院服務提出了更高要求，所以醫院本身為了實現自我完善與進步就必須合理把握、運用檔案，重新認識到檔案管理工作對于醫院發展的必要性。

（一）為醫院發展提供了扎實的理論基礎依據。當前國內許多城市重點三甲醫院都在不斷擴大自身規模，提升服務質量品質，他們的醫療服務項目、硬件設施建設等等都在不斷更新，醫療水平也越來越高，這些改變對于醫院檔案管理工作固然也是一種改變，檔案管理的需求正在隨著新常態經濟背景下醫院重新建設的要求而不斷變大。將醫院傳統檔案與當前檔案管理體系結合起來，夯實醫院發展基礎理論依據，就必須做好檔案管理工作，這樣才能確保醫院穩定進步，從數據供應與醫院服務建設角度來講，強化醫院檔案管理工作的確很有必要。

（二）是醫院發展的歷史見證。醫院檔案管理見證了醫院發展歷史，它所記載的都是最為可靠、最為權威的重要醫療服務依據，對醫院醫療服務工作與醫學研究工作都具備較高的研究價值。但傳統醫院檔案主要是紙媒或者光盤，這些資源載體一旦被破壞就無法恢復原貌，會為醫院檔案管理帶來無法估計的損失，所以醫院檔案管理工作必須革新進步，強調現代數字化、智能化、個性化管理，發揮檔案管理對醫院健康發展的重要性。

二、醫院檔案管理工作中的實踐問題探討

醫院在檔案管理工作中面臨各種問題，尤其是在新常態經濟環境下，國家對醫療體制改革也作出了若干變動，例如檔案管理的電算化、信息化就要求醫院自身作出大幅改變，要求醫院就這一管理實踐問題進行深度剖析，以實現醫院綜合管理工作的有序性。長期以來，醫院檔案管理都受到根深蒂固的傳統觀念影響，且一時間難以撼動，所以可能許多醫院并不重視對檔案的管理工作，特別是在檔案管理的內容與職責方面理解并不到位。所以醫院在檔案管理工作層面上必須明確其內容與職責，再思考目前所面臨的各種現實問題。

（一）對醫院檔案管理的內容與職責分析。醫院檔案管理的內容與職責涵蓋了醫院本身對于檔案管理制度的理解，根據這一理解來制定管理體系，實現對醫院檔案中不同文件資料及數據的有效收集、管理、建檔、歸檔與整理保管，并合理利用。以檔案移交管理工作為例，它作為檔案管理的重要內容，關系到檔案管理過程水平的高低，所以醫院在檔案移交過程中應該充分借助計算機網絡平臺和數據庫平臺，加速醫院檔案管理的信息化進程，通過高科技技術實現對管理制度的有效健全，例如分清臨床醫療科室、后勤部門以及醫療技術部門的各自工作內容，保證醫院內部人事及資源管理更加規范。以上就是醫院檔案管理的內容與職責。

（二）醫院檔案管理的現存問題。當前醫院檔案管理存在諸多問題，這些問題可能來自于工作人員、管理制度與管理場合，也來自于醫院檔案利用效率問題，下文將一一進行分析：首先，醫院負責檔案管理的技術人員整體素質不到位，由于檔案是醫院內部的重要管理內容，所以如果管理人員職業素質不高，就可能會影響到檔案管理效果，無法滿足當前新常態經濟環境要求，無法發揮醫療檔案對于醫院醫療服務、醫學研究的重要作用。具體來講，當前醫院在檔案管理方面存在諸多制約因素，比如醫院檔案管理人員存在素質良莠不齊的現象，許多工作人員來自于其它部門，工作過程欠缺專業性，缺乏檔案管理經驗;再一點就是檔案管理制度缺乏嚴謹性，沒有較高的可操作性，這導致檔案管理在無形中就產生損失，延緩了醫療服務的實施和高水平發揮。其次檔案管理在制度和場合上有所匱乏，許多醫院在檔案資料層面存在遺失，這說明醫院的檔案管理制度不夠完善。例如某些醫院就沒有專業化的檔案管理庫房，對檔案的分類、收集、補充、審核與分析處理環節更是不夠完整，不但醫療檔案資料缺失，影響醫學研究，人力資源檔案也呈現殘缺，這對醫院人才培養極為不利。最后，醫院在檔案利用率方面表現低下，許多醫院在檔案管理獨立性上不足，不能基于學科專業化范疇來合理整理某些邊緣化的信息資源，這導致許多重要資源的遺漏，這也說明當前許多醫院在檔案資源整合上都難以做到高效率，不但有些檔案資源被邊緣化或直接被忽視，就連檔案管理工作本身也在呈現邊緣化發展趨勢，這對醫院未來的良性發展是不利的。

