高校檔案信息資源數字化建設研究

何亞潔

【摘要】隨著社會的發展，計算機網絡信息化正在不斷地進步，這也使得傳統的信息資源管理隨著網絡的發展被網絡技術所替代。通過網絡技術處理后的檔案信息資源被數字化，使得檔案的信息資源利用效率提升，充分發揮了其使用價值，為高校的教學科研、領導決策等提供優質的服務。

【關鍵詞】高校檔案;信息;數字化

一、構建數字化檔案館的必要性和緊迫性

高校檔案數字化主要利用計算機和互聯網、局域網等技術，將高校各種載體的檔案資源轉化成數字化檔案信息，把文字、圖紙、影像等信息貯存在光盤等載體中，通過網絡信息交互和軟件終端信息傳遞的方式為檔案信息使用者提供更加快捷、更加有效的檔案信息服務，使高校檔案原始資料得到充分和及時利用，最終實現檔案資源共享。并且能夠使得管理更加規范，提高檔案利用率，減少檔案原件丟失破損情況的發生;相比較傳統檔案管理，能夠減少所需的人力、物力、財力成本。在檔案進行數字化建設之后，檔案內容會被掃描和整理，再將數字化的資料進行歸類，通過計算機設備錄入到學校的數據庫中，通過數據庫的方式來對檔案資料進行管理，這樣就能夠在短時間內迅速實現查找和搜索。減少了勞動強度，提高了檔案服務質量，便于檔案無限制存儲，提高了檔案利用率，節約了成本，節省了空間，方便了維護，還能實現安全存儲和資料共享。通過對數字檔案信息的開發、處理、傳遞和廣泛利用，充分發揮數字檔案效用，提高檔案的利用價值。因此，高校檔案部門應該充分發揮高校的優勢，積極創造條件建設數字化檔案館，實時收集各類電子文件及各種有保存價值的數字化檔案材料，同時要在網上發布、傳播、交流館藏非保密性的檔案信息，盡快實現檔案信息處理計算機化、信息存儲數字化、信息采集實時化、信息服務網絡化，最大限度地發揮館藏檔案的作用。

二、高校檔案信息資源數字化的建設內容

（一）做好電子檔案的收集工作。隨著高校辦公自動化的普及，各部門產生了大量的電子文件，網絡歸檔成為必然趨勢。各部門直接將在工作過程中形成的電子文件通過網絡移交給檔案館，這些電子文件就成為高校檔案信息資源數字化建設的一項重要內容。

（二）建立各項專題數據庫。專題數據庫是高校檔案信息資源數字化建設的重要內容之一，主要包括檔案全文數據庫、檔案目錄數據庫、光盤數據庫、多媒體數據庫等。高校檔案館應建立以下數據庫：檔案案卷目錄數據庫、文件目錄數據庫、檔案文獻數據庫、論文數據庫（優秀本科論文、碩士、博士論文）、學生檔案數據庫（學生學籍和成績） 、科研獲獎成果數據庫、科研專利數據庫、教師業務檔案數據庫、名人檔案數據庫（對學校發展有突出貢獻的院士、博導、教授等）及檔案館編研的資料數據庫，如基礎數字匯編、學校大事記、干部任免及先進人物、先進集體評選情況等。

（三）館藏檔案的數字化。高校檔案實現數字化管理具有十分重要的意義。館藏檔案數字化就是指應用多媒體技術、數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術，將以紙張等為載體的傳統介質的檔案轉化成二進制的數字編碼形式，形成結構有序的檔案信息庫，使其通過計算機網絡直接傳播，提供快速、便捷的利用服務。通過利用檔案信息資源化建設，建立起數字化的檔案館，檔案館的工作效率將會大大提高。

三、高校檔案信息資源數字化建設的有效方式

（一）檔案建設人員素質的提高。提高檔案工作人員的素質與廣大師生的檔案素質，為檔案的建設與開發利用提供堅實的主體力量。這方面要求高校推動檔案工作改革發展應該好好分析教育信息化對檔案工作主體與用戶的要求，通過自我教育與外在的培訓教育，從教育學、檔案學、管理學、心理學、計算機以及相關學科的基本知識等層面，全力提升檔案工作人員的素質;同時，也要注重利用各種平臺，大力提升廣大師生的檔案意識與使用能力，以此助推廣大師生開發利用檔案的能力與素質。

（二）后勤工作的保障。做好檔案的后勤保障工作，為高校檔案的建設與開發利用提供好的軟件與硬件。這方面要求高校建設與開發利用檔案時，務必要做好教育信息化對檔案建設在后勤保障方面的要求，從學校層面做好檔案制度與政策的設計與供給，做好檔案建設的人力、物力與財力的專項安排，以此夯實高校檔案建設與開發利用所需要的各種軟件與硬件。

（三）將信息網絡化提高效率。整合創新檔案建設的方式，推進檔案信息化與網絡化建設，不斷提升高校檔案建設與開發利用的效率。這方面要求高校推動檔案工作時務必要好好分析教育信息化對檔案建設與開發利用的要求，充分利用網絡平臺，發揮大數據時代的優勢，從各個環節提升檔案建設與開發利用網絡化、信息化與數字化水平，真正形成“互聯網+檔案”的良好發展態勢;同時，積極更新檔案建設與開發利用的方式，力促與檔案管理、建設、開發利用的網絡化模式融合對接，形成檔案建設與開發利用的強大合力。

四、結語

檔案信息化建設及信息資源的建立是一項頗為復雜的工作，各高校檔案管理工作應該抓住信息化建設的這個機遇，實現高校檔案管理工作的數字化，為深度利用和開發檔案資源提供一個良好的基礎。

【參考文獻】

[1]柳群英，王玉秋，操天明，等.論高校檔案信息資源數字化開發建設與利用[J].南京工程學院學報：社會科學版，2015（1）： 54-57.

[2]邵蕓蕓，張朝輝.中等職業學校檔案信息資源開發利用探析[J].山東省農業管理干部學院學報，2012（3）：162-163.