學校教職工健康檔案的建立和使用

邵憲芝

【摘要】在學校管理中，教職工健康檔案的建立，可以對教職人員的健康進行有效的監測，是學校管理和發展的需要，所以，建立規范、可行、連續的教職工健康檔案管理系統，可以幫助學校全面了解教職工的健康狀況，使教職工健康管理準確、連續、可查詢，達到預防控制疾病和促進健康的目的。

【關鍵詞】教職工健康檔案;系統化管理;學校

健康檔案管理系統，是指把醫療保健對象的健康狀況建立一個信息資源庫，以計算機可處理的形式進行安全的存儲和傳輸，授權用戶都可以查詢，使健康檔案實現電子化系統管理。健康檔案管理系統始于20世紀90年代，加拿大、英國等相關組織機構認識到了其重要性，紛紛開展對健康檔案電子化管理的研究，美國也計劃斥巨資在5年內為每個公民建立健康信息系統。我國開展這方面的研究始于2009年5月，原衛生部制定了一系列條例，如《健康檔案基本構架與數據標準（試行）》

等，為我國健康檔案系統管理的實施提供了依據，對在全國范圍內建立規范的居民電子化健康信息系統起到了促進作用。2010年上海市的“健康檔案工程”，是上海市醫改重點基礎工作之一，此工程的拓展將使上海人人擁有電子健康檔案，對居民的健康狀況進行一生的記錄和管理。可見健康檔案管理越來越受到政府和社會各界的重視。作為在學校工作的檔案工作者，我們也需緊跟社會步伐，把學校教職員工健康檔案的建立和管理納入工作研究范疇，密切關注教職工的健康狀況，做到及時防治，保證教職工良好的健康狀況，才能保障學校教學的可持續發展。

一、學校教職工健康檔案管理系統現狀

調查顯示，隨著教學的改革和發展，學校教職工的工作壓力和工作強度越來越大，學校教職工患病率、亞健康發生率等都處于較高比例，健康狀況不容樂觀。學校對教職工的健康管理工作關注力度不夠，盡管每年也組織教職工體檢，但每次體檢結果交由個人保管，學校對教職工的健康信息積累不夠。由于沒有完整的教職工健康檔案，導致學校不能及時了解教職工的身體狀況，給教學工作帶來了隱患。目前學校的教職工健康檔案管理還是以傳統的病歷和體檢等項目的紙質表格為主，只有少數學校使用了掛號、交費、開藥、電子病歷等信息系統，但是使用也比較分散，并沒有實現真正意義上的健康檔案電子化管理。教職工是一個相對穩定的群體，隨時掌握他們的健康狀況，對學校來說意義重大，所以，作為學校檔案工作者，我們有義務提醒學校主管領導加強這方面的檔案意識，重視做好這方面的醫療保健工作，對教職工健康檔案實施信息化管理，保證他們的身心健康，也保障學校教學工作正常運行。

二、教職工健康檔案的內容

教職工健康檔案信息化管理，就是通過完整、連續、動態的健康記錄，對教職工進行綜合的健康服務，包括既往病史、體檢結果、疾病治療情況、報銷記錄等與醫療行為有關的一系列記錄。這些記錄通過計算機和網絡技術進行整合，保存在服務器中，形成完整的信息系統，實時記錄著教職工的健康狀況，方便上網查詢和分析。根據本人在實際工作中的經驗積累，有條件的學校可以依靠本校信息部門的人員在學校管理平臺上增加教職工健康檔案管理模塊，也可以購買專業軟件公司的相關管理系統。建議系統分為四個部分：1.教職員工基本信息，包括姓名、性別、年齡、民族、籍貫、學歷等個人信息。2.健康信息記錄，包括既往病史、體檢情況、診治記錄、轉診及報銷、獻血、疾病保險理賠等模塊。3.數據管理，包括統計和明細查詢，對健康檔案數據從橫向和縱向上進行統一分析，從而得出其中有關聯的信息，來分析教職工的健康狀況。4.后臺管理，包括權限、用戶、醫生方面的管理，用于對用戶的健康信息進行記錄和查看。不同的授權用戶可以進行不同的操作：教職工可以隨時查詢本人在校期間的健康信息;校醫可以隨時查看就診者的診治信息;醫療機構管理人員可以從學校、時間、姓名等方面查詢統計;維護員可以設置基本信息，對用戶、門戶日志、統計信息進行管理等。有權限的系統管理員在使用系統的過程中也要注重對教職工個人隱私的保密。