三、新常態經濟背景下醫院檔案管理工作的基本思路

在明確醫院檔案管理對策之前，應該結合新常態經濟背景來簡要探討一下檔案管理的基本工作思路。

（一）醫院本身要做到內外部社會分工明確，走現代化發展路線，基于此來維系醫院日常醫療服務工作。在該過程中，檔案管理應該被視為是醫院整合資源、優化配置的重要途徑，也是貫徹國家政策的重要媒介，所以在檔案管理工作過程中要做好分工，基于檔案管理途徑來強化其管理的實際意義，同時做到與時俱進。考慮到醫院科室工作流程化明顯，所以不同科室的工作流程也不同，應該要求醫院在檔案管理上建立不同科室之間的聯系，實現檔案管理的信息資源共享，這樣能促進各個科室之間的相互專業學術與業務服務內容溝通，提高醫院內部工作效率，而不是傳統醫療服務的各自為戰。總體來講這種分工聯動機制的構建能夠幫助醫院本身降低檔案資源管理成本，同時提高甚至控制資金投入效率，確保了檔案管理與應用的高效率。

（二）要強調大數據分析，通過醫院檔案管理來提升醫院經濟效益和管理效率。因為新時代的信息化管理讓醫院檔案管理手段也逐漸豐富化，利用大數據來統計可使醫務人員的相關技術支撐、培訓狀況、專業信息等等能夠在短時間內得到信息獲取甚至對比，為醫院方面在人事管理上作出決策提供重要參考。而在藥品檔案管理層面，則主要通過管理醫院內部的藥品購入信息來明確檔案數據流動性，以此實現系統管理優化，保證醫院內部藥品采購供應工作流程的有條不紊，進而間接提高醫院工作效率與服務質量，控制了醫院的資金流入流出。

總體來講，新常態經濟背景下醫院需要更多，比如迎合當前市場經濟條件來調整自身檔案管理過程，同時也不能忘記檔案管理醫療業務需求，整體的檔案管理建設思路就是要做到兼容并包，有條不紊。

四、新常態經濟背景下醫院檔案管理的創新探索

新常態經濟背景下醫院檔案管理的創新探索既要符合時代發展背景，也要解決傳統中醫院檔案管理人才不濟、管理場合與途徑欠缺以及檔案利用率低下等等問題。從整體來講，就是基于現階段新常態經濟背景來實現對檔案資源的有效整合，實現對信息資源共享的促進，優化醫院檔案管理途徑與場合的優化，提高它的可利用性，這些實際上也是對醫院檔案管理人才能力的優化。

（一）轉變檔案管理理念，強化人本管理。醫院檔案管理無論如何革新其本質還在于人，在新常態經濟背景下，醫院檔案管理一定要強調對相關技術管理人員工作理念的優化，那就是要完全摒棄傳統理念，基于個人綜合素質提升來改變過往醫院檔案管理的偏見。它不應該是醫院的邊緣管理內容，而應該是核心內容，因為檔案為醫院所提供的技術支持與決策支持是無可替代的，所以無論是人力管理還是信息化管理，醫院都應該首先切實轉變管理人員的思想，保證由專業性人才來管理檔案。當前醫院中的人力資源檔案、病患病歷檔案、財務檔案、醫療衛生檔案及醫學研究檔案都是非常重要的無形財富，所以針對它們的管理也應該做到合理分工，建設基于人才專業及水平匹配的專業化管理體系，做到管理過程的有針對性，切實保證不同專業技術人員管理不同檔案資源，這樣能夠確保醫院內部各項工作開展的有條不紊，也不容易出現檔案資源因為混雜而丟失的尷尬局面。

（二）建立醫院檔案管理密保機制。醫院要重視檔案管理，特別是要做好針對檔案管理的安全密保工作，不但要做到檔案管理的有法可依、有據可循，也要杜絕檔案管理中可能存在的不合理現象，進而保證檔案管理規范化和安全化。以安全化為例，檔案管理應該涉及患者病歷的保密、自身經營管理的保密以及重大醫療成果的保密，所以醫院在檔案管理過程中應該做好相關規范管理和安保工作，比如采用當前的VPN虛擬專用網絡來架構醫院內部公共互聯網絡基礎設施體系，為用戶創建專門信息共享通道，確保專用網絡中一切醫院檔案應用的安全性和功能有效保障。同時也可以采用信息加密技術來保護網內檔案數據、文件、口令與控制信息，特別是要確保端到端醫院檔案數據傳輸的完整性與穩定性。

（三）實現檔案管理工作服務模式的轉變。醫院要不斷轉變自身在檔案管理工作中的服務模式，迎合新常態經濟環境來提出檔案管理工作內容與體系的新變化，滿足社會經濟新發展需求，構建一套服務于社會的新檔案管理模式，為患者提供更多便利。在新服務模式中，還應該基于檔案管理信息化軟硬件條件來設置更多溝通平臺與渠道。同時要設置專門的內部醫院檔案交流系統，通過醫務人員之間的相互在線溝通解決檔案編制與檔案管理過程中所存在的各種技術問題，做到對檔案內容的不斷完善更新，進而更新自身醫院的對外服務模式。真正形成檔案管理成果與醫院對外服務、經營管理的相互有機結合過程，一方面決定醫院資源配置的正確取向與方法，一方面決定醫院檔案管理的精細程度與對外服務態度，為醫院真正迎合新時代、新形勢發展而奠定基礎，創造條件。

五、總結

綜上所述，醫院在新常態經濟背景下應該從傳統思維出發，尋求自我突破創新，從本質上提高檔案管理的質量與效率，進而營造醫院檔案管理的現代化體系，更好服務于患者以及醫務人員本身。同時，也保證醫院社會效益與經濟效益雙豐收。

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