辦公室文秘工作質(zhì)量及水平提升方式研究

姚祖京

【摘要】辦公室是企業(yè)的重要組成部門，是相關(guān)人員開展工作時(shí)的重要場(chǎng)所;文秘人員的主要工作是協(xié)調(diào)、服務(wù)企業(yè)和相關(guān)人員，辦公室的辦事效率和質(zhì)量水平提升是一個(gè)企業(yè)良好發(fā)展的前提。因此，本文針對(duì)辦公室文秘工作質(zhì)量及水平提升進(jìn)行研究，提出相關(guān)對(duì)策，使辦公室文秘人員更好地為企業(yè)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】辦公室;文秘人員;工作質(zhì)量;水平提升

每個(gè)單位機(jī)構(gòu)的辦公室都處于企業(yè)的核心位置，其工作任務(wù)繁重，不僅要把領(lǐng)導(dǎo)的命令、要求對(duì)基層工作人員進(jìn)行傳達(dá)，還要對(duì)基層工作人員的基本情況進(jìn)行了解報(bào)告給上層領(lǐng)導(dǎo)，具備良好的溝通能力，及時(shí)冷靜對(duì)突發(fā)狀況進(jìn)行匯報(bào)處理解決，對(duì)主要的工作人員任務(wù)進(jìn)行布置，保證工作人員的工作質(zhì)量和水平，為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)起到積極作用，給企業(yè)創(chuàng)造利益條件，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

一、辦公室文秘工作的意義

辦公室文秘工作質(zhì)量及水平提升對(duì)企業(yè)的發(fā)展有重要意義。由于辦公室處于整個(gè)單位機(jī)構(gòu)的核心地位，為所有工作人員布置任務(wù)和提出要求，無(wú)論是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員還是基層工作人員，都要按照辦公室的任務(wù)和要求工作。所以辦公室文秘人員要具備強(qiáng)大的溝通交流能力，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都要了解具體情況，對(duì)工作中出現(xiàn)的問題采取冷靜的態(tài)度進(jìn)行解決，更好的為辦公室服務(wù)工作。所以對(duì)辦公室文秘人員的工作質(zhì)量和水平提升有很大要求。文秘人員在工作中要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待工作事物，具有極高的道德素質(zhì)，遵守辦公室的相關(guān)規(guī)章制度，不斷提高自身的道德素質(zhì)，保證工作質(zhì)量和效率。根據(jù)上層領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)和要求，及時(shí)合理安排行程，制定好解決方案，通過與基層工作人員的積極溝通，使單位機(jī)構(gòu)的工作流程更為科學(xué)合理規(guī)范，所以應(yīng)切實(shí)提高辦公室文秘人員的工作質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)單位機(jī)構(gòu)良好發(fā)展的目標(biāo)。

二、辦公室文秘素質(zhì)的提高方法

（一）以企業(yè)利益為重。辦公室文秘工作的主旨是要以單位機(jī)構(gòu)的利益為重點(diǎn)，所有工作的布置與實(shí)施都要圍繞此重點(diǎn)展開，將企業(yè)的利益放在第一位，既要承受住各部門工作施加的壓力，還要積極面對(duì)工作中的挫折，以企業(yè)利益為重點(diǎn)展開工作。

（二）遵守公司規(guī)章制度。每個(gè)單位企業(yè)都有自身的規(guī)章制度，遵守公司規(guī)章制度是辦公室文秘工作的前提條件。雖然辦公室文秘的工作任務(wù)巨大，但是一定要合理規(guī)劃好自己的時(shí)間行程，不可遲到早退，避免在工作中出現(xiàn)不必要的失誤，對(duì)公司利益造成傷害。同時(shí)，文秘工作人員還要充分利用空閑時(shí)間，將手頭的資料進(jìn)行整理，提高工作效率。

