國企檔案管理的重要性及有效措施探討

劉葭

【摘要】本文根據(jù)陜西地礦集團有限公司工作的實際，對國有企業(yè)檔案管理的重要性進行了分析，重點對陜西地礦集團有限公司現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題提出了相應的解決措施，希望能夠?qū)μ嵘龂髾n案管理工作有一定的借鑒意義，促進國企長期健康平穩(wěn)地發(fā)展。

【關鍵詞】信息一體化;檔案管理;國企

一、國企檔案管理的重要性分析

檔案管理是文件管理的有效方法，合理的檔案管理方式不僅能夠減少檔案搜索時間，而且還能有效降低檔案管理人員的工作量。企業(yè)檔案雖然是一種記錄歷史的材料，但是在企業(yè)的發(fā)展中，檔案記錄可以作為企業(yè)未來發(fā)展選擇中的重點輔助內(nèi)容。在改革的進程中，大型國有企業(yè)也逐漸朝著多元化、集團化的方向發(fā)展，集團公司和所屬子公司之間形成了一種以資產(chǎn)為聯(lián)系的新型紐帶關系，在這種關系中，檔案管理的行政作用被進一步弱化。

企業(yè)檔案信息資料的形成，同企業(yè)管理、生產(chǎn)、運營各個方面息息相關，是對企業(yè)發(fā)展變化過程的記錄。現(xiàn)在，企業(yè)檔案的組成除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以外，還有圖片、錄音、錄像等多種形式。在企業(yè)發(fā)展中，行政管理檔案材料可以為未來行政策劃、管理決策提供依據(jù)，以提升行政管理工作的科學性和可操作性。在企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展中，會計檔案和涉及企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的文書檔案，都能夠作為企業(yè)制定經(jīng)濟財物風險管理方案的基礎，保證企業(yè)財務穩(wěn)定;在企業(yè)文化建設中，檔案材料是管理者提煉企業(yè)精神，凝聚企業(yè)思想，提升企業(yè)凝聚力和競爭力的重要途徑;在企業(yè)遇到法律問題時，檔案儲存可以作為證據(jù)出現(xiàn)在法庭上，抵御法律風險。總之，通過做好企業(yè)檔案管理，有利于企業(yè)更加良好、長遠、穩(wěn)定地發(fā)展。

二、做好國企檔案管理工作的有效措施

筆者所在的陜西地礦集團有限公司，前身是陜西省地礦局，是省政府所屬的事業(yè)單位，2010年改為國有企業(yè)，下屬22家單位，其中有20家單位雖然已經(jīng)完成事業(yè)改革，但是其檔案管理工作較為混亂，缺少專職管理檔案的人員和檔案管理專業(yè)知識。面對信息一體化的潮流，改變現(xiàn)有檔案管理方式，使下屬子公司的檔案管理水平基本達到集團公司總部的標準是現(xiàn)階段最需要解決的問題。

（一）加快完善企業(yè)檔案管理信息化。信息一體化是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，信息化的檔案管理方式不僅能夠提升檔案管理質(zhì)量，還能顯著提升檔案管理的效率。檔案管理信息一體化系統(tǒng)能夠及時整理辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，定期收集、整理、歸檔文件材料，解決了文件材料歸檔整理流程中產(chǎn)生的重復作業(yè)問題。另外，電子化的實現(xiàn)也節(jié)省了檔案查詢需要的時間，提升了檔案管理效率，降低了檔案破損概率，降低了檔案管理成本，實現(xiàn)了檔案在集團內(nèi)部的資源共享。陜西地礦集團有限公司目前實行了OA無紙化辦公，但是還沒有達到數(shù)字化歸檔，依然是紙質(zhì)歸檔。對此，我們可以建立健全信息一體化系統(tǒng)應用，加強硬件、軟件平臺的建立，利用云計算或者大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化的技術，完善國企檔案管理。為更好地實現(xiàn)對檔案的信息發(fā)揮作用，參照高校數(shù)字化圖書館的建設和管理，國有企業(yè)也可以創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡，提升網(wǎng)絡中的信息檢索功能，為職工建立實時在線服務功能，隨時解決職工在檔案查詢檢索中的問題，提升檔案的利用率，促進國有企業(yè)檔案管理工作水平。

（二）規(guī)范文書檔案管理。整理和管理文書檔案是筆者工作的重要部分，國有企業(yè)在日常運行管理中會產(chǎn)生許多文書檔案，這些檔案雖然較為瑣碎，但是能夠在特定時刻為企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生具有指導意義的參考價值。文書檔案具有數(shù)量巨大、內(nèi)容繁瑣、項目眾多的特點，為了保證管理質(zhì)量和管理效率，筆者會對文書檔案的整理和排版、裝訂嚴格要求，內(nèi)容字跡必須要清晰，檔案的收集、整理、排號都必須嚴格按照規(guī)定進行，文書檔案只有按照規(guī)章合理辦理，才能從根本上保證其管理科學、有序。制度是保證工作正常進行的先決條件，我們現(xiàn)在已經(jīng)找到了檔案管理信息一體化系統(tǒng)這一現(xiàn)代化的檔案管理方式，國有企業(yè)還要根據(jù)實際情況，結(jié)合系統(tǒng)需要建立一套完整的檔案管理制度。對于陜西地礦集團有限公司下屬的20家改企單位來說，建立健全檔案管理工作的各項規(guī)章制度，完善檔案調(diào)查（閱）流程，規(guī)范檔案按照不同部門、不同期限整理歸檔就顯得尤為重要了。

（三）創(chuàng)新檔案管理人員培訓機制，強化業(yè)務能力。隨著國企檔案管理數(shù)字化程度的提升，國企檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和相應的理論水平也需要提升。針對筆者所在的陜西地礦集團公司下屬單位檔案管理工作多為兼職人員、少有專人管理的問題，筆者認為企業(yè)內(nèi)部首先應該選拔或者招聘相關專業(yè)人士，然后再建立檔案管理人員培訓機制，對其進行進一步培訓。各單位要結(jié)合自身實際情況，創(chuàng)建合理的培訓機制，培訓專業(yè)的檔案管理人員，為了適應大多數(shù)員工的需求，可以實行網(wǎng)絡培訓為主，現(xiàn)場培訓為輔的方式，在對管理人員進行基礎知識培訓的層面上，著重加強其對檔案管理實踐知識的培訓，為了提升員工的學習激情，企業(yè)內(nèi)部可以開展“專業(yè)技能大比拼”的活動，對優(yōu)勝者給予一定的物質(zhì)獎勵;也可以將比賽成果同當月或當季度工資掛鉤，促使其不斷強化自身技能，以便更好地為檔案管理工作作出貢獻。

三、結(jié)語

事實證明，利用現(xiàn)代化的信息手段，將檔案信息和檔案資源有機結(jié)合起來，不僅可以提升國企運行效率，而且還能降低管理成本，對增強國企的競爭力有積極意義。

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