三、建立教職工健康檔案管理系統的方式

首先，根據業務內容不同，可以將健康檔案系統分成幾個模塊，如檔案系統的轉入、查閱、修改、傳出、規則管理等。其次，建立教職工健康檔案管理系統，就是通過網絡技術和計算機技術支持，使教職工個人能對自身健康信息做到隨時查詢，及時掌握;學校醫療管理人員能根據相關信息進行合理安排，提供健康調整建議;學校管理人員也可以對健康出現問題的員工給予更多的關注，合理安排教學工作，及時跟進慰問，體現出人文關懷。第三，健康檔案信息系統，要滿足幾方面的設計需求：每個教職員工都要有單獨的信息檔案，使用本人身份信息，由本人進行確認。教職工健康信息要實時更新，以利于準確分析教職員工身體狀況，做出適當調整。在進行檔案的更新、升級和維護時，要由專門人員操作，并合理設置管理人員權限，保證檔案的安全性、隱秘性。第四，建立起管理人員檔案，一方面可以對教職工健康情況及時了解，另一方面，在教職工對自身健康情況提出問題時，可以解答疑惑，通過系統管理人員身份給予健康方面的建議。

四、教職工健康檔案管理系統應用

（一）方便查詢。健康檔案管理系統的建立，可以方便教職工通過網絡查詢所有健康信息，關注自身健康，對出現的疾病及時預防和治療，學校和有關方面人員也能全面、準確、快捷地了解教職工的健康狀況，以便更好地做好醫療保健工作和教學管理工作，使教學工作有序進行。相比于傳統的健康檔案，有著很大的優越性。

（二）教職工健康信息可以更完整、可持續保存。在傳統的健康檔案中，人們只能直接查看到疾病、體檢等信息，而其他如預防接種、慢性病與傳染病記錄等與健康有關的信息，則不能直接查到，必須通過多渠道整合信息并保存。而健康檔案實行信息化管理，就能對教職工的健康信息持續更新，建立一份完整、動態的健康檔案，為學校有效進行教職工醫療保健工作提供數據支持。

（三）信息調閱、數據統計快速準確。傳統的健康檔案需要手工完成，數據收集、整理、統計勞動強度大，效率低，不夠準確，不易保存，很難做到歷年數據的對比分析，為醫療保健工作帶來了難度。而教職工健康檔案實行信息化管理，則可以解決上述問題，網上查詢可以對教職工的健康數據一目了然，及時掌握他們的健康狀況。統計數據的表現形式還可以多樣化、直觀化，繪制成線圖、扇形圖等，有效提高工作效率，為管理部門和衛生部門提供數據支持。

（四）有效提高醫療質量。教職工健康檔案管理系統的建立，可以在醫務人員診治時，查閱就診者基本情況、檢查和治療等既往就診信息，方便醫務人員快速準確進行診斷，使醫療質量得以提高。

五、開展教職工健康檔案系統管理的建議

（一）以制度作為保障。建立健全教職工健康檔案管理系統，必須以制度做基礎。學校要成立專門機構，明確人員、經費和分工。如有的學校將校醫院作為教職工健康檔案的建設主體;有的確定為學校人事部門建立;有的學校從教職工福利和維權角度出發，把工會作為教職工健康檔案的建設主體等等。這些都有其合理性，應根據實際情況而定。也可以由校醫、人事、工會三方聯合組成相應工作機構，共同整合數據和資源，共同做好教職員工的保健、管理和關懷慰問工作。

（二）強化健康檔案管理。在健康檔案中收錄的各種數據和信息，都屬于個人隱私，不能對外公開。單位組織的體檢，應有體檢部門通知到個人，不能泄露員工體檢結果。健康檔案保密工作應通過制度由專人保障落實。

（三）檔案信息及時更新。教職工健康狀態是一個動態的信息，有關部門要及時收集相關信息，進行歸檔，只有對教職工檔案信息及時更新，才能保證檔案的有效性，實現教職工健康檔案的動態管理。

（四）學校教職工健康檔案管理系統，屬于學校檔案管理工作的一部分。應該遵守現行檔案管理制度，遵守《中華人民共和國檔案法》。健康材料的收集程序，檔案的查閱、轉遞、核對和保密制度，可以參考學校人事檔案管理相關規定。

六、結束語

各項事業的發展，都需要健康作為保障，有了健康的體魄，才能促進各項工作的開展。學校教職工的健康管理是一項系統的工作，如組織教職工體檢、建立教職工健康檔案管理系統等。其中，建立教職工健康檔案管理系統是全局性的、根本性的工作，是學校人員管理工作和衛生工作的一項重要任務。這是一個良好的開端，也是一個漫長的過程。此項工作的開展，可以使學校對教職工健康狀況做到全面、及時了解，對于不同健康狀況的人群，采取不同的措施。在計算機網絡如此發達的今天，建立健全教職工健康檔案管理系統，是促進學校教職工健康水平的重要因素。健康檔案的建立和使用，可以為教職工健康狀況檢測提供便捷、靈活的服務，最大限度地整合各種信息資源，全面、準確地了解掌握教職員工健康狀況，更好地為教職工服務。

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