（三）積極參加知識(shí)技術(shù)培訓(xùn)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的工作模式也要不斷進(jìn)行調(diào)整改變，以滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)企業(yè)的需求。辦公室作為企業(yè)的中心，對(duì)引進(jìn)的新模式進(jìn)行透徹了解，更高效地投入到新的工作模式，加強(qiáng)企業(yè)在社會(huì)上的競(jìng)爭(zhēng)力。作為辦公室文秘人員，要積極參與文秘工作的知識(shí)、技能培訓(xùn)，滿足新時(shí)代發(fā)展對(duì)文秘人員的要求，對(duì)先進(jìn)的辦公技術(shù)進(jìn)行了解掌握，拓寬自己解決問題的思路，提高解決問題的效率。

（四）每天制定工作計(jì)劃。辦公室文秘人員每天都會(huì)接到不同的工作內(nèi)容，工作任務(wù)量大，內(nèi)容繁重，為了避免在工作中出現(xiàn)失誤現(xiàn)象，辦公室文秘人員要及時(shí)對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行分類記錄，面對(duì)突發(fā)任務(wù)，及時(shí)進(jìn)行解決處理，避免由于自身原因?qū)ζ髽I(yè)利益造成影響。同時(shí)，文秘工作人員還要對(duì)每個(gè)工作的工作價(jià)值進(jìn)行分析，圍繞公司的總體利益展開，對(duì)于重大火急的事件優(yōu)先處理，工作過程中要保持理性不能摻雜個(gè)人情感。只有仔細(xì)制定好每天的工作內(nèi)容，有條不紊對(duì)問題一一進(jìn)行處理，才能更好、更有效完成文秘工作，提高辦事效率，促進(jìn)公司的穩(wěn)定發(fā)展。

三、企業(yè)對(duì)提高文秘工作質(zhì)量水平的策略

（一）確定合理的文秘人數(shù)。在辦公室工作過程中，文秘人員需要處理工作事務(wù)的范圍廣泛而且復(fù)雜繁重，太少的工作人員無(wú)法及時(shí)完成工作目標(biāo)，太多的工作人員則會(huì)降低工作效率，所以企業(yè)要對(duì)辦公室每天任務(wù)量進(jìn)行評(píng)估，科學(xué)合理安排文秘工作人員的數(shù)量，確保每一位人才都能最大限度發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，做到對(duì)人才合理利用不浪費(fèi)。

（二）對(duì)文秘人員定期進(jìn)行培訓(xùn)。雖然辦公室文秘工作難度不高，但對(duì)于專業(yè)技能的掌握還是有很高的要求。單位機(jī)關(guān)要定期組織文秘工作人員的相關(guān)知識(shí)技能培訓(xùn)，加強(qiáng)文秘工作人員的工作質(zhì)量和水平。由于我國(guó)社會(huì)科技信息在不斷發(fā)展，文秘工作人員的思想和技能都要不斷進(jìn)行完善提高更新，跟上社會(huì)發(fā)展的步伐，提高工作效率，保證企業(yè)高效發(fā)展。

（三）設(shè)置獎(jiǎng)罰制度。對(duì)辦公室文秘工作人員設(shè)置獎(jiǎng)罰制度，不僅可以帶動(dòng)工作人員的工作積極性，還能提高競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，增加自身工作效率和能力，更出色地完成工作任務(wù)。通過獎(jiǎng)罰制度的設(shè)立，使文秘工作人員在工作過程中不斷完善自我，對(duì)比工作質(zhì)量和效率的高低，進(jìn)行評(píng)估賞罰。企業(yè)設(shè)置的獎(jiǎng)罰制度必須具有合理公平性，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，要及時(shí)對(duì)獎(jiǎng)罰制度進(jìn)行完善改進(jìn)，以此激勵(lì)文秘工作人員的工作動(dòng)力。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，只有辦公室文秘人員的素質(zhì)和工作質(zhì)量水平提高了，才能切實(shí)給單位機(jī)構(gòu)帶來(lái)利益。企業(yè)要根據(jù)文秘人員的實(shí)際情況進(jìn)行分析，引導(dǎo)工作人員積極培養(yǎng)自身素質(zhì)，根據(jù)不同的情況進(jìn)行改進(jìn)，切實(shí)提高辦公室文秘工作水平及質(zhì)量，促進(jìn)辦公室工作的效率整體增強(qiáng)，帶動(dòng)整個(gè)單位機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